新时期事业单位档案管理创新思路的探讨

陈兴莲

摘 要：经济的快速发展带领我国走入信息化时代，也为事业单位管理工作带来了新的变革。作为事业单位顺利开展工作的基础前提，档案管理工作创新成为事业单位工作改革、科学发展的应有之义。

关键词：新时期；事业单位；档案管理；创新思路

1 新时期事业单位档案改革的重要性

在事业单位各项管理工作中档案管理是其中重要的组成部分，更是事业单位确保人事管理有序开展的基础，并可以依据此对单位员工进行考核。事业单位档案管理涉及到的方面较多，主要包括档案的收集、档案的管理、档案的保管、档案的统计、档案的检索、档案的编辑等方面。有效的档案管理工作可以帮助管理人员快速的查询到相关的信息并可以为单位的管理提供有效的依据，同时还可以保证事业单位各方面工作的效率与质量，进一步提升事业单位管理工作的水平与业绩。

2 当前事业单位档案管理工作现状

2.1 管理制度不完善

管理制度是档案管理工作开展的基础和保障。但是当前事业单位的档案管理制度存在很多不足。一是，管理制度混乱，管理依据少，实践操作性差，甚至朝令夕改，致使管理人员无从管理；二是，执行效果不好，往往是借出去的档案不能及时归档，以至于档案丢失，不能责任到人。

2.2 管理素质待提升

管理人员素质是档案管理工作能否高效开展的重要指标。当前，很多事业单位的档案管理人员对档案管理的重要性和档案管理的方法没有足够的认识，缺乏信心和责任心，以至于档案收集不全，分类不准，不能及时有效地为其他部门提供档案查询服务，影响了其他部门工作的开展。

3 新时期事业单位档案管理工作的创新思路

3.1 创新管理理念，加强档案管理意识

工作人员在开展档案管理工作时，应当创新档案管理的工作理念，加强工作人员的档案管理意识，使工作人员能够积极完成档案管理的各项工作内容。工作人员创新档案管理的工作理念。第一，加强档案管理工作的宣传力度，使工作人员能够明确档案管理工作的重要性，便于工作人员认真落实档案管理的各项工作内容；第二，可以促进工作人员的工作积极性，使工作人员能够主动完成工作内容，及时整理档案信息的相关内容；第三，应当完善档案管理的管理机构，使工作人员能够详细划分工作人员的工作职责，便于工作人员严格管理档案信息。

3.2 完善管理机制，建立档案管理制度

事业单位档案档案管理机制是开展档案管理工作的重要保障，通过建立档案管理的各项制度，可以详细划分工作人员的工作内容，使工作人员能够按照要求积极落实档案管理工作。首先，应当建立健全的档案管理制度，为档案管理工作提供秩序，使工作人员能够按照流程完成工作；其次，应当加强档案管理工作的落实力度，使事业单位能够实现制度化管理目标，提升档案信息的使用效率；最后，应当建立相应的奖惩机制，使工作人员能够积极开展工作内容，提高工作人员的工作质量。通过完善管理机制建立档案管理制度，可以给予工作人员明确的工作方向，使工作人员能够有序开展工作内容，提升工作人员的工作积极性，推动事业单位档案管理工作的建设发展。

3.3 加大资金投入，加强软硬件配置

就目前各事业档案管理部门的现状来看，绝大多数单位对档案部门的资金投入不够，软硬件设施跟不上，有的极为匮乏。这些必须引起各级领导的高度重视，各机关事业单位要按照档案室建设标准、规范要求，加大资金投入，配备必要的软硬件设施。库房面积应满足实际需要，避免拥堵狭窄；档案柜、除湿机、空调设备、打孔装订机、切纸刀、防磁音像柜、计算机及档案软件、扫描仪等必备设备及防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染、防高温设施要配备齐全；有条件的配备安全温湿度消毒净化一体化智能控制系统、烟雾感应检测系统、红外防盗报警系统、视频监控系统、门禁系统、漏水报警系统，以及档案存储设备智能密集架管理系统，为现代化的档案室营造一个舒适、便捷的工作环境，为档案提供一个安全、舒适的存放环境，最终实现节约时间、节约能源和提高管理效率的目标。

3.4 创新档案管理信息化建设

在现代办公技术和信息化技术飞速发展的背景下，各机关事业单位档案管理部门，应顺应时代潮流，不断创新档案管理方式，改变传统的档案管理模式，首先要做的就是认清形势、转变观念，改变传统的思维定式，树立档案数字化、信息化管理意识，这样档案数字化信息化建设才能稳步、有效地不断推进；其次，各事业单位档案部门，根据自身的实际情况，循序渐进地开展本单位的档案数字化建设工作，在短时间内把积累了多年的档案资源，全部数字化是不可能的，应当遵循先后有序、确保重点的原则，可将工作重点放在利用率高的档案优先数字化上；第三，事业单位档案管理部门应将档案信息化建设纳入到档案管理建设的规划中，并通过单位内部网络与OA办公系统进行无缝衔接，以此来实现各项数据的收集、整理与利用，构建起电子文件管理、档案管理自动化平台。第四，事业单位在进行档案信息化建设时领导干部应给予大力的支撑，档案管理人员可以针对上级领导对档案信息化建设的要求以及本单位档案信息化建设的实际情况及时的进行请示与回报，进而提升单位领导对档案信息化管理工作的重视度，只有引起领导层的重视档案信息化管理才能得到更多的支持，进一步保证档案管理信息化建设工作的有效性。

3.5 创新档案管理服务手段

事业单位应该重视档案管理服务手段的创新，合理调配可利用的档案开发资源，充分发掘档案信息的可利用价值。通过内部的局域网和网站的信息检索功能等，建立可以进行实时数据查询的数字化档案管理平台。同时，提供在线的档案服务，改善用户的办事体验，全面提高办事效率，以此实现档案信息的最高效利用。在档案管理工作创新中，推行专业化的管理思路和服务模式，能够从根本上优化档案管理工作的效率和质量。

4 结语

总之，档案管理，作为我国事业单位发展的一项基础工作，是事业单位改革道路上的重要环节，在信息化发展迅速的今天，对于事业单位档案管理工作提出了新的要求和挑战。提升对档案管理的认识，加强档案管理的工作，重视对档案管理人员的培养，是事业单位在进行档案管理改革中的重点，同时，档案管理人员要正确积极地对待档案管理工作，不断提升自身的专业水平和业务能力，促进事业单位档案管理工作的良好发展。

参考文献

[1]迟晓霞.关于新时期事业单位档案管理创新思路的思考[J].办公室业务，2017（07）：71-73.

[2]王立英.新時期事业单位档案管理创新思路的思考[J].中国国际财经（中英文），2017（21）：277.