纸质、电子文件共存状态下的基层档案管理

郜金华

摘 要：我国自从实施改革开放政策之后，各个行业的技术水平均取得了较大的提升，计算机领域也取得了瞩目的成就，随着电子信息技术的逐渐普及，现如今每个行业都离不开计算机的应用。我国的办公工作逐渐迈向自动化，许多电子相关的处理事务也相对发达起来，自动化办公技术的普及产生了许多电子数据信息，电子文档及纸质资源构成了我国大部分企业的办公室工作的主要组成部分。

关键词：文件信息；电子资源；整理文档；存储状态

在当今社会飞速发展的潮流下，工作人员除了要做好纸质材料的整理工作以外，还要定期管理电子资源，根据不同电子文档的特点分门别类的进行处理，这也为数字化电子档案打下基础。我国针对管理电子档案曾经有明确要求，针对现有的纸质资料及电子资源设立不同的存储状态，及时做好整理工作，明确二者之间的联系及内涵。

1 新形势下如何做好文档管理工作

21世纪是信息化飞速发展的时代，我国办公体系逐渐迈向自动化发展，现如今自动化相关行业逐渐普及，内容也十分丰富，涉及到多种商务工作领域及相关科研工作等。这些工作逐渐应用自动化就必然会产生大量的电子数据文档，电子文件虽然能够提高工作人员的效率，易于存储，但是最终都会打印成为相关的纸质文件进行储存，工作人员需要根据不同的纸质文档进行归类及储存，这样能够方便日后的管理工作。许多公司都会采用纸质文件与电子资源共同存储的形式，这两种文档分别储存无疑给管理工作提出了新的挑战。电子文档管理起来相对困难，需要投入大量的时间及耐心，工作要求也很高。电子文档管理力度不够的主要原因是因为这项资源出现的时间尚短，很多人员了解不足，经常会用传统的工作经验进行管理，不能够明确电子文件的特点，往往忽视工作重点，很多人员不熟悉计算机的相关操作，没有得到专业的培训也是一个重要的影响因素，要知道正是因为计算的出现才产生了相关电子文件，因此要想做好电子文件管理工作就必须要学会合理利用计算机，不能因为一时的操作难度加大就放弃，消极的工作情绪也是影响档案管理工作正常进行的重要原因。

2 新要求的解决措施

纸质文件与电子文件的状态是共存状态，这对档案工作者提出新要求，可以采取以下措施解决问题：

2.1 转变观念

电子文件与纸质文件之间转化采取“双轨制”，而归档内容采取“两套制”，就是纸质、磁介质、光介质等文件一起归档，传统的档案是以纸质文件为工作对象，文件的归档起点是立卷，在文件形成后，交由相关部门保管，归档次数是一年归档一次，但是电子档案不同，电子文件是伴随着办公自动化产生，自动化系统出现错误，档案容易丢失，因此，要转变观念，加强电子文件监控，随时进行文件

归档。

2.2 加强学习

文件归档管理中要有高素质的骨干队伍，有了稳定的队伍也有了较好的工作基础，可以顺利开展电子文件的归档工作，电子文件来源广泛，因此，档案人员要对电子文件进行全方位监控，这就需要工作人员掌握相关的计算机等知识，当前形势是，部分档案管理人员不懂计算机技术，这就要求工作者要加强学习，提高电子文件的管理

能力。

2.3 加强管理

电子文件从形成到生成电子档案，中间有很多环节，一旦某一环节出错就会影响电子文件归档，因此，要建立健全电子文件管理制度，明确各部门职责，避免出现信息丢失的现象，随着计算机技术的广泛应用，办公自动化逐渐普及，一个基层单位的电子文件很有可能分布在多个部门，这就需要一个制度来规范各有关部门的电子文件管理工作，各部门要全力配合电子文件的收集整理工作。

3 纸质文件与电子文件共存状态下的收集方式

电子档案是无形的，电子档案的收集与整理也基本属于无纸形式，是在特殊的环境下进行的整理，电子文件的收集整理方法和要求也不同于纸质文件，纸质文件整理的方法已经成熟有效，因此，在纸质文件与电子文件共存状态下，基层档案工作者在收集整理纸质档案工作的同时也要注意收集电子文件，在实际工作中，可以从下三个方面开展收集電子文件工作：

3.1 在收集电子文件时要做好登记

加强对电子文件的控制，避免电子文件丢失。现在，在办公期间接收的文件或者下发的文件，都是先发一份电子文件，然后再按有关程序下发正式的纸质文件。而网上传送的电子文件如果不做好登记收集就很容易丢失。

3.2 要时常收集，登记，备份电子文件

部分电子文件有很强的时间性，错过时间电子文件就有丢失甚至是损毁。例如，我国在组织统一考试期间，是先通过网络通知考试情况，并且也是在通过网络指导各地解决突发情况。但是，考试期间的电子文件如果不及时收集整理，电子文件在考试结束后就会消失。

3.3 定期收集会计，人事和各类业务方面的电子文件

对于会计，人事等方面的电子文件，可视单位具体情况定期向有关部门收集；对于各类业务方面的电子文件，可按项目或工作阶段进行收集。对于我们办公室的各类考试所产生的电子文件和数据文件，我们分别在每项考试完成一个阶段性任务后，及时收集该阶段的电子文件和数据文件，从而保证了各项考务工作电子文件的完整性。

3.4 注意将电子文件的专用软件一并收集保存，保证电子文件正常读取

在电子文件收集过程中，广泛收集各类电子文件，坚持先收集后整理，边收集边整理的原则。然后才对收集到的电子文件进行鉴定，对那些没有保存价值的电子文件直接删除，对那些有保存价值，应归档的电子文件进行整理归档。电子文件的整理主要是对电子文件的分类和排序，将磁性载体传递的零散的，杂乱的电子文件通过分类，标引，组合，使电子文件易于查找和提供使用，电子文件归档目录的备注栏中注明相应的纸质文件的档案号及存放地址，以便利用时相互

参照。

4 结束语

总之，纸质文件和电子文件共存的状态是长期的，动态的，要在坚持做好纸质文件管理工作的同时，努力适应电子文件给档案管理工作带来的新变化，积极主动地开展电子文件的收集，整理，归档工作，为档案数字化做好基础性的准备工作。

参考文献

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