浅析当代大学生档案管理存在问题及解决策略

赵云　杨建宇　陈新安

【摘要】在当下的社会发展背景下，个人档案是国家、社会企业选拔人才极其重要的参考项。高校是社会人才最大的储备基地，做好学生档案管理的工作具有十分重要且深远的意义。大学生档案管理的意识很大程度上可以决定着未来社会公民的档案管理意识以及个人素养。文章主要针对大学生的档案管理存在问题与解决策略进行了分析。

【关键词】档案管理;存在问题;解决策略

目前，高校学生档案的重要性不言而喻，它记录了学生从入学到升学毕业这一过程的学习生活、工作经验、奖惩情况等。这一系列的信息将会直接影响到广大高校学生日后的就业情况，而且将长期伴随着个人职业生涯的发展。在当下激烈的社会就业形势下，除了高校需要完善学生档案管理的规章制度，学生这一“当事人”也应该提升个人档案管理意识。

一、高校学生档案管理现状分析

（一）档案意识薄弱

高校学生档案管理意识薄弱主要体现在学生对待在校期间个人的档案管理意识薄弱以及学校档案管理理念的浅薄两个层面。

学生档案管理意识的浅薄主要表现在大部分的在校学生对于自己在校期间其思想政治水平以及知识理论水平等方面的证明材料缺乏。“缺乏基本的档案常识是大学生档案意识薄弱的主要原因。”高校学生对于学生档案的认识不到位，档案管理意识薄弱。虽然许多学生都知道自己有一份随着他们升学到毕业的档案，但是自己的档案里面究竟有些什么，自己的档案被谁保管，保管在哪里，走上工作岗位后它能够对于自己的人生轨迹产生什么样的影响，绝大多数学生都是一问三不知。连最基本的意识都没有，更不要说去深究其他问题了。另外，关于学生的个人诚信档案以及其他非专业性的知识学习档案基本上都是空白状态，这些都是当代大学生对于档案意识薄弱的表现。正是由于这些情况的存在，高校学生个人档案管理中存在的问题才被逐步放大。

（二）档案管理理念的浅薄

学生档案管理一般由学生工作部门或者招生就业部门监管，缺乏专门的、系统化的学生档案管理机构。另外，高校辅导员的重要工作之一就是加强学生的思想政治教育，在诚信教育以及学生心理、资助扶贫等方面投入大量的精力、时间，普遍缺乏档案管理意识理念，对于学生的档案信息没有进行认真系统的整理，难以利用学生档案信息去了解、分析学生的基本情况，从而达到因人而异的思想政治教育效果。

另一方面，极个别学生认为个人档案应该归个人所有，升学或者毕业后应该归还本人，由本人保存。

（三）学生档案管理的内容不够全面

随着社会的发展与进步，社会企业对于人才的要求越来越高，越来越细致，从以往的只关注学生在校期间的学习成绩、思想情况等方面转向为对于学生的个人诚信、综合素质高度重视。但是作为企业掌握毕业生情况的重要依据之一，学生档案内容信息的不完整，关于学生判定方面的材料出现公式化、套話、内容空洞，导致这类的学生信息可参考价值不高，尤其是对于学生的个人信用、奖惩情况、能力素养等方面的信息缺乏，无法真实全面地反映学生的在校综合情况，导致用人单位在招收人才过程中不断产生问题。

（四）档案管理队伍的专业性

高校传统做法只是简单地把学生学习期间的成绩记录、毕业生登记表、学位申请材料等资料进行收集、整理，然后以机要文件的形式邮寄到其工作单位或者相关档案管理部门。高校学生档案管理工作的技术含量不高，对于档案管理建设的认识程度不够，缺乏专业性档案管理人才，导致在学生档案管理这一方面的成效收益不高，从而在对于学生档案管理的质量上难以取得新进展。

（五）档案管理的滞后性

当前，许多高校的档案信息管理水平仍停留在纸质版档案的管理阶段，花费大量的人力、物力和财力进行学生档案的收集与整理，不仅得不到较好的总结与归纳，甚至会有遗失等问题的出现。现在已经是信息大数据交流的时代，落伍的档案收集整理方法将会随着时间的流逝而退出历史舞台。学校应该利用可利用的资源，用网络信息去记录学生的档案，运用网络等电子信息分析保存学生档案材料，不再是笨重的人为操作。运用大数据处理技术将提高工作效率，在今后的毕业和工作等需要转存和投递档案信息的过程中会省去大量不必要的麻烦。

二、高校学生档案管理的策略

（一）树立档案管理理念，增强个人档案管理意识

学生档案资料的完善，不仅为学生实现较好的就业前景提供了条件，而且作为一项重要的证明材料，学生档案将会在学生走上工作岗位的人事调动、劳动保障、社会保障方面提供服务。但是大部分学生对于自己的档案内容根本不清楚，不知道有哪些资料，不注重自己的档案内容，在就业竞争中自然不会有任何的参考价值。

所以我们可以分两个阶段对学生的档案管理意识进行培养。第一是高校入学阶段，通过入学教育，让学生明白个人档案管理权属于国家所有，任何单位或个人都不可以对档案进行随意查看与处置，从而建立起学生的档案管理意识。第二是学生升学或者工作之前的就业指导阶段，通过参加就业指导相关课程的教学活动，让学生明白个人档案对于自己的意义，面对就业，有针对性地收集材料，从而不影响个人职业生涯的发展。

（二）明确归档内容，全面体现学生综合素质

高校大学生个人档案是今后构成人事档案的重要基础。为方便今后的社会人事管理工作，高校应该明确档案管理的重要性，积极建立档案管理制度并踏实做好工作。学校档案管理人员同样应该积极探索分析学生档案管理工作，按照社会需求不断地扩充档案内容，保证用人单位能够全面地了解和掌握学生在校期间的真实状况，更好地为用人企业和院校人才培养专业提供有意义的参考依据。

学生的档案内容除了原有的基础性内容，还包括大学生在校期间的个人信用情况、在校任职岗位的适应情况、专业技术水平、社会实践参与情况、身体和心理素质以及创新能力、专业特长、艺术素养等方面的内容，保证了学生档案的完整性与真实性。我们要学习党员档案管理的方法，搜集学校教师、同学对学生个人的意见，从而避免“学生判定”这一部分出现套话、公式化等内容，力求客观性。

（三）加强档案管理队伍建设

我国相关法律规定，从事档案管理工作的人员必须具有一定的职业道德与专业素养，档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。对此，高校应该建立一支高素质、高度负责、业务精进、道德品质优良的档案管理人才队伍。素质较高、高度负责的学生档案管理人才是做好高校学生档案管理工作的保障。要加强学生档案管理人才的思想政治教育，使其具有强烈的事业心与责任心，让他们明确档案管理工作的重要性与特殊性。

同时，应该加强学生档案管理工作人员的专业技能培训，提升档案管理人员的专业水平。高校应不定期指派人员对档案管理人员进行考核与业务测试，并且鼓励专业人士继续深造，鼓励档案管理人员参加系列的专业职称评定，以增强人才队伍的稳定性与专业性。

（四）加强档案管理的安全保障

只有高校档案的实体安全和信息安全得到保障，才能进一步提高高校档案管理的质量。因此，高校应该采取更加安全的保密技术、设备和材料，保证材料的完整性，建立健全严格的档案管理制度，形成多位一体的安全保障体系。另外，高校应该制定档案安全应急处置协调相关制度，制订相关应急预案，把档案管理列为学校重点保护范围，确保档案以及档案管理人员得到安全保障，从而提高档案安全保障水平，确保档案合理利用与安全。

（五）高校校园大数据平台的构建

目前在高校中，大数据平台的构建尤为重要，它具有数据收集存储、數据分析、数据共享等一系列功能，能够汇总校园内的所有数据信息，也是热门智慧校园的核心。这一平台的构建需要以软硬件系统与网络设施为基础，后期还需要网络运营管理以及网站维护，用来进行数据检索、数据深度分析，在此基础上后期能够帮助教师和学生完成数据信息的查询与接收等。并且这些数据还能够帮助高校建立起双向的监督体系和管理体制，实现校园内的信息良性循环地发展。

总之，在当今大数据盛行的时代，构建一个平台有效管理学生档案信息是必然。这一平台的构建便于高校管理者全面了解学生的发展状况，有效调整管理方式，避开不利因素，为高校的发展以及学生的成长提供优质的服务，进而体现学生信息管理与大数据处理方式的完美融合，让生活更加人性化、智能化。

三、结束语

提高高校学生档案管理实效性，有助于学生在校期间有针对性地完善自己，更好地适应社会对于人才的需求，促进学生更加健康积极向上发展。同时这也是高校建设的一项重要内容，能够促进教学改革与档案管理工作的不断完善，促进高校长远发展。最后，实施学生档案管理制度，能够为学生的就业提供强有力的保障，保证学生将来的职称评定以及继续深造等方面的权益。完善高校学生档案管理，能够反映当代大学生在校生活状态，为今后的企业选招人才提供了客观可靠的现实依据。.

【参考文献】

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[2]詹秀琴.高校学生档案管理工作探究[J].延边教育学院学报，2008（05）：79-80.