加强“三重一大”档案管理，为企业合规发展保驾护航

朱卉

摘 要：为深化企业改革，建立健全现代企业制度，保障中央企业持续健康发展，2010年6月由中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于进一步推进国有企业贯彻落实“三重一大”决策制度的意见》，2018年11月由国务院国有资产监督管理委员会印发了《中央企业合规管理指引（试行）》（国资发法规〔2018〕106号文），指引中明确了落实“三重一大”制度是企业合规管理的重要环节，为构建适应现代企业制度的档案工作，更好地为企业合规发展保驾护航，加强“三重一大”档案管理就显得尤为重要，现结合工作实际，谈谈具体的认识和做法。

关键词：三重一大”；档案管理

1 加强组织领导，完善工作机制

“三重一大”档案主要是指企业在重大事项决策、重要干部任免、重要项目安排、大额资金的使用等管理工作中，形成的具有保存和查考价值的历史记录。它既反映了企业在贯彻落实中央精神、切实加强反腐倡廉建设方面的工作情况，也反映了企业领导人员廉洁从业、规范决策行为、提高决策水平、防范决策风险等方面的工作情况。因此，“三重一大”档案是企业档案工作的重要组成部分，一要加强组织领导，将依法制档的理念与企业合规管理文化相结合， 加大宣传力度，让各级领导充分了解并高度重视加强“三重一大”档案管理的必要性和重要性；二要完善“三重一大”档案工作机制，紧抓关键环节，建立责任体系，优化工作流程，推动档案管理工作有效落实。

2 加强规范管理，健全归档体系

企业方方面面的工作都会形成“三重一大”檔案，其涉及面很广，通过建立健全标准化归档体系，可有效提高归档的准确率和完整率，更好地发挥其凭证作用。企业档案管理人员要做好以下四个方面的工作，一要根据公司“三重一大”制度明确的主要内容和决策程序、重要会议（公司党委会、董事会、监事会、总经理办公会、专题会等）的记录和纪要、监督检查报告等材料，定期梳理出“三重一大”事项和线索；二要依据“三重一大”事项和线索，与相关单位和部门进行沟通确认，争取各级领导的重视，落实归档责任人，并做好对相关责任人的归档指导和宣传教育工作；三要对“三重一大”事项从形成到结束的全过程档案，做好跨年度、跨门类材料的持续归档工作；四要从制度建设、决策执行、监督检查等三个方面明确归档范围和要求，并严把归档材料质量检查关，确保归档材料的真实性和完整性，主要归档范围如下：

2.1 制度建设方面

1）“三重一大”决策制度和权限清单、实施办法和细则、任务和责任分工、决策后评估制度和纠错机制、监督管理制度和责任追究办法等材料；

2）“三重一大”决策制度和权限清单、实施办法和细则、任务和责任分工、决策后评估制度和纠错机制、监督管理制度和责任追究办法等相关材料修订完善后形成的材料。

2.2 决策执行方面

1）“三重一大”事项决策前按规定进行的相应酝酿、讨论、论证、调研（可研）和方案比较等材料；

2）“三重一大”事项决策过程和结果的记录和纪要，以及相关决策材料；

3）“三重一大”事项按决策结果执行过程中形成的材料；

4）“三重一大”事项决策后评估及纠错的材料。

2.3 监督检查方面

1）“三重一大”制度执行监督检查工作底稿和报告、整改方案和落实情况、总结评估、经验交流等材料；

2）“三重一大”制度执行监督检查结果落实责任追究的材料。

3 加强创新管理，运用信息手段

一个“三重一大”事项从决策到执行结束时间可能会跨越多个年度，档案也涉及了文书档案、科技档案、会计档案等多个门类，因此“三重一大”档案具有时间跨度长、档案门类多等特点。但随着办公自动化文档一体化管理的推进，档案实体不再立卷，以件为单位进行整理，按文件形成先后顺序排列装盒上架保管，这就使得“三重一大”档案存在实体管理较为分散、借阅查找难度较大等问题，通过运用信息化管理手段，可有效解决这些问题，对“三重一大”全过程电子档案，按照档案有机关联、成套性的原则，实行虚拟分类分卷管理，为企业提供更好、更快的档案服务。虚拟分类分卷管理的具体方法步骤如下：

1）第一步：将档案按照制度建设、决策执行、监督检查分为三大类别；

2）第二步：将制度建设和监督检查两类档案按相关性和时间顺序排列立卷；决策执行类档案按一事一卷，将每个事项从形成到结束的全过程档案按相关性和时间顺序进行排列；

3）第三步：将分类分卷的档案编制虚拟类号、卷号和件号，对涉及多个事项的档案可编制多个虚拟类号、卷号和件号；

4）第四步：将实体档案的归档号与电子档案的存址号相对应关联起来。

4 加强效能管理，提供服务水平

“三重一大”档案的利用服务工作是档案管理的显性作用体现，要从全局角度，加强效能管理，通过编制年度“三重一大”项目表、制度优化完善要点等多种形式，为企业各类查档需求提供高效、优质的服务。同时，“三重一大”档案涉及企业重大事项，利用服务工作也要注重保密管理，要按照保密管理相关规定，对涉密档案进行密级标注，并设置相应的查阅权限。

总之，加强对“三重一大”档案的科学规范管理，既有利于提高企业档案管理工作水平，也有利于企业完善法人治理结构，更好地为企业合规发展保驾护航。