试论高校档案信息化与数字档案馆建设

段园园

摘 要：高校的档案馆作为科学研究教学以及查询资料的重要信息资源基地，在数字化的环境背景之下，建设档案馆的发展成为信息化时代的重要要求，从信息资源与教学方面建设来看，充分认识到数字化档案馆的建设具有重要的意义。本文主要分析高校档案信息化建设过程当中存在的问题，以此更好的为数字档案馆的建设提出可行性的对策与建议。

关键词：档案信息；数字化；管理

在数字化学校建设以及数字化背景的过程当中，这是对于信息化进步的重要体现，而高校在基础设施以及教学资源开发过程当中，高校的档案信息化面对教学科研管理等为一体的数字化教育环境，但是在这样的背景之下，对于高校的档案馆的发展带来了机遇和挑战，如何运用信息化的技术加强信息的沟通方式与传播能力，这就需要进一步来扩展数字化档案馆的建设，才能够为教学提供更多的资源。要高度重视档案整理、鉴定、保护等基础工作，为数字化工作提供高质量的来源。如果对馆藏档案无法一次性全面数字化，可以按照载体优先、共享性强优先等原则分步实施。

而数字化档案馆的建设与传统的档案馆建设，除了在纸质化办公过程当中存在很大的不同，但是在教学以及发挥档案的作用过程当中也产生了巨大的特点，尤其是面对数字化的档案馆的建设，需要运用计算机网络多媒体灯，新型的技术设备来促进档案的管理方法的变革与及管理技术上的革新，这就需要提高档案工作在信息化过程当中的作用，重视其高校档案的管理工作，从而才能够促进高校档案管理跨越式的发展。但是要实现在高校过程当中，数字化档案馆的建设，需要考虑到数字化背景之下高校档案馆的建设的特点，在校园过程当中计算机以及校园网覆盖了学校的各个区域，因此在信息传输过程当中，技术的设备需要采用先进的技术，才能够满足各个客户端的用户需求，但是在部门之间的信息传递和发送过程当中，也要防止其黑客的进入，这对于信息的计算机以及信息技术的软件应用也提出了更多的管理模式。最后在资源共享个方面需要通过各个信息之间的收集数据库，也防止信息之间的外漏，因此需要为高校档案馆建设提供可以支撑性的服务体系，更大的去满足高校的需求。

1 高校档案信息化与数字档案馆建设存在的基本问题

第一，目前高校对于档案管理的重视程度以及管理观念存在着缺乏的状态，这对于高校档案馆的数字化建设起到了重要的作用，尤其是在高校档案管理过程当中，高校对于档案的不重视造成了人员没有引起充分的重视，这对于高校档案信息化的发展速度起到了阻碍的作用。在实践过程当中档案的归类收集整理都产生大量的工作，如果档案在质量上没有保证，则直接影响了高校档案管理的规范化的制度化的建设和监督问题，从而能够产生一系列的问题，对于数字化档案以及学校的发展产生了重要的影响。

第二，在技术方面，随着信息化技术以及网络技术的不断发展，这就需要高校的档案馆建设的多媒体技术以及数字化的党管建设的需求，需要从技术方面推动高校档案的信息化发展，但是在一般情况之下，数字化的档案管理是通过网络来完成的。因此远程的教育以及互联网的传输速度方面，如果存在的问题则直接影响了其档案分享之间的传播情况。在多媒体以及数字化档案管理过程当中，需要基本的设施建设技术支持，才能够在网络环境之下实现数字档案信息的传输安全等各个方面，以此促进高校档案数字化的发展。

第三，档案信息化管理人员的基本素质较低，在数字化环境过程当中，尤其是互联网的背景之下，高校的档案管理信息化如果要得到其发展着，就受到主观和客观因素的影响，一方面来自于基础设施和设备技术方面的问题，另一方面来自于工作的管理模式以及管理人员之间的基本素质，如果在信息化管理过程当中，管理人员对于信息化建设以及数字化的档案管理的要求不高，知识体系以及服务的内容发展标准制定不平衡，这就造成了其在发展过程当中存在很大的问题。因此如果想改变高校档案信息化以及数字化建设的发展平衡问题，就需要再提供科学化的管理模式以及专业的人才基本素质的前提下。以保障其基本的基础设施建设，才能够适用于时代的发展，促进高校档案的信息化建设。

2 高校档案信息化与数字档案馆建设采取的基本措施

第一，提高管理人员的基本素质以及重视程度，在高校档案信息化与数字化建设推进的过程当中，要转变管理人员以及中层领导的重视程度，提高对于档案管理重要性的认识，从各高校档案馆的实际情况出发，制定相应的档案管理标准，提高管理工作人员的服务意识，针对其基本的设施建设提供资金和财政上的支持，才能够促进高校对于档案馆的建设，以此在数字化的背景之下，为高校档案馆数字化的发展提供技术和资金上的支持保障。

第二，提高管理的管理人员的技术水平。在高校档案信息化管理过程当中，需要对于管理人员的基本经验。引进相应的管理人才以及先进的管理技术，结合高校档案馆运营的实际情况以及特点，发来运用先进的计算机技术先进设备为高校档案的信息化数字化的建设提供一定的需求，才能够发挥其高校档案的管理作用，将教学工作与学校的发展规划联系在一起，更好的促进各部门之间的协调发展，在资源共享的前提之下来实现高校档案管理上的快速发展，并且能够解决教学以及工作过程当中出现的问题，提高高校档案管理的效率。应用先进技术和相关管理手段，保证数字档案信息资源的可靠可信和长期可用，减少数字档案对软硬件的依赖性，从而使数字档案具备传统档案所具有的原始性、凭证性和长期可读性。

第三，注重对于高校档案信息化的管理的安全性，由于在互联网的背景之下以及数字化建设的高校档案管理过程当中，如果对于高校档案的技术标准以及规范没有合理的制度的贯彻，那么就会直接影响了高校档案信息化的安全性，因此高校要重视高校档案软件的开发与利用，并且能够实现一定的自主保护措施，才能够符合管在保障管理工作当中档案的安全性，而数字化档案管理需要制定相应的安全管理体制，并且形成有效的档案信息化建设激励和约束机制，提高工作人员的安全意识，防止信息泄密，以保证档案数据库的信息安全。档案信息网上提供利用，要根据数字档案不同网络的传播范围、用户范围、使用方式等进行处理。对涉及国家秘密、知识产权或个人隐私及其他敏感信息的档案利用，应当按照国家法律法规要求，进行划控处理。

3 结束语

安全保障体系建设是数字档案馆建设的基础工作，数字档案馆的安全包括数字档案数据的安全和信息系统及其网络平台的安全。数据安全就是要保证数字档案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改等，系统及其网络平台安全就是要保持系统软硬件的稳定性、可靠性、可控性。高校的数字化的档案建设是高校建设过程当中的重要工程，数字化的档案管理需要依靠各个部门之间的相互沟通，推动数字化以及信息化的建设，才能够使得数字化的档案管理成为高校档案管理的重要发展趋势，推动高校档案管理向现代化以及信息化的时代发展，更好的去满足高校人员的实际需求，在先进技术以及管理方法上的重视程度，推进高校档案的信息化发展。

参考文献

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作者简介

段园園（1984-），女，汉，河南淮阳人，馆员，硕士，周口师范学院党委办公室，研究方向：档案管理。