信息时代下档案管理工作的创新路径探索

张文惠

【摘  要】为了跟上社会和时代的发展步伐，我们必须将档案管理进行有效的创新，让档案管理更加的现代化和科技化。为了这一目标我们应该从档案管理工作理念创新、工作机制创新和手段创新为切入点，让档案更加有使用价值，才能让档案信息更好的服务于当今社会。

【关键词】档案管理;信息化;存在问题;创新措施

引言

档案管理对于一个单位的发展与进步有着重要的影响，基于信息时代，管理者要对信息化技术有全面的认识，提升档案管理意识，有效将信息技术融入档案管理工作中，创新管理模式，提升管理人员综合素质与安全意识，从而促进信息化档案管理工作的全面开展与发展，有效提升工作效率、实效性以及工作质量，更好地为各项事业的发展提供高效的服务。

1信息时代的档案管理

档案管理承担本单位历史馆藏、现阶段文书、科研（其他）活动记录的收集、整理、鉴定、保存、统计、检索、利用、编研等。在传统的档案管理工作中，档案的收集、整理以及归档等都需要人工完成，不可避免的会造成一些问题的存在。面对新时代信息技术的发展，档案管理工作人员要对信息技术有全面的认识，并充分利用信息技术的先进性与便捷性，促进档案管理事业的不断进步。信息化技术在档案管理工作中应用势在必行且具有显著的优势：第一，促进档案管理更加规范化发展。第二，有效提升档案管理工作效率。信息化技术在档案管理中的应用，有效改变了传统档案管理工作中效率低下的情况，可以大量减少后期工作的投入，有效提升了工作效率与质量，对于现代档案管理发展有着重要的推动作用。第三，信息化技术的融入，有效简化了档案管理工作流程，使档案管理工作更加便捷有效，为阅读者提供优质的服务，极大提高档案管理工作的准确性与工作效率，对于现代经济建设与事业的发展进步有着重要的作用与意义。

2当前我国档案管理中存在的问题

2.1对档案管理认识不足

很多单位没有充分认识到档案管理的重要性，认为档案在办重要证件或者重大事件时才需要，因此不注重日常的档案管理工作，致使档案管理中存在许多问题，比如有的单位没有设置专门的档案管理部门，这就导致档案管理工作不够细致，不能落到实处;有的单位没有按照要求制订相应的档案管理制度，致使档案管理工作混乱，不利于档案的存放和利用;有的单位不重视档案管理工作的开展，致使很多人员对档案管理的认识不足，不能更好地对档案进行利用等等。

2.2档案管理信息化不够完善，存在着档案丢失的风险

我们都知道信息化时代的到来在很大程度上提高了档案管理工作的电子化效率，但是电子档案的存放存在着一定的不安全因素，主要体现在以下几个方面：一是电子档案在传输过程中存在泄露的风险，这就要求在传输档案时应运用相关的安全软件，避免此类情况的发生。二是电子档案的存放存在着丢失的风险，网络黑客的存在直接影响着各种网络信息的安全，这就要求必须按照档案管理标准购置相应的杀毒和防护软件，避免黑客的入侵。三是档案管理工作人员的风险意识较差，没有严格按照档案管理的相关制度来开展工作，存在着一定的档案遗失风险。

2.3当前档案管理工作效率低下，不能满足档案管理工作的要求

当前档案管理工作效率低下主要体现在以下几个方面：其一是大部分单位的档案管理基础较差，在实际的档案管理工作中还需要细化很多工作内容，致使工作任务重、效率低。其二是档案管理机制和人员队伍的建立还不够完善，不能满足当前工作需求，致使工作效率较低。其三是档案管理信息化进程是一项长期性的工作，当前信息化在档案管理中的应用还不全面，还不能更好地提高档案管理工作效率。

3信息时代档案管理的创新措施

3.1档案管理人才的培养

在这一部分，提出信息时代解决档案管理工作问题的对策。具体地说，想要对档案管理工作实现信息化，有一定的难度，绝不能一蹴而就，尤其是对工作人员的培养上，必须要慎之又慎，不能操之过急。相關档案管理部门在对人才进行培养时，首先要注意工作人员的心态，要让他们从心理上接受信息化档案管理。其次需要加强工作人员的职业素养与技能的培训，同时鼓励相关工作人员，让他们积极对各种有关于网络安全、信息技术的新知识进行学习。采取一些具体的措施，提高员工学习的积极性，从而促进档案管理信息化的实现，为档案管理工作水平的提升打下坚实的基础。

3.2档案管理的安全保障

由于信息时代的档案管理涉及联网问题，所以可能会受到网络黑客和病毒的消极影响，档案信息有丢失、泄露的危险。针对这一问题，必须要加强安全保障，例如，加强对档案信息安全系统的建设，对档案信息资源的安全进行一定程度的保证。当然，仅仅是加强系统建设还不够，相关部门还需要加强投入，对档案信息数据库的稳定性进行维护。档案信息数据库的维护需要从两个方面入手：首先，是对储存信息的维护，保证储存安全，防止数据库信息入侵。其次，是对使用过程的维护，针对使用过程中的安全措施，应该利用实名登记的方式，严格审查信息使用相关人员的信息。

3.3档案管理信息化建设

毫无疑问，在信息时代，档案管理工作的重点就是实现档案管理工作的信息化，尤其要让档案管理部门对档案信息进行统一化管理。想要达成这一目标，就必须要对档案信息的价值进行利用，采取高端的技术手段对档案的自动化管理进行实现，同时对档案信息进行严格分类。此外，还需要以互联网平台为基础，促进档案信息的共享利用。

3.4档案管理的数据库建设

对于档案管理工作人员来说，其必须要强化思想，在开展档案信息化建设时就必须要对数据库进行建设。正如前文所说，数据库与数据库之间的差异将会对档案管理统一性进行持续的影响，所以，在进行档案数据库的建设时，工作人员应该充分结合当下的情况，同时对未来的情况进行预测与规划，确保数据库在未来一段时间不会淘汰。与此同时，管理人员还需要对数据库档案信息的质量进行保证，提高数据库的质量。

3.5增加资金投入，完善档案管理

在社会经济、科技高速发展背景下，档案工作也要紧跟时代发展步伐，逐渐从以往的文字、图表向音像制品、光盘软件等方向发展，然后通过现代信息技术来落实各项保存、分类工作。为此，相关部门应重视资金投入的适当增加。同时，相关部门还要结合具体情况，加强协调统一，共同研究出一个科学适合且通用的数据库软件，合理调整混乱局面，实现和谐统一，这样既可以节省人力、物力与财力，为后续各项资源的开发、共享提供有力保障。在此基础上，档案管理工作人员只需要将相关数据准确、全面录入到通用数据库当中便可，能够促进工作效果与效率的大幅度提升。为此，通用数据库维护要紧跟档案的更新发展，不仅要体现出及时准确的特点，还要在不同层面为各级主管部门顺利开展数据上报工作提供有力支持。

4结束语

综上所述，我们知道信息化时代的深入发展对我国档案管理工作提出了新的要求，为此必须重视档案管理信息化工作的开展。一方面，要加大各项信息化设备的投入，为档案管理信息化工作奠定良好基础;另一方面，要持续创新档案管理工作，进一步提高档案管理工作效率，满足人们对档案管理工作的需求。

参考文献

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[2]梁艳.信息时代下档案管理工作的创新研究[J].人力资源，2019（12）.

[3]潘峰.新时代下档案管理信息化工作的创新[J].文化产业，2019（12）.