如何做好文书档案管理工作

张洪艳

摘 要：对于一个企业或者组织来说，文书档案是非常重要并且宝贵的资料，经由这些文书档案，我们可以对国家和行业的相关法规和工作执行情况有一个确切的了解，同时其上令下行和沟通交流也都是以文书档案作为载体来运行的。因此无论企业还是其他组织，都要对这些档案有一个妥善的管理，这样才能保证其可以发挥出应有的作用。本文结合实际情况总结了一些可行的文书档案管理对策，希望可以给相关工作的开展提供一些参考。

关键词：文书档案；档案管理；文书工作

和其他的管理工作相比起来，文书档案的管理工作特点在于其有着较高的严密性，同时也非常烦琐，无论是企业还是机关单位，其都占据着非常重要的地位，其不仅仅可以给日常工作的开展有提供可靠的依据，更可以给相关决策的制定打下基础。现在我国信息技术的应用越来越广泛，这也给文书档案管理工作的开展带来了很大的改变，这就要求我们可以更好地顺应形式，利用现有的技术来做好这些工作，这也是每个从事相关管理工作的人员需要重视的问题。

1 文书档案管理工作的特点

和其他管理工作相比起来，文书档案管理工作的特点可以总结为三个方面：第一，文书档案管理工作以及其所面临的管理形式都较为复杂，这项工作主要是搜集各种信息和资源，同时也要做好相应的整理工作。其管理的内容包括了诸如人力资源、相关事件以及工作流程等等内容，并且对现有的资料来进行记录和保管，并且要做到分类保管，这是一个复杂的过程；其次，文书档案管理工作所面临的内容也越来越多样，现在我国社会的发展带来的现实就是各种文书的数量和所包含的信息数量越来越大，而档案的类别也在不断增多，所以这也已经成为了一个非常明显的趋势。在过去，文书主要是在党群管理和行政管理工作当中所产生的，但是近年来，电子文件和图片、录像也越来越多，其也是需要我们保管的对象。最后，文书档案也有着很强的标准化和规范化的特点，在具体管理工作当中，我们也要重视档案材料的完整性，所以作为工作人员来说，也要以谨慎的态度对待这项工作，保证管理工作可以顺利开展，并且给其他工作的进行提供必要的帮助。

2 文书档案管理工作的现状

2.1 管理人员的轻视

很多管理人员和文书档案工作者对于文书档案管理工作并没有一个应有的重视，这个现象是非常普遍的。前文已经说到，文书档案管理工作有着一定的复杂性，但是很多管理人员仅仅要求工作人员保存这些档案材料，但是工作当中缺乏科学性，更不能将这些材料加以有效利用，为自身的发展提供帮助，所以人们对于这些工作的轻视是第一个要解决的问题。

2.2 管理手段的落后

现在虽然我国信息技术已经得到了一定程度上的应用，但是在文书管理的领域，其手段的落后给工作的开展带来了很大的阻力。现在很多从事文书档案管理工作的人员自身对于文书管理工作并没有一个应有的重视，同时其也缺乏相应的技术水平，管理意识和服务意识严重不足。甚至很多企业当中并没有专职来管理文书档案的工作人员，这项工作是由其他部门的工作人员所兼任的，这些问题的存在也会给档案的及时归档和整理工作带来阻碍，长此以往就会给工作的开展带来很大的不便。

2.3 管理工作不规范，人员素质不高文书档案管理工作不规范，主要是档案编号不一致，案卷标题也不够规范。常常存在档案卷目录缺少以及组卷混乱等现象。在文书档案管理工作中，一些管理人员没有认识到文书档案管理工作的重要性。导致工作人员的文化素质、职业能力、个人素养等都比较低，无法促进工程建设工作的有效实施，也无法满足企业文书档案管理工作的实施要求。

3 如何做好文书档案管理工作

3.1 实现规范化管理

为了实现文书档案管理工作的规范运行，需要对档案的种类、形式以及程序等进行规范，发挥其档案管理的作用。在电子信息化发展下，文书档案的规范化管理工作更为凸出。因为很多文书档案都是以文件的方式形成的，所以，相关人员在对其处理期间，要促进衔接工作的有效执行。如：对文件进行鉴定、分类以及归档编号处理等，都需要在文件形成前做好登记工作，以实现一体化管理。同时，相关人员还要掌握文书档案管理的程序，在具体工作实施期间，首先，需要对所有文件进行全面检查，将丢弃一些无用的文件，避免运用期间产生低效率以及重复问题。然后，对文件进行重新整理，提高文件的利用效率。

3.2 完善管理制度

制度能够规范人们的行为，在文书档案管理中，也需要利用制度对其制约，保证在文书档案管理期间，能够实现工作运行的规范实施。同时，相关的工作人员还要努力学习相关政策以及法律制度，根据现有的实际发展情况以及制度实现综合性管理。工作人员还需要将原有的文书档案进行综合性管理，对文书档案的管理、归档以及处理等实现一体化，保证在整体上实现管理的规范实施。

3.3 提升人员素质

文书档案管理具有较强的技术性与实践性特征，对工作人员与管理人员的自身素质、个人能力要求都比较高。所以，为了促进文书档案管理工作的优化实施，一定要提高文书档案管理人员的自身素质。在对文书档案管理人员进行招聘期间，需要对人员的工作经验、个人能力进行考核，并在人员工作期间，加强定期培训工作，使其掌握充足的管理知识和专业能力，从而实现文书档案管理工作中资料处理、分类以及归档的严格实施。

3.4 实现信息化发展

在新时期发展趋势下，文书档案管理工作发挥其十分重要的作用，为现代化管理工作提供有效的实施保障。特别是计算机技术的普遍利用，使文书档案的形成、运行、转换等工作得以改善，促进了自动化管理工作的形成，保证文书档案修改、检索工作的系统化发展。信息化与现代化运行模式已经成为文书档案管理工作的必然要求，对未来发展具有更明确的意义。并且，文书档案的信息化管理工作还能实现安全性与高效性发展，在相关管理制度保护下，不仅实现了信息的便利性使用，还防止文书档案信息丢失问题的产生。

4 结束语

经过前文分析，我们已经知道，文书档案的作用在于其可以将很多工作的实际情况如实地记录下来，并且给日后工作的开展提供很多可行的意见。现在随着时代的发展，很多新的技术也用被应用在了文书管理工作当中，所以因此，在新时代，其也有了更高的专业性，作为工作人员来说，也要不断学习新的技术，提高自身的业务能力，将更多的信息技术应用在相关管理工作当中，这样才能让这项工作不断走向专业化。

参考文献

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