论新形势如何做好档案的查阅利用工作研究

高明祥

摘 要：新时期下，伴随着我国教育改革的深入进行，中职学校档案管理工作也显得越来越重要，其不仅可以促进中职学校教育水平的提升，同时还可以为我国整体教育事业的改革提供良好资料。由于当前的中职学校档案查阅利用还存在一些问题，所以在实际中，中职学校必须制定科学的措施，不断提高档案查阅利用质量，从而更好的发挥出中职学校档案价值。

关键词：中职学校 档案 查阅利用

前 言

中职学校档案工作最重要的为中职学校的全面发展提供全方位的服务，只有全面加强中职学校档案管理活动，才可以保证中职学校的健康、稳定发展。新时期下，伴随着现代信息技术的快速发展，信息化已经成为档案事业发展的新方向，这也对传统的档案管理方式、技術等产生了极大影响，因此，在实践中，中职学校档案管理部门必须积极的创新档案管理模式，不断提高档案的查阅利用质量，从而更好的发挥出档案的价值。

1.中职学校档案查阅利用工作存在的问题

1.1档案服务形式单一

从中职学校档案管理工作实际看，其虽然发展比较早，但是在早期的发展中，服务模式十分单一，有很多档案利用都是在面对面的情况下进行的，很少为档案信息需求者提供现代化的服务。新时期下，伴随着我国现代信息技术的快速发展，各个行业都已经将信息化看做是发展的主要任务，这也要求中职学校在开展档案管理活动时，必须立足于信息化的视角，而从当前中职学校档案查阅利用实际看，还存在信息化程度比较低的情况，加上当前中职学校的档案服务工作大多是以档案复印、档案证明等为主，很少进行档案陈展、目录信息、咨询服务等工作，档案利用形式比较单一，没有充分发挥出档案的作用。

1.2中职学校档案馆数量无法满足实际需求

从当前中职学校档案管理工作实际看，还存在馆藏档案数量少的问题，这就造成了中职学校档案信息不全的情况，当档案信息需求者提出要求后，现有的档案资料很难满足其，从而影响到中职学校档案的利用。在实际中，影响中职学校档案馆藏数量不足的因素主要在于：（1）历史原因，在以往的发展中，中职学校往往会将档案收集的重心放在政治性档案上，忽视了一般性档案、学术性档案的收集与整理，在这种情况下，中职学校档案体系中政治性档案的比重越来越高，而其他档案比重则是越来越少，造成了中职学校档案资源单一。（2）中职学校在合并档案馆时，档案管理人员并没有及时的对合并的档案资料进行整理、汇总，造成了中职学校档案缺失，同时在中职学校档案管理中，也存在工作不到位的情况，进而加剧了馆藏数量减少，影响到中职学校档案的良好使用。

2.提高中职学校档案查阅利用效率的策略

2.1坚持以人为本的档案服务原则

随着现代信息技术的快速发展，中职学校档案管理活动也发生了极大的改变，在实际中，为了进一步提升中职学校档案查阅利用效率，就需要对档案服务与管理工作进行重新定位。同时还需要对中职学校档案查阅利用工作存在的问题进行全面考虑，分析信息化背景下中职学校档案工作与中职学校教育工作之间的差距，坚持以人为本的服务原则，注重对中职学校档案管理工作进行创新，并不断拓宽中职学校档案信息服务渠道，这样才可以最大限度的将中职学校档案信息的价值发挥出来。此外，在中职学校档案服务中，要为信息服务者提供全方位的档案服务，把用户需求看做是档案查阅利用的核心，最大限度的满足用户的工作需求，促进中职学校档案服务工作效率的提升。

2.2建立中职学校档案数据库

在实际中，中职学校应该以档案管理信息化为新的目标，注重对档案管理进行投入，通过现代信息技术减轻档案管理工作强度，提升档案管理质量。中职学校在建立档案数据库时，必须立足于自身的现实情况，要通过数据库将中职学校的档案服务特色展现出来，这样才能便于中职学校档案查阅利用效果的提升。同时在档案数据中，要确保收集的档案具有良好实时性，新时期下，随着社会经济的快速发展，信息更新速度也持续提升，为了满足档案信息使用者对档案资料的新要求，就需要特别注重防范档案管理与社会脱节现象的发生。此外，在中职学校档案数据库建设中，还需要针对不同层次的用户需求，提供不同的档案信息服务，这样才能进一步提高档案利用价值。

2.3加强知识服务型建设

从当前中职学校档案利用服务现状看，还存在档案利用服务水平比较低的情况，这就在一定程度上造成了档案资源利用效率低，在实际中，为了有效改变这一状况，就需要加大对中职学校档案资源的深层次开发、信息化化工，不断更新中职学校档案资源结构，稳步提升高效档案查阅利用质量。首先，要注重档案咨询服务结构的优化，中职学校要注重对不同档案之间的关联进行分析，针对不同档案信息需求者，为其提供更加系统、专业的知识结构，从而满足不同用户对档案资源的需求。其次，中职学校需要转变自身的档案服务观念，要积极主动的进行档案收集、分析、整理，并采取可行的措施，将档案传输给信息需求者，提高其满意度。

由于档案管理队伍的综合素养会对档案查阅利用等服务质量带来很大影响，因此，在实践中，中职学校还需要特别注重对档案管理队伍的综合素质进行培养，要不断丰富档案管理人员的知识结构，引导其掌握现代化的档案管理方法，从而更加高效率的开展档案管理活动。此外，中职学校还需要注重对档案管理人员进行思想教育，要强化其吃苦耐劳、认真服务的思想，促使档案管理人员可以为档案信息需求者提供更好的服务。

总 结

综上所述，新时期下，全面提升中职学校档案查阅利用效率具有十分重要的意义，因此，在实践中，必须结合中职学校档案管理现状，采取现代化、多样化的档案管理模式，不断提升档案管理效果，促进档案查阅利用效率的提升，以此满足中职学校的综合发展需求。

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