关于企业文书档案的管理及合理利用分析

李毅杨

摘 要：在企业管理过程中，企业文书档案的管理非常重要，企业文书档案，是指企业在生产、经营过程中形成的文字、音像、实物以及各种形式的历史资料记录，对企业乃至社会有保存利用价值。企业在生产、经营活动中形成的各种载体的文书档案，是维护企业各个历史阶段的真实面貌和工作查考利用必不可少的依据，是企业管理不可忽视的组成部分，对企业的稳定、长远发展起到直接性的影响。然而，当前不少企业存在着轻管理重生产、轻长远重眼前等情况，导致企业文书档案管理工作出现诸多问题，如档案资料收集不全、制度不健全等等。本文在分析企业文书档案管理工作所存在问题的基础上，提出相应的解决对策。

关键词：企业文书档案；管理；合理利用

由于企业在发展中产生的文书档案较多，文书档案内容也较为复杂，无形中加大企业文书档案管理难度，对于企业文书档案管理顺利开展也有很大的影响。而且企业档案管理人员对于文书档案管理模式不够了解，仅仅按照自身意愿开展企业文书档案管理工作。长此以往必然导致企业文书档案管理出现问题，造成企业文书档案失去原有作用效果，对于企业综合发展水平也有很大的影响。

1 企业文书档案管理存在的主要问题

1.1 领导重视程度不足

现如今，几乎每一个企业都在自身经营管理制度方面进行了不断创新，重点关注业务工作，对于档案管理工作认识却有误区，投入精力较少。在部分企业领导者看来，档案管理工作对于企业的发展、经济效益的增长无多大利用价值，在人力、财力、物力等方面投入不够，认为档案工作可有可无，很容易做，“就是将文件按一定顺序整理，然后建立台账嘛！”档案工作在企业职能分配上得不到重视，职业发展没有上升空间，一定程度上影响档案管理人员的工作积极性，从而影响了档案工作的良性发展。

1.2 档案管理工作的硬件设施配备不足

企业越发展，档案数量越多，管理的难度也就越大，但有的企业却对档案管理的投入不多，缺乏硬件设施。有的档案室狭小潮湿，“六防”设备不配套，甚至缺少必备的专用工具，个别单位没有专用档案室，这与档案管理的规范化是格格不入的。在这方面，大企业比小企业好，老企业比新企业好，企业比民营企业好。

1.3 文书档案管理水平不高

由于企业文书档案涉及的内容较为复杂，在进行企业文书档案管理时还存在一定难度。这就需要保证相关人员对企业文书档案和档案管理工作全面了解，按照规定的程序开展企业文书档案管理工作。但是大多数企业中档案管理人员对文书档案不够了解，在实施企业文书档案管理时没有采取适当的管理模式，加大企业文书档案管理出现问题的可能。而且企业也没有按照文书档案内容和企业综合发展形势制定合理的企业文书档案管理机制，长此以往必然导致企业文书档案管理水平低下，难以满足企业正常发展需求。

2 规范企业文书档案管理的几点思考

2.1 进一步完善文书档案管理制度

现在大部分企业都已经有自己的公文处理办公平台，文书档案管理可以借助平台设置统一的公文流程，从公文拟稿开始规范公文格式、审核附件是否齐全，签字手续是否完善。这样有了统一的流程，在文书档案形成的过程就避免了很多不必要的问题，大大提高了文书档案质量。同时将文书档案归档考核机制，纳入到企业日常管理之中，对管理人员的工作态度、能力、绩效进行定期评价，进而参照评价的结果，实行奖惩制度。对于工作绩效突出、表现优异的人员，给予精神上或是适当的物质奖励。而针对应付工作的人员，则视情况进行惩罚。

2.2 提高企业文书档案管理水平

在进行企业文书档案管理时，不仅需要规划文书档案管理文件，还应将文书档案管理文件中各项规章制度落到实处。将规章条例与企业文书档案管理实际要求相结合，在保证各项规章制度合理性的同时，为推进企业文书档案顺利开展奠定坚实基础。对于企业发展中遗留下来的无用文书和保管期限已满的文书档案来说，档案管理人员要按照文书档案管理规定将没有实际用处的文书档案挑出来，按照规定程序实施销毁处理。在降低企业文书档案管理难度的同时，减少库房占用、档案保护费用等。企业文书档案具有数量庞大和分类复杂的特点。在进行企业文书档案管理时经常出现档案信息遗漏问题，对于企业文书档案的完整性也有很大的影响。基于此，相关人员应对企业文书档案管理时可能出现的问题进行反复揣摩，同时制定合理的优化改善措施，降低企业文书档案在管理时出现档案遗漏问题的可能，进一步提升企业文书档案管理质量。

2.3 提高档案信息化建设的重视度

企业必须加快档案信息化建设工作，在硬件设施方面，需投入大量资金，积极配置建设数字化档案馆所需的扫描仪、存储器等硬件设施。在软件方便，进一步完善信息化档案系统模块功能，充分利用多媒体信息技术实现档案信息化建设。在管理人员方面，应加大档案信息化建设的培训力度，要求各级管理人员必须熟练掌握一体化数字档案馆系统，充分提升管理意识，提高信息化档案建设的重视度。而且，在构建文书档案信息化管理平台后，档案管理部门应该秉承着政务信息公开的原则，适度公开档案信息，简化档案借用、查阅的手续，扩大档案的利用范畴，充分实现信息化建设的便捷性。

2.4 加强与企业各部门的沟通配合

企业文书档案范围广、载体形式多样，除各部门下发的正式红头文件外，在业务工作中会产生很多内部文件材料。在很多人看来，文书档案收集归档只与公司办公室、党委办公室、工会、团委有关，其实不然。国家档案局10号令，对企业管理类文件归档范围做出了明确规定。因此，文书档案的收集归档范围应覆盖企业各个部门。企业应根据企业部门职责，制定本企业的管理类文件归档范围表，各部门设立兼职档案管理人员，收集移交本部门文书档案。企业档案管理部门应在每年一季度之前召开有关文书档案移交会议，对各部门档案移交工作给予指导，确保企业文书档案归档工作在制度规定时间内高质量完成。

2.5 加强文书档案管理队伍素质建设

工作人员应切实掌握各类现代化文书档案管理技术，比如计算机技术、数字化技术，并且应用相关软件、硬件设施，对档案信息进行统计分析，以提高资源利用率。部门在配置信息化系统及数字化设施后，应该组织文书档案管理人员进行集训，让其掌握文书档案管理的信息技术，在工作时，严格按照工作要求，将档案信息录入到电子信息平台上。而且，在信息化文书档案管理体系中，工作人员必须树立现代化、网络化的安全防范意识，提升自己的责任心，保持高度警惕，尽量消除工作中可能引起电子档案信息泄露的失误，严格按照档案安全管理方案开展日常工作，贯彻落实文书档案管理的高度保密性原则，维护档案拥有着的隐私。无论是档案管理者，还是工作人员需要给予高度的重视，做好档案管理工作，强化档案管理工作的责任感、使命感等。

3 结语

总而言之，衡量企业管理水平高低的重要标准之一，就是文书档案管理工作水平的高低。为了实现企业的可持续发展，就一定要认真对当前文书档案管理存在的问题进行认真分析，从而找出应对策略，如此才能够更好地为企业管理奠定良好基础，更好地彰显企业良好的管理水平。

参考文献

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