勘察设计企业应收账款管理优化策略研究

●汪玉强

（作者单位：中铁大桥勘测设计院集团有限公司）

伴随着我国经济建设步伐的日益加快，基础设施建设得以快速发展，勘察设计企业紧跟时代发展步伐，顺应形势完成了自身的市场化转变，逐步实现业务转型升级。与此同时，勘察设计企业快速发展的步伐与自身管理水平相对滞后的矛盾日渐凸现出来，加之目前我国市场体制不健全，社会信用体系不完善，经济下行压力增大，市场竞争日趋激烈，导致企业应收账款不断增加。应收账款增加是勘察设计企业参与市场竞争无法规避的，但如果占资过大，就会影响企业正常经营活动的现金流平衡，降低资产变现能力，造成流动资金短缺，导致财务状况恶化。因此，如何在激烈的市场竞争中谋求企业健康、持续地发展，应收账款管理也就成为勘察设计企业加强企业管理的一项重要内容。

一、勘察设计企业应收账款特征

勘察设计企业作为技术密集型、智力密集型的生产性服务企业，在工程建设领域有着重要的引领和主导作用，为工程建设提供全过程、全方位的服务。勘察设计企业提供给客户的产品表现为技术方案成果，而非实物资产，这种成果是针对客户需求量身定做的专项方案，一般不能转让。涉猎行业及专业多，伴随着勘察设计行业市场化发展进程不断推进，勘察设计企业既从事铁路、公路、市政、规划、建筑等行业，又开展建设项目可行性研究、咨询、勘察设计、工程管理及监理、工程总承包等专业业务，使得勘察设计企业项目管理链延长、管理难度增大。项目周期长，制约因素多，从勘察设计企业业务范围可看出，其执行的项目伴随着整个建设项目投资周期，加之建设项目受国家政策、市场环境及业主经营状况的影响，都会造成勘察设计依托的项目出现较大的变化。因此，勘察设计企业与其他行业企业相比，应收账款具有显著的行业特性。

（一）业务专有性强，议价能力弱，导致应收账款催收手段不力

勘察设计企业提供给客户的产品表现为技术方案资料，是一种智力成果，而非实物资产。这种成果是针对客户需求量身定做的，具有专有性，一般不能转销给其他客户。与实物资产相比，这种成果对于客户而言，其真实的成本及价值难以衡量，客户获取这些成果是国家法律法规强制要求的，并非真正重视这些成果。另外，这些成果也不能像实物资产一样可以进行后期的抵押、拍卖，因而导致勘察设计企业对客户的依存度高，一旦出现客户资金支付能力不足等不利于应收账款管理的状况，勘察设计企业难以采取实用有效的催收手段，导致其议价能力弱，处于被动的劣势地位。

（二）项目周期较长，影响因素多，导致应收账款成因复杂

勘察设计项目一般伴随整个项目的建设周期，时间跨度长，正是由于项目周期较长，且作为建筑市场的第一环节，所以在建设过程中会随时发生施工方案变更等。另外，部分项目还会因国家政策、市场环境、客户经营战略等变化造成项目停滞、搁浅，尤其是在设计咨询阶段，客户主要负责人的喜好、专业评委意见都会导致项目实施方案随时变化，使得勘察设计企业应收账款形成原因呈现多样化、复杂化的现象。

（三）项目数量多、金额小，导致应收账款管理难度增大

勘察设计企业承揽的项目繁多，大的合同额高至上亿元，小的低至几万元，每个项目从合同谈判到收取款项，均需专人负责。由于勘察设计企业人员有限，往往一人身兼数个项目的管理工作，加之项目人员调动、交接不规范，后续服务不稳定，增大了应收账款管理难度，管理成本也随之升高。

（四）成本结构特殊，长期不重视财务管理，导致应收账款管理意识不强

勘察设计企业作为知识、智力、技术密集型服务企业，提供给客户的产品是一种智力成果，体现为人力成本。与施工企业等其他行业相比，人力成本占总成本比重较高，成本弹性较大，易于控制。加之企业一般不开展投融资业务，导致财务部门发挥作用的空间受限，财务工作不受管理层重视，财务管理内控制度也不健全，应收账款管理意识不强，催收工作随之受到影响。

二、勘察设计企业应收账款管理存在的问题及成因

应收账款的产生是市场经济发展到一定阶段的产物，是伴随着买方市场和社会化大生产出现而出现的。勘察设计企业在借助赊销来扩大生产规模、增强竞争力的同时，应收账款总额随之不断攀升，使得经营性现金流被大量挤占，影响企业资金周转。另外，逾期应收账款日渐高企，导致坏账损失增加，降低了企业的资产质量。如何在生产规模扩张的同时避免坏账损失，就越来越受到勘察设计企业的高度重视。但在实际工作中，由于受市场经济体制不健全、市场竞争日益激烈以及企业重业务而忽视应收账款管理等因素的制约，勘察设计企业应收账款管理工作存在诸多不足之处，主要表现在以下几个方面。

（一）建设单位项目报批不规范

根据我国现阶段工程建设管理流程来看，项目建设一般分为四个阶段：项目主管单位审核及批准、建设单位发包、勘察设计施工发包、建设单位竣工验收。这四项流程构成一条前后衔接的完整链条，其中任何一个环节出现问题，都可能造成项目款项的拖欠。政府相关部门对建设项目审批，既包括各种技术经济指标的评估，也包括对项目的投资计划的审查，一旦出现对项目总投资和设计总方案审查不严格不准确的现象，就可能产生“钓鱼工程”和投资不到位的工程项目。另外，部分建设单位为促进项目尽快落地，在无法筹集到足够资金的情况下仍然大胆且盲目地组织承建企业进场开展工作，进而产生拖欠工程款的现象。有的建设单位甚至利用买方市场的优势地位，收取现金履约保证金，搞垫支勘察设计、垫支施工，故意拖欠工程款。

（二）缺乏信用管理制度，忽视客户征信调查

勘察设计企业项目多且分散，加之合同金额小，人员紧张，因此建立健全信用管理制度有利于后期应收账款的管理。目前，勘察设计企业普遍未在制度、组织架构和措施层面建立完善的风险控制机制，导致在收集客户信息时没有具体的参照标准，缺乏统一、完整的客户信息系统，信息收集随意化，无法对客户进行客观地信用评价。此外，在面临僧多粥少、竞争日趋激励的市场环境，企业为进一步占领市场份额，较容易在项目招标时盲目追求账面业绩，对客户资产状况、银行信用及经济能力等资信情况调查不足，甚至采取敷衍态度，使得勘察设计企业缺乏对客户信用的了解，增大了后期收款的难度。

（三）合同缺陷多，违约责任不明

在当下合同信用缺失的市场环境下，企业普遍缺乏契约精神，而部分勘察设计企业却又重视双方达成的口头约定，忽视合同管理，意识不到合同对应收账款管理的重要性，财务部门也不参与合同会签，难以融入项目全过程管理，导致后期收款陷入被动。由于勘察设计行业整体供过于求，为了承揽更多业务，企业一味迎合客户的不合理要求，被动接受客户的各种苛刻条件，签订不利于自身利益的合同条款，尤其是结算方式、履约担保、违约责任等条款，捆绑因素较多，导致在竣工验收收取尾款时常常因为部分合同条款制约致使尾款长达数年无法收回。另外，当项目出现质量问题或客户需要技术服务时，勘察设计企业未能按照合同约定及时为客户解决问题，影响客户的正常工作，这也为客户拖欠款项提供了借口。

（四）应收账款内部管理机制不规范

勘察设计企业应收账款管理意识普遍薄弱，重业务轻收款，往往认为有市场有项目企业就能生存，收款是以后的事，为了提升业绩，盲目地采用宽松的信用政策争夺项目，只追求账面上的收入和利润，而忽视应收账款内控管理要求。一是内部监管不到位，财务部门仅负责应收账款的基础核算工作，未定期与客户进行对账工作，没有参与应收账款的全过程管理工作。虽然设有内审部门，但风险监督控制滞后，往往在应收账款出现逾期损失后才要求整改，没有发挥事前预防作用。二是内部沟通不畅，勘察设计企业内部基本上是自上而下的沟通，缺乏由下而上的反馈机制，纵向沟通不畅。部门之间的横向沟通也不顺畅，导致信息无法及时共享，出现问题均由部门负责人协调处理，效率低下，不利于开展应收账款管理工作。三是信息跟踪和更新不及时，许多勘察设计企业没有建立项目信息管理平台，缺少一套简单易懂、操作简便的管理流程，应收账款管理台账仍然使用电子表格进行统计，无法及时更新项目合同变更、结算方式变化、客户主要信息或联络人变化等辅助信息。四是没有建立完善的责任体系，营销部门、生产部门及财务部门等职责不清，责任人及执行人配备不到位。没有配备专人负责对每月的应收账款情况进行跟踪，也未做到对每个项目实施情况进行研究分析，导致很多应收账款变成了坏账。五是缺乏有效的催收手段，对于逾期的应收账款和申请坏账处理没有明确的规定，对导致坏账出现的责任部门及责任人也未进行适当的处罚，使得营销部门及生产部门对回收难度较大的应收账款轻易产生申请坏账的想法，财务部门被动接受坏账申请。此外，对于逾期应收账款羞于采用法律手段解决，形成呆账、坏账。

（五）业绩考核机制不当

在当前市场竞争日趋激烈的形势下，勘察设计企业为了求生存、谋发展，往往以放宽信用政策为手段承揽任务，重经营轻风险，忽视应收账款占用资金的机会成本。在设置考核指标时，主要考核规模指标和效益指标，未把收款指标与绩效考核衔接起来，即使考虑了收款指标，也仅仅考核年度收款总额指标，未真正将每个项目的收款指标与绩效对应起来，导致生产部门和营销部门只挑选好收款的项目进行催收，不好收款的项目能拖就拖，使得项目款项总有“尾巴”存在，形成越催收，应收账款余额越大的尴尬局面。

三、勘察设计企业应收账款管理应对策略

在勘察设计企业生产经营过程中，应收账款管理是极其重要的组成部分。在市场经济环境下，勘察设计企业应收账款的产生以及管理所采取的管控措施，对企业的经营成果具有重要的影响。除了宏观经济及行业发展状况的影响之外，勘察设计企业应收账款的质量其实很大一部分取决于企业应收账款管理水平。针对勘察设计企业应收账款管理中存在的问题，本文结合勘察设计企业应收账款管理实际情况，就如何加强勘察设计企业应收账款管理提出以下建议和措施，以改善勘察设计企业应收账款管理，减少应收账款存量，降低坏账损失，加快资金周转，提升竞争力，实现多赢目标。

（一）慎选建设单位和工程项目，强化风险源头控制

项目是勘察设计企业运营的载体，应慎重选择项目，从源头控制应收账款风险。当下的勘察设计市场格局已是买方市场，企业认为获得市场份额就可产生利润的传统观念，更易于形成应收账款和坏账。因此，勘察设计企业在招投标环节就应对客户资信能力、经营能力、资金来源及到位情况、履约能力及是否具备签订合同的条件等进行充分调查，同时还应关注项目建设立项、规划、土地及建设许可证等手续是否完备，然后组织相关部门对客户进行综合评价，以便选择诚信、合法、履约能力强的客户。另外，企业还应加大技术创新工作力度，培养大师级人才，以技术创新、人才优势带动项目的经营开发、以综合实力带动合同条款的规范公正，为后续收款提供有利条件。

（二）加强应收账款事前管控

勘察设计企业只有将应收账款数额控制在一个合理水平内，才能对企业产生积极的影响，从而促进企业健康发展。因此，为了避免应收账款给企业带来的不利影响，降低企业的盈利水平，勘察设计企业管理层应认真分析影响应收账款的各个要素，制定一套适合本企业的风险管控制度，抓好应收账款的事前控制环节，在承揽勘察设计任务时，就能够依据政策要求规范赊销行为，选择优质的客户，进而降低企业应收账款管理风险。

1、建立信用管理体系。一是设置信用管理专职岗位。综合考虑勘察设计企业生产规模、组织架构和人力资源因素，可在财务部门内设信用管理专职岗位，主要负责与营销部门、生产部门沟通信息，组织专家团队对项目进行信用和风险评估，建立客户信息档案，参与应收账款管理全流程工作。二是构建信用评价指标体系，完善客户信用信息档案。信用指标体系主要包括经营环境、经营规模、经营能力及信用品质等，将客户相关指标录入专门的信用管理系统并及时更新，便于对不同类别的客户进行综合评估，为审批信用额度提供决策依据。三是建立健全授信额度审批制度。授信审批分为对外部客户和对内部部门的审批，对外部客户信用额度是以企业自身财务状况和外部经营环境为依据确定总体对外信用规模，具体到每个客户层面的信用额度，可根据信用等级逐一审批，但总额不得突破总体规模；对内部部门，根据各部门当年生产经营预算指标，以发票管理为抓手，确定各部门的信用额度，凡是发票已开具未收款的数额大于信用额度时，各部门不得再申请开具发票，达到约束各部门随意开票、促使加快项目收款的目的。

2、强化合同管理。勘察设计业务专有性的特征决定企业应高度重视合同管理。一是设置专门的合同管理岗位，可与信用管理岗合二为一。按照不相容职务分离原则，合同管理应由财务部门统管，也有利于财务部门对合同的资金流动情况进行统一、集中管控。合同管理岗主要负责条款的修订、审批、履约、变更等，并及时将信息录入项目管理信息系统。所有业务均应签订合同，并经营销部门、财务部门、法律部门、企业领导等审批后生效。二是规范合同内容。企业应在建设工程勘察设计合同条例规定的范本基础上，组织生产部门、营销部门、财务部门、法律部门等，结合各部门业务情况，编写规范且符合企业利益的合同条款和内容，制定一个或数个标准的合同版本。在订立合同时应与客户充分沟通，明确结算时点及要件，抓住主要支付条件，避免无关的约束条件写入合同。四是强化合同交底工作。合同管理人员应将合同事件的责任分解落实到生产部门、营销部门和财务部门的相关责任人，提高相关人员的合同意识，确保合同履约有效落地。

（三）加强应收账款过程管理

应收账款的过程管控是指企业已经发生了赊销业务，应收账款已经形成，为保证应收账款的及时足额收回而采取的一系列措施。主要通过建立健全应收账款催收责任制度，明确各部门职责，加强对客户情况变化及应收账款的动态跟踪与管理工作，监控应收账款的回款情况和拖欠情况，强化逾期应收账款管理，尽力避免坏账产生。

1、加强流程管控，健全责任体系。勘察设计企业应坚持“谁经办谁清收、谁审批谁负责”的应收账款催收原则，优化完善项目信息管理平台，建立应收账款三级责任体系。一是以生产部门为主、营销部门为辅建立第一层级责任人，生产部门的收款考核结果，也视同营销部门收款考核完成情况。生产部门为应收账款第一责任人，直接负责项目的款项催收工作，按月将项目参建人员情况、工作进展情况、工作量确认单或付款结算信息、客户联系人及本部门具体经办人变更信息等，及时以书面形式报合同管理员，及时录入系统。营销部门为次级责任人，主要负责收集客户信用、合同变更及客户反馈信息等，及时以书面形式报合同管理员，便于更新信息。二是以财务部门、审计部门和法规部门为第二层级责任人。财务部门负责整个系统信息维护，及时更新系统信息，并根据系统数据整理、分析、汇总项目应收账款信息，按月编制《应收账款催收信息表》，详细说明每个项目到账情况及应收未收情况，并就存在的重大问题及时向企业领导汇报、向各部门反馈。审计及法规部门主要履行监督及服务职能。三是以企业领导为第三层级责任人，对应收账款管理进行决策和协调项目管理事宜，同时，定期召开应收账款管理专题会议，集中处理或协调应收账款管理工作。

2、建立应收账款对账制度。对账工作要坚持定时定点对账原则，实务中很多呆账、坏账的产生，不完全是客户故意拖欠，而是由于企业自身管理不善造成的。财务部门是应收账款对账的主责部门，在每年年末，对项目管理信息平台的信息进行汇总、整理，编制应收账款明细表，分送生产部门、营销部门和相关领导，同时向客户发放对账函证，取得客户签章的有效对账结果证明等，作为后期收账的证据。如果对账出现异议，及时查找原因并修正，确保账目清晰。财务部门应及时将对账结果向各生产部门和营销部门反馈。

3、建立逾期应收账款管理制度。勘察设计企业应完善逾期应收账款管理制度，防范资金风险，保障企业利润。一是建立应收账款催收终身责任制，明确生产部门和营销部门负责人对应收账款负有终身催讨的职责。二是建立应收账款预警制度，将已完成履约义务的项目款项列为预警对象，告知项目相关责任人，提醒相关责任人及时与客户进行沟通，了解客户的动态，获得客户的最新支付能力，防止由于客户经营情况产生大的波动而影响收款。三是要合理选择催收方式，加大催收力度。对于暂时遇到经营困难且社会信誉度较高的客户，给予一定的信用展期，尽量不给客户造成负面影响；对于恶意拖欠或由于经营不善导致破产的客户，应加大催讨工作力度，必要时采取法律手段解决。四是防止诉讼时效过期。企业应按年编制逾期应收账款监控表，对超过1年未付过款、也未对过账的客户，进行现场催收或向对方发放对账函证，必要时在快递单上注明对方欠款事项及金额，防止出现超过诉讼时效的现象。同时，要保存好催收记录及客户回复的书面资料，为后期采取法律手段提供证据。

4、建立内部监督管理制度。内部审计与监督是企业应收账款得以完整实施的重要保证，勘察设计企业应将内部审计监督贯穿于应收账款管理的全过程，把信用审批、部门履职情况、逾期应收账款处置情况作为监督的重点。审计部门至少每年对应收账款内控制度的执行情况进行评价，找出流程中的薄弱环节和存在问题，及时查漏补缺，做好预防工作，完善内部调控制度及流程。另外，强化应收账款管理专项效能监察工作，对人为造成应收账款逾期现象的，应追究相关人员责任。

（四）建立约束机制，完善绩效考核机制

勘察设计企业应综合业务指标建立约束机制并强化应收账款风险管理的责任，既要考核生产部门及营销部门收款完成情况，也要考核财务部门等履职情况。在考核收款完成情况时，既要考核年度总体收款数额，也要考核单个项目的款项回收情况，与生产部门和营销部门年度绩效挂钩，与负责人年度薪酬挂钩。在考核年度内，单个项目的应收账款在1年以内的，不予扣减考核年度收款总额指标；超过1年不到2年（不含2年）的，按逾期应收账款数额的50%扣减考核年度收款总额指标；超过2年的，按逾期应收账款数额的100%扣减考核年度收款总额指标，直至将考核年度收款指标扣减至0，确保将应收账款管理的责任落实到部门和个人。对于财务部门、审计部门及法律部门等的考核，主要侧重考核基础管理工作等履职情况，要确保考核结果与部门及个人绩效真正挂钩，从而激发员工参与应收账款管理工作积极性，达到降低应收账款风险的最终目的。

四、结语

综上所述，近年来，随着宏观经济发展环境的变化以及经济增速的放缓，勘察设计企业应收账款以更加严峻的形势显现，其增速甚至超过营业收入增幅，风险持续积累并不断攀升。应收账款在很大程度上反映了企业账面利润的真实性和可靠性，如果余额过大，则意味着企业盈余质量不高。因此，勘察设计企业应把应收账款管理工作当做制度化、常态化工作来抓，防范和化解财务风险，确保企业健康持续稳定地发展。