信息化环境下的高职院校档案管理创新方向

齐园园 郭明

摘 要：在信息环境下，高职院校档案管理要与时俱进、创新思维、适应发展的需要，在档案管理中应用先进科学的管理模式，改变传统档案管理工作的局限性，促进高职院校档案管理工作的创新与发展，使档案工作更好的为学校的建设与发展服务。本文从高职院校档案信息化管理中的问题和创新策略两方面进行了论述。

关健词：高教；档案；问题；策略

现代信息技术在高职院校档案管理中的应用，能够将传统档案工作被现代管理手段所代替，档管人员通过运用计算机进行档案立卷等工作，打破了传统档案管理模式，提高了工作效率。传统的查阅方式要到相关档案保管部门进行纸质档案查阅，高职院校各部门职能不同，会对档案信息进行多次重复查阅，降低了高职院校档案管理工作效率，浪费了大量的人力时间资源，加速了纸质档案的磨损。推行高职院校档案信息化管理，实现档案信息的储存索引数字化管理，可以降低档案原件利用率，减少档案原始材料的人为磨损。且高职院校档案工作综合性较强，其较一般档案部门具有更繁多的档案类型，需更高效更科学的信息化手段进行管理，因此，高职院校档案管理必须加快信息化建设步伐。

1 高职院校档案信息化管理中的问题

在当前环境下，我国高职院校在档案管理过程中依旧采用的是封闭式管理，档案仅供相关部门及本校师生使用。档案提供和利用是档案部门与社会的联系桥梁，想要提高档案信息化管理生机活力，必须转变封闭的档案管理方式。

信息化现已成为高职档案管理的新趋势，这就需要档案管理的技术与水平有所提高，同时也对管理人员的素质和能力提出更高的要求。档案管理者不仅要有很高的保密意识和政治素质，还要有很强的工作能力，然而传统的档案管理对工作人员的学识水平、综合素质要求较低，无法为高职院校的发展提供良好的服务。

经费是档案信息化管理的基础保障。当前环境下高职院校领导也没有足够重视档案信息化建设，没有做到档案信息化管理的准备工作，普遍存在办公条件较差以及设备简陋、档案工作投入资金少等问题，从而无法实现档案信息化管理的顺利开展。

实现档案信息资源共享的重要前提是高职院校档案管理标准化。因社会历史等因素影响，目前我国高职院校档案管理部门的管理工作缺乏规范标准，制约了高职院校档案管理的信息自动化发展。要从高职院校档案管理的长远发展进行综合考虑，进一步提升高职院校档案管理规范化。

在高职院校档案信息化管理的关键因素在于管理人员的专业素养，管理人员应掌握一定的现代信息技术，具备较高的专业知识能力。当前很多高职院校档案管理人员缺乏现代技术的应用能力，对计算机数据管理等方面存在一定不足。

2 信息化环境下高职院校档案管理创新策略

2.1 加强对信息化管理的重视

信息时代的发展为高职院校档案管理工作注入了新的活力，为适应新时期高职院校改革发展需求，应重视加强对档案管理人员队伍的技能培训，不断提升档案信息化管理水平。档案信息化管理需相关管理部门及人员树立现代管理理念，运用现代化信息技术手段进行档案管理。在转变传统的管理观念时，要积极引进现代档案管理理念，积极宣传档案信息化管理理念及重要性，并及时将建设发展进程上报到高职院校领导，为促进档案信息化管理奠定基础。

2.2 优化高职院校档案管理标准

加强高职院校档案管理标准化，首先要统一档案信息的输入格式、代码符号等基本要求。制定档案管理的相关标准规范制度。确保高职院校行政部门及档案部门对档案进行科学的标准化管理，以便更好为高职院校工作及社会发展服务。

2.3 加强高职院校档案信息化管理

高职院校档案信息化管理的基础是加强相关硬件和软件建设，目前市场上的档案管理软件繁多，各软件开发水平不同，不同的档案管理软件在功能设置方面侧重也不同，高职院校档案管理部门应该结合学校实际情况选择合适的管理软件，充分发挥档案管理软件作用，提高档案查借阅、管理工作效率。

此外，高职院校档案信息化管理系统应具有一定的灵活性和兼容性，学校各相关部门可形成有参考价值的文件，将原有纸质档案扫描件存储到服务器，或通过OA办公平台直接将电子文件一键归档，提高传统的档案管理效率，方便档管人员查阅管理档案，并通过网络检索提高档案查阅效率。同时，档案信息化管理系统的保密性也应高度重视，本校师生查阅档案的权限设置应当有严格的制度规定，下载和复制档案更应当建立严格规范的审核流程，以保证高校档案利用的规范性和安全性。

2.4 建设高素质的人才档案管理队伍

高素質的档案管理人才是高校应重视的问题，有计划地引进一些计算机专业的应用型、复合型的毕业生，尽可能把素质好，责任心强，工作能力强的人员分配到档案管理岗位，并保持各部门档案管理队伍的稳定性和延续性，都对高校档案管理水平的提高起到重要作用。

3 结语

随着信息化时代发展，传统的高职院校档案管理模式存在较多问题，缺乏专业人才、传统管理理念与管理模式的落后等问题导致高职院校档案管理效率低，对于我国高职院校档案管理信息化发展非常不利。高职院校档案管理部门应针对这些问题，加大资金投入，积极推行档案数字化，提高档案管理人员的创新意识，提高档案员对先进设备的应用能力，建设一支高素质的、相对稳定的专兼职档案管理员队伍，这样才能适应信息化新形势的发展，更好地为高职院校快速发展提供服务。

参考文献

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