现代办公室管理中人力资源管理的应用剖析

摘 要：办公室人力资源是一种特殊的资源，特殊的资源需要用特殊的方式进行管理。办公室人力资源管理要坚持以人为本的理念，把人力资源当做可持续发展的资源开发与使用。具体管理中，要做到有规划，按岗选人，防止因人设岗；明确职责，公开选拔；劳效结合，科学付酬；制度约束，情感沟通，理情兼备，和谐管理。

关键词：办公室 人力资源管理 以人为本

在科学技术日新月异发展的当今时期，党政、群团组织和事业单位的办公室管理对工作人员的素质要求越来越高，对办公室人员的管理已经不再是传统意义上的对人的简单使用，而是提升到把办公室人员作为一项资源进行整合、发展、聘用和管理。对人力资源的管理要有分析、有规划、有考评、有培训、有开发，最大限度地发挥人力资源的优势和潜力，以期收到最好的工作效率和效益，才是当前办公室人力资源管理的目标。

1.加强办公室人力资源管理的重要意义。

在现代行政、企事业单位，办公室是一个单位的日常办事机构，是不可缺少的工作部门，具有辅助领导科学决策、实现政令上下贯通、对内联系干部职工、对外联络重要工作事项等职能，在单位各项日常工作中占据重要地位。办公室作为一个综合性、整体性极强的部门，是联系整个单位运作的“大脑”，是上下沟通、左右联系的“枢纽”。充分发挥好办公室的职能，不断提高办公室工作水平就需要充分发挥办公室人力资源效能。现代社会以人为本的发展理念日益强化，人才成为发展的直接生产力，加强人力资源管理對办公室职能的发挥起着至关重要的作用。办公室人力资源管理工作性质极其特殊，办公室单位要实现持续稳定发展离不开办公室职能的充分发挥，而随着办公室工作综合性、复杂性日益增加，单位整体效能的提升，对办公室工作效能也提出了越来越高的要求。当前形势下，加强对办公室工作人员的管理，提升其工作主动性和积极性，最大限度地发挥办公室职能，实现单位更好地发展显得尤为重要。

2.办公室人力资源管理现状

（1）人员配备不足，结构不合理。在现代社会，为了追求直接经济效益，实现效益最大化，大多数单位都偏重对可以直接产生经济效益的部门的投入，往往忽视综合部门、后勤保障部门的重要作用。在人力、物力等资源的分配上也会出现类似的情况，在资源配置上向业务部门和技术部门倾斜。招录到素质较高的员工或者发掘到表现展优秀的员工时，优先考虑安排到核心业务部门工作。由此导致在配置在办公室工作岗位的人员，业务素质和能力普遍较低，特别是人员配备上往往不能满足办公室繁杂的工作要求，进一步导致办公室工作人员对岗位工作自我满足感不强，对自我价值的实现信心不足。以上因素直接导致办公室整体运行效率低下，在整个单位中占据的地位越发不高，由此牵扯单位核心部门的正常运作，从而对整个单位的发展产生极为不利的影响。

（2）岗位设置不合理。岗位的设置和分布、职务的合理确定，是一个部门能够顺利、有效运转的重要基础。无序、混乱的岗位分布，无法促成发展稳定整体目标的实现，反而会成为造成单位内部管理混乱、阻滞发展的“绊脚石”。办 公室承 担职能 较多，任务零散、繁杂，实现办公室岗位设置合理化、人员分工最优化必然能够事半功倍。然而，现实中，在办公室岗位设置和人员分工时缺乏科学化分析和量化计算，一般采用简单切“豆腐块”的方式进行，无论工作多寡，每人负责一块或多块“豆腐”。办公室工作量分布不均衡，这样往往导致忙的忙死、闲的闲死，极大影响大家的工作积极性。在人员分工中，论资历排行、拈轻怕重的现象比较普遍，如果不能实现岗位履职要求与人员能力素质对应，势必会影响个人工作效能的发挥，导致不适岗、大材小用现象。在岗位设置中，没有对每个人工作量的考量，急缓不分，容易导致时效性强、需要实时反馈的工作因为其他日常性工作的掣肘，不能及时完成，影响工作效率。

（3）缺乏有效的激励机制。现代社会是一个经济迅速发展的社会，也是一个充满竞争的社会。通过对自身素质和周边环境的分析，每个人都会确立自己的发展目标，对个人职业发展有一定的规划。办公室工作人员，长期局限在同一部门中，晋升渠道受限，导致工作积极性不高。单位对办公室工作人员素质提升的投入较少，对办公室工作人员的培训安排得较少，无法获得自我素质的提升，在工作中仍然处于低效率、出错多、重复做工的状态。办公室工作的琐碎性决定了工作业绩不容易体现，现有目标考评机制对办公室业务工作的考核难以体现公平性、全面性，对新进人员来说，不容易做出成绩，工作主动性不高。

3、加强人力资源在办公室管理中的措施

（1）树立科学的管理理念。坚持“以人为本”科学管理观念，重视人才培养人才选拔，提高员工工作积极性，构建科学的管理模式，使员工能够得到认同感和归属感。单位应该重视员工的需求，鼓励员工积极向上，加大对办公室人力资源培训的投入力度，充分调动员工的积极性，营造良好的工作氛围，最大限度地实现目标。

（2）优化结构合理分工，实现人员结构最优组合。岗位设置要根据形势发展再结合组织结构进行适当调整，最终实现最优组合。较传统办公室业务而言，现代办公室信息化需要在人员岗位设置上作出调整，以此来实行变革创新。一方面要切实考虑办公室人员情况，要做到科学分工，合理整合，不能采取“生搬硬套”模式。另一方面要从科学的角度出发，实行高效合理运转流程，要优化分工，化繁为简，最终达到人员结构合理化。

（3）建立健全员工奖励机制，努力提高员工工作热情。建立科学的奖励机制是提高员工工作积极性的一项重要举措。在基本工资确定的情况下，实行薪酬浮动制的绩效化，增加可变薪酬，实行多劳多得、少劳少得、不劳不得的奖励机制。办公室人力资源管理本身就忽视了创新，员工工作形式呆板，缺乏活力。因此，单位应该创新管理形式和管理理念，重视员工的精神需求和物质需求，实行奖励制度，调动员工的积极主动性。这样一来，不仅有助于增加竞争力，更有利于吸纳优秀的人才注入。

四、结语

总而言之，一个部门要想高效运转，就要正确认识自身所存在的问题，继而提出问题，分析问题，采取合理的方式解决问题。要与时俱进，观念才能不断得到更新，加大统筹兼顾机制，重视“以人为本”管理观念，提高员工工作效率。

参考文献

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[2] 宋春雨，关庆革.现代人力资源理论在高效办公室管理中的应用[J].航海教育研究，2007（2）：116.

[3] 郑荣文.高志办公室人力资源管理变革思路及对策[J].时代教育（教育教学版），2009（10）：63.

作者简介：姓名：丁亚丽，单位：安徽省交通控股集团有限公司。