新形势下企业档案管理信息化建设探究

杨娜

摘 要：近年来，随着我国不断的发展迅速，对于企业来说是机遇也是挑战，而企业要想稳定地发展，管理工作是基础前提，由于企业在发展过程中涉及到的内容十分复杂，对于档案管理工作就造成了一定的压力。在新时期下，我国信息技术的发展为档案管理提供了一定的条件，但在目前企业档案信息化管理中还存在一定的问题。基于此，本文即对企业档案信息化管理中存在的问题进行分析，并提出相应的创新策略。

关键词：企业；档案管理；信息化；建设

随着信息技术的发展，越来越多的信息技术手段得到了开发和应用，这也为企业档案管理提供了良好的条件。同时，信息化管理也是未来发展的主要方向。为了促进信息化技术在企业档案管理中的应用，充分发挥信息化技术的优势和特点，就需要充分认识信息化管理的必要性，重视档案信息化管理中存在的问题，并积极有效地进行管理创新。

1 企业档案信息化管理的必要性

企业在发展过程中涉及的档案范围十分广泛，因此档案管理也面临着较大的压力，不仅需要做好日常管理工作，同时还要对施工工程档案进行管理，这也是工作中的重点和难点。在传统的企业信息交流中，主要是通过人和人之间接触进行传递，对档案信息的获取也主要是对相应的纸质文档进行查看，而在新时代背景下，现阶段的企业档案管理逐渐运用了信息技术手段，有效地解决了时效性不足等问题。企业档案信息化管理主要是以信息技术作为载体，进而对管理过程中所需的全部信息进行有效地收集、处理和共享，从而为项目的决策制定提供准确依据。另外，企业档案信息化管理还能对相关信息进行有效地监督检查，并对信息反馈进行控制，这也能够促进企业更好地规划和发展，提升档案信息化管理的水平，企业还可以利用信息技术对信息进行有效地储存，为后期的管理工作奠定良好的基础。因此，企业档案信息化管理对企业的未来发展具有重要的作用，这就需要企业重视对其的研究和探索。

2 新形势下企业档案管理的信息化工作要求

2.1 市场开发信息

对我国时下的市场经济发展形势进行深入的分析，可以发现经过多年的发展，我国的市场形势已经发展到相对成熟，但是这样的发展环境，并不仅仅意味着企业在发展过程中将会有更为良好的发展前景，与此同时，相关企业的发展还面临着巨大的市场竞争压力，如果企业管理人员不能够针对时下发展日益激烈的市场形势，做出切实有效的应对方案的话，将会面临被整个市场淘汰的命运。而一家企业要想发展，就必须时下所掌握的市场经营范围的基础上进行市场开发工作，而对市场的市场形势进行分析，可以发现市场不仅要求企业要提供一个质量较高的产品，而是要求企业在满足产品质量的基础上，能够更好的开发市场发展的潜力，以更高的市场竞争力来吸引市场以及消费人群的目光，因此在这样的市场发展形势下，企业应该尽快的扩大自身生产及经营范围，尽快着手进入一些发展较为空白的领域，或者是抢先进入国外市场，在获取大量市场信息的基础上，提升自身发展的规模，增加自身的盈利。

2.2 促进企业发展的政策信息

对整体的市场发展形势进行深入的分析，可以发现市场稳定与否，与我国国情有着较为密切的联系，所以我国政府为了保证我国市场发展，有一个较为良好的环境，以及能够保证一个较为稳定的发展形势，在一些的情况下会定期的出台一些政策鼓励或者是维持市场发展，使之能够保持一个健康平稳的势态。所以在企业范围内部，相关的管理人员要想在日益激烈的市场形势下，保证企业有一个较强的市场竞争力，就必须对我国整体国情以及我国未来一段时间内的市场发展形势做出较为清晰且正确的分析，并且与此同时还需要对我国近期出台的相关政策进行深入探究，从中提取出对此事发展有利的关键因素，避免企业进入一些发展中的误区，从发展技术以及政策的方面维持企业的良好发展秩序。

2.3 企业档案管理的技术信息

对企业发展过程中的一系列工作进行深入的分析，可以发现在正常工作进展过程中如果有一个良好的信息化建设体系，对企业发展能够发挥十分重要的积极作用，能够及时的防止因为信息流通不畅，给企业造成了一些不利影响。而对企业档案管理工作进行深入的分析，可以发现在以往工作发展中容易出现因为重复一件事的问题，所导致企业发展技术创新工作上的失败，因此在新形势下的企业档案管理信息化建设，必须要注重技术创新工作的开展，只有在这样的基础上，才能杜绝一些根本性问题的产生，保证相关的信息化建设工作能够有序顺利展开。

3 加强现代企业档案管理工作信息化建设的措施

3.1 革新管理理念，提高信息化意识

现代企业必须着力扭转档案管理信息化的尴尬处境，通过广泛宣传信息化建设的必要性，促使管理人员转变观念意识，提高对信息化建设的热情。不仅深知信息化手段提高档案管理的重要效能，还要重视信息化管理模式。通过全系统内档案管理信息化的宣传力度，营造企业档案信息化建设的氛围，调动参与管理的积极性。从思想上深入革新，从意识上端正认识，从操作上落实效果。

3.2 完善信息化制度，建设机构部门

现代企业必须根据实际情况，结合科学理论建立长效的运行机制。制定完善的信息化管理制度，成立专业运营维护机构，监督和落实相关工作的进行。要做到有计划的信息化建设，通过管理实况调查，制定详细细则和规划，用以指导信息化工作的开展；同时，要铺设性能较高的网络系统，来提高我国档案信息化管理的质量，实现资源的互助共享，避免闲置浪费。

3.3 加强信息化硬件建设，创新信息化技术

现代企业要建立科技投资的观念，提高档案管理信息化软硬件设施的资本投入。配备齐全、先进的硬件设施，为工作的开展提供基础性能服务。还要大力引进行业内外的先进软件技术，以科学理念为指导，不断创新实践。进一步划分处理有效信息，保护机密文档，提高档案的安全稳定性，将资源共享开放到最大程度。

3.4 组建专业管理队伍，搞好软件开发利用

在企业档案信息化建设工作中，要实行人才战略。引进专业有素质的复合型管理人才，提高整体档案管理队伍的水平。并对其进行定期培训，传递先进的管理理念，教授信息化技术手段。通过在岗继续教育和业务素质考核，不断提升信息化管理的能力和工作责任心、使命感。同时，鼓励管理人员创新应用实践，开发适合本单位实际的信息化管理软件，提高现有软件的利用水平。

4 結束语

新时代下的行业得到了快速的发展，我国的企业在生产经营方式以及内容都产生了巨大的变化，但是当前的企业中，档案管理工作还存在着一些阻碍创新发展的问题，因此，必须在企业的档案管理方面实现创新。企业必须加强重视对于档案管理工作的创新模式，档案管理必须要快信息化的建设，使档案存在的独特价值充分得到发挥，以促进企业的长久发展。

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