煤炭企业档案信息化管理策略浅析

吴丽华

摘 要：档案信息化建设主要是指在企业档案管理部门的统筹运作和规范管理前提下，积极将现代化信息技术应用到企业档案管理工作中，从而能够实现档案管理的信息化、网络化和数字化，推动企业档案信息资源的有效利用和合理转化。

关键词：煤炭企业；档案信息化；管理策略

档案管理是煤炭企业管理体系建设中不可忽略的一个部分，为企业的长远运营与战略性发展提供了重要的保障，但是传统的档案管理方法耗费大量的人力物力与财力，并且无法保障档案管理的效率，不利于发挥档案管理的价值。

1 煤炭企业档案信息化管理的优势

1.1 有效实现办公与档案管理一体化

在当今大中型煤炭企业，随着往来业务的繁忙和办公规模的激增，导致企业在产品、技术、合同、财务、销售、人事等诸多环节都产生了大量的办公文件，它们有些和档案管理内容息息相关，需要及时向档案管理部门整理、提交和归档，运用传统的办公手段必然会导致办公室和档案管理部工作量的大大激增。通过利用媒体企业的档案管理自动化系统，可以将煤炭企业的办公基础工作、档案整理工作与档案管理信息化系统做到科学的结合，真正实现办公、档案管理一体化，极大节省了煤炭企业档案管理的人力和时间，大大提高了部门工作效率。

1.2 方便煤炭企业档案文件的存储与检索

煤炭企业档案管理的核心内容是各种有参考和利用价值的部门文件，常见的有办公文件、人事档案、技术部图纸、生产部门设备资料等，它们以前大多停留在煤炭企业的办公室、生产部门、技术部门和人事部门，主要用来指导和管理煤矿生产经营活动，推动煤炭企业的产业升级和人员优化，这种生产和管理模式给档案管理部门的档案全文搜集、归纳和存储都带来了极大的难度。通过煤炭企业档案信息化系统建设，档案管理部门可以将原来纸质版的档案文件经过扫码、数字化处理转化成多媒体资源，归纳存储到档案管理系统的信息化数据库中。而通过建立相关的检索目录和搜索关键词，可以方便生产部门、技术部门和人事部门自行开展档案文件的调阅和传阅，这样就为煤炭企业的高效率工作和安全可靠工作提供了极大的便利。

2 煤炭企业档案信息化管理策略

为了充分发挥煤矿企业档案信息化管理的优势，进一步优化企业档案管理模式，莱芜市万祥矿业有限公司不断开拓创新，主要实施了以下策略：

2.1 树立信息化档案管理理念

档案管理部门在煤炭企业的有序运转中发挥着重要的作用，目前企业的工作重点在于彻底改革过去的档案管理理念，积极引入信息化管理思想以及管理方法，彻底打破传统管理模式的束缚，积极解放人力，促进实现档案信息化建设目标。但是档案管理工作受落后管理思想的制约非常明显，主要表现在企业领导以及档案管理人员缺少对档案管理信息化的认识，不能够准确把握其功能与应用价值，阻碍了信息化档案管理的落实。对此，企业从树立正确科学的信息化管理理念着手，用正确的管理思想指导档案信息化建设。公司通过召开会议、贯彻文件、多媒体教学、自主学习等方式，使职工从思想上发生了翻天覆地的变化。一方面，使领导在思想上重视信息化管理，认识到信息化建设的必然趋势，并在档案信息化管理中发挥领导以及监督指导作用，尤其是要带领档案管理者改变落后思想，主动为信息化建设贡献力量。另一方面，调动了全体员工的积极性，使他们在一系列的信息化管理宣传中接受教育与指导，主动参与档案信息化建设，提高主人翁意识。

2.2 完善档案信息化管理制度

煤炭企业档案管理信息化建设正在如火如荼地开展，在此过程中获得了宝贵的经验，同时也收获了累累硕果，但是不难发现档案信息化管理的规范性较差，主要表现为信息化管理各个环节的安排比较杂乱无章，各项工作的开展非常混乱，无法有效捋清职责源头，难以保证责任落实。出现这一情况的一个重要原因在于信息化管理制度建设存在不足，不能为档案的现代化管理提供完善、规范的制度约束。为了改变这种情况，企业采取各种方式积极推动档案信息化管理制度建设，确定信息化管理实践中各个岗位以及工作人员承担的职责与工作任务，把档案管理责任进行分解，全面提升管理人员的责任感以及警惕心，走规范化的信息化管理道路。另外，在网络档案流转、检索、使用等方面都给出了明确的制度要求，并结合管理级别分清权限限制档案资料可供使用的人员，维护档案的完整性以及有效性，改进信息化档案管理程序，为企业的有序运转创造良好的条件。

2.3 严格把控档案信息安全

实现企业档案工作规范化、标准化要围绕企业档案的保密工作，只有信息安全万无一失，才能实现档案利用价值的最大化。

对于企业来说，档案是其拥有的重要信息资源，一旦企业涉密信息丢失或泄露，会直接影响到企业的知识产权等问题，严重危急企业利益，因此，档案信息安全极其重要必须做好信息安全管理工作。信息安全管理的是保障硬件、软件上存储的、传输的、用户使用的档案数据真实、完整、有效，同时，必须禁止非法用户访问。为了做好企业档案信息安全保障工作，公司从管理与技术两个方面着手。在管理方面，领导大力推行企业档案工作规范化、标准化；大力宣贯企业档案工作要点，让各部门对信息安全引起重视；提升企业档案管理人员自身素质，加强制度建设，强化档案工作人员对信息安全和保密的认识。在技术方面，防止病毒对信息系统的破坏，对计算机做到监控管理，定时查毒，对计算机进行扫描，检查发现病毒，保障档案信息安全；利用物理和网络的有效手段，设定符合系统要求的安全策略，最大限度地保护档案信息；设置分级密碼，定期更换核心密码，确保快捷，安全，保密。

2.4 创新档案管理模式

随着社会现代化技术水平的不断发展与应用，企业建设与发展中档案管理工作也应该顺应时代潮流的发展变化，与时俱进，利用信息化技术加强对档案管理工作的实施，在企业的建设与发展中，档案管理工作不仅是一项档案保存的基础工作，同时也是伴随企业完善的重要数据信息依据，是企业建设与发展战略实施的有效依据，在档案管理工作中，将一些比较重要的数据和信息保存下来，能够保障企业在了解公司发展过程中存在的问题，然后根据实际情况制定比较合适的解决方案，促进企业向前发展，也就是说，档案在企业的发展过程中具有重要的位置，和企业发展前景的好坏具有重要的关系。所以，在信息化时代背景下，企业的档案管理工作应该学会与时俱进，利用现代化信息技术提高企业档案管理工作的能力，随着社会时代进步不断创新企业档案管理模式，改变传统的纸质档案管理形式，利用信息化技术提高档案管理工作的效率，为企业建设与发展提供良好的基础保障。

3 结束语

总之，煤炭企业档案信息化管理是一个长期系统的过程，需要煤炭企业加强档案数据库和相关骨干网络建设，提高档案管理部门在电脑软硬件、网络设备和办公设备的信息化水平，指导档案管理人员熟练掌握档案管理信息化系统，真正满足档案全文数字化的服务要求，从根本上保障煤炭企业各部门与档案管理部门之间的信息资源共享，共同推动煤炭企业的信息化建设向更深层次的深入开展。

参考文献

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