新形势下数字档案资源建设的问题及对策

李明星

摘 要：随着人们生活水平的提高和绿色无污染的生活理念逐渐深入人心，无纸质化办公受到了人们的提倡，在新形势下数字档案资源的建设逐渐落实到工作中，其出现改变了我国一直以来传统的档案保存方式，为人们日常的工作提供了极大的便利和便于管理。在新形势下我国的数字档案资源建设取得了飞速的发展，但是在数字档案建设的过程中还存在着一些问题影响其发展道德步伐，因此本人通过对该问题的浅析从而提出一定的对策，以供他人参考。

关键词：数字档案资源建设；问题；对策

随着数字档案领域的更新完善和电子政务的不断推广，数字档案资源的种类日益繁多。数字档案资源以更简洁、方便的优点被人们广泛的认知，为生活带来了诸多的便利。在这个过程中档案部门更加清楚的认知到档案资源建设与档案信息服务之间还存在着冲突。然而在新形势下数字档案资源的建设过程中还有着一定的问题阻碍着数字档案资源的效率和服务，使得公众们在体验过程中有着诸多的不满，因此必须加强对数字档案资源建设问题的探索并寻找良好的解决方式，才能为数字档案资源的建设发展构建良好的空间。

1 新形势下数字档案资源建设面临的问题

1.1 数字档案资源的收集渠道过窄

随着无纸质化的办公方式进入到人们的生活中，各个工作单位都积极使用电子文件，导致了文件的数量与日俱增。在这样的情况下对数字档案资源的收集和整理就尤为重要。但存在的问题是数字档案信息的处理运行是在公司或单位的内部局域网中操作，小部分在政府网中操作，并且档案信息系统和网络建设的方式差异较大，一定量的网络办公在运行设计是就没有考虑到档案电子管理的问题。因此数字档案资源的收集渠道过于单一，档案部门对于如何扩大收集数字电子文档的渠道还没有针对性的办法[1]。

1.2 数字档案资源建设缺乏统一的数据规范

通过调查研究表明，数字档案资源建设需要数据规范进行管理。现如今我国的档案资源在以纸质载体进行传输和运用，而没有建立数字化的方式存在于档案馆中。并且由于各个地区及企业、部门之间的档案信息资源建设还需要统一的管理体系，档案数据库建设时各数据都各自管理严重缺乏整体性原则。以往的数字档案常见格式繁多，但随着技术水平的提高，这个格式的形式又更加丰富但相互兼容性还没达到需要的程度，因此数字档案资源管理必将达不到预期效果充满着混乱。

1.3 传统档案与数字档案存储出现冲突

与传统的档案不同，新形势下数字化档案资源建设面临着更多的威胁如病毒、磁化等可能性，当问题发生时严重的会导致数据全丢失无法找回。新形势下的数字档案存储的载体和传统形式有着很大的区别且保存的寿命也更加长久，对保存的环境也有一定的要求。在早期技术不太发达的时期硬盘保存的时间为16年左右，现如今硬盘的保存时间大多数都能够达到22年，因此在电子文件传输的过程中还需要以纸质为媒介进行归档，这样就导致了电子和纸质的两种保存方式并存的现象，造成了资源的浪费和效率的降低[2]。

2 制约数字档案资源建设的原因

2.1 法律障碍和行业壁垒

现阶段我国的档案法律还存在着一定的缺陷且不够完善，虽然档案法规的原则和目的较为明确，但是在实行过程中操作性不够强且实用性较低。在针对于繁杂的数字档案资源进行归属查询和流向定位时功能还不够完善。针对于一些特殊的部门和企业更是无能为力。例如医院中的病例和学校学籍档案这种隐蔽性较大的档案行政部门则特定的规定数据不能够提供给外部查询和阅览，档案也无法进入档案馆进行保存。

2.2 档案信息的收集和内容单调

和西方国家相比，我国的档案馆收集资料的渠道非常狭窄且范围不够广泛，并且在对档案信息的收集、整理、使用等方面进行的还不够充分，专业人员对信息的处理效率过于低下，严重影响了数字档案信息的时效性进而影响了档案的价值发挥和效果[3]。

3 加强数字档案资源建设的措施的对策

3.1 探索建立集中管理的数字管理体制

数字档案资源的建设需要多个部门共同参与和加入，对电子文件从收集到整理到利用等多个环节都要有部门进行干涉。对于电子文件管理，专业人士总结出最优的方法就是对电子文件的全程进行管理即从文件产生到销毁的总体过程。我国当前的管理模式还做不到全程的管理，因此对文件的管理进行的还不够彻底与完善。这样的情况下就必须创新数字档案管理模式，处理好电子文件中心和档案管理机构的相互关系，确保数字档案的总体流程性。

3.2 建立健全相关法律法规

要想集中管理数字档案资源，就要有明确的法律法规及政策来保护工作的正常开展。在目前已经存在的法规基础上要进行优化和升级，健全信息资源管理的规定，确保信息的安全性，并且以法律和政策的形式严格管理好档案行政部门，对其职能和工作进行统一的改革，以确保对数字档案资源的良好把控，对信息资源的有效优化和利用，并确保能够长期的保存。

3.3 加强新技术的广泛应用

当今社会是数字信息化时代，各种先进的技术层出不穷，云计算、大数据等等都为我国的数字档案资源的发展打下了良好的基础。因此对于电子档案管理的工作人员来说必须要加强自身技术与专业能力，并且学习新技术和对多媒体的应用，在这样的条件下才能够更有效的对数字档案进行管理和维护，并且能够更深入的研究出信息价值，对我国的发展都有着促进作用[4]。

4 结语

数字档案资源建设对于社会的发展来说是一种创新和革命，传统的数字档案资源建设存在着诸多的弊端，不够便利、便携性较差、环境影响较大等等，新形式下的数字档案资源建设从本质上改变了我国的檔案保存方式。针对新型的文件保存方式，我国正在探索的过程中，并会遇到一些问题，因此需要正确面对问题并进行解决，才能够促进我国的信息化事业步入正轨。

参考文献

[1]邹悦.数字档案资源建设中的著作权问题研究[D].武汉大学，2005，10（12）：89-89.

[2]李丛.数字档案资源建设的问题与对策分析[J].档案管理，2017，13（3）：89-90.

[3]卢森林，淮毅.档案数字化信息资源建设存在的问题及应对策略[J].兰台世界，2015，No.472（14）：132-133.

[4]李长江.高校档案资源建设的成就、问题及对策[J].运城学院学报，2013，14（1）：92-93.