办公室文秘角色定位及素质提升研究

张丽萍

摘 要：办公室是行政管理工作的主要阵地，工作量很大，需要文秘及时向上级汇报实际工作情况，而文秘工作水平和企业内部管理有着十分重要的关系，低效的办公室文秘工作，会直接降低单位内部管理水平。为此，必须加大对办公室文秘工作的重视力度，根据当前办公室文秘的专业能力水平，制定合理有效的培养机制，明确办公室文秘角色定位，全面提高办公室文秘的综合能力。

关键词：办公室文秘;角色定位;能力培养

文秘必须具备极强的整体观念才能胜任此工作，全面掌握单位的各方面情况，明确主次关系，通过利弊分析快速做出决断，重视单位的整体工作，懂得维护整体利益。除了这些工作之外，办公室文秘还要有较强的理解能力和缜密的思维，能够及时领悟领导的工作理念，谨慎行事，遇到问题时能够独立解决，处事灵活，明确事物的发展规律，保证较高的工作质量和效率。

1 办公室文秘的角色定位

1）管理行政事务。办公室文秘负责行政事务工作，能够对各级领导起到辅助作用。其中包括公文处理、机要工作、负责接听电话和处理、会务筹备和活动安排等。公文处理要求将这些文件进行整理归档、催办、传阅、清退等。机要工作主要是管理和监管办公室印章，办理各种行政公函、证明信、介绍信等。电话接听和处理工作主要包括接听单位外来电话、及时处理接收传真文件。会务筹备和活动安排主要是依照领导的指示安排单位活动，安排会议议程，通知和准备会议、做会议记录等工作。

2）负责文字起草。负责起草领导讲话材料、计划总结、综合性行政工作报告等;按照文书处理程序起草单位文件、办公室名义印发的各种文件等。起草各种材料和文件的过程中，必须明确领导的意图，对起草内容进行精心构思，事先将相关资料进行收集和整理，保证起草的内容能够令领导满意。

3）协调部门事宜。办公室文秘需要负责单位各部门的协调工作、接待外来宾客等。文秘服务于单位中的领导及外来访客，是单位的形象代言人。接待访客时要使用应有的礼仪，及时解答访客的问题，如果单位领导不方便接待，文秘要委婉拒绝。办公室文秘负责传达工作，将单位各项事宜准确传达给教师。办公室文秘需要有较强的领悟能力，能够正确理解上级领导下发的文件，帮助各部门做出正确决策。

2 办公室文秘工作现状

办公室是单位综合办事机构，具体负责综合协调、督察督办、公文处理、组织会议、信息处理、组织重要活动等工作。工作内容繁多，且复杂，因此，在具体工作中，往往会出现很多问题，其工作现状如下：

1）工作目标不明确。部分办公室文秘人员对办公室的工作职责只停留在表面上，对自身的岗位和职责缺乏系统性的认识，没有深入思考单位办公室的工作标准是什么，怎么做，效果是什么的问题，只知其一不知其二，工作中往往易处于被动的状态，离合格办公室文秘人员有差距，导致工作目标定位不精准。

2）缺乏过硬的综合素质。现目前，单位易出现的问题就是办公室文秘人员基本呈现出年轻化的状态，且年轻的文秘人员基本是半路出家，缺乏系统的文秘知识培训，管理能力、管理水平和综合素质较低。因此，更多的工作主要是负责小事、小细节处理，无力承担大的事项。

3）服务对象模糊。办公室文秘人员要做到目标、职责明确，服务对象精准定位。而在面对工作，我们的意识里易出现只要完成领导交办的工作就算是完成了文秘的工作，没有认清文秘人员服务的不仅仅是上级领导，还要面对的是全体职员和其他人员;工作中易出现只顾眼前缺乏长远的考虑，其他的工作可推就推，没有认真领会“文秘人员”这四个字真正的含义。

3 提升办公室文秘素质的有效策略

1）要目标。办公室作为单位运转的核心部门，文秘人员需要根据岗位赋予的职责与使命，清晰明确树立与单位中心工作一致的工作目标——培养什么样的人、如何培养人以及为谁培养人，围绕根本问题，提高工作执行力，切实履行好工作岗位职责，为单位提高人才培养质量做好相应工作。

2）要有艺。文秘人员正确的发展方向是做到手中有才艺，要带头及时更新知识储备量，系统学习方针政策，多读书、勤研习、细揣摩、多领悟，拓宽知识面;要带头与各单位加强沟通交流，占据主动性，做到心中有数;要带头制定和执行科学有序的规范办文、办会、办事程序，提升工作效率;带头参与单位各项事业发展的调查研究，做到上知方向、下知实情、近知意图、远知趋势，为领导提供决策依据，为单位发展贡献出力量。

3）要扛责。文秘人员必须做到敢吃苦、耐吃苦，做到时刻保持高度的责任心和使命感，做到手勤、腿勤、脑勤、嘴勤，做到家庭工作和谐相处。尤其在特殊时期，比如举行重要会议或者重要文件撰写等过程中，更要做到任劳任怨、无私奉献、俯首甘为孺子牛的精神。此外，文秘人员能看到涉密的文件，能听到开会讨论的重大事项意见，能察到发展的迹象，在选人用人的过程中，要进行严格的考核，要让其明白有所为有所不为的道理，要让其知道不该说不该做的坚决不说、不做的道理，要让其养成保密的习惯。

4）要创新。作为办公室文秘人员，除了服从安排，创新意识不能丢，通过加强学习，汲取别人的经验教训，结合自身实际情况，取其精华去其糟粕，在工作中不拘泥于传统，不怕担责，以事实为依据，勇于、敢于进行文秘工作改革，尤其在公文的撰写中，敢于运用新的写作思路、新的逻辑框架，创新出办文、办会、办事的既有效率又有质量的工作方法。

5）要关爱。办公室的特殊性、办公室的职责、办公室的使命，不仅要求文秘人员不断提升和完善自己，还要有来自领导的关心、关怀、关爱，可适当加大和支持文秘人员的职业培训，让大家凝神聚气，抱团工作，提升办公室工作效率与质量。同时，文秘人员在办文过程中，不能掺杂个人色彩，不能因为个人的好恶而影响公文的写作和办理。因此，在面对不同的阶层、不同的会议、不同的环境，所撰写的公文要做大眼中有人。如：单位工作會议材料，在撰写过程让大家明白单位目前要干什么，怎么干，要给予下级部门相对应的指导;表彰会、报告会等相关会议上的材料，主要体现号召力和感染力，形成一股合力为单位发展谋出路。办会、办事过程中，要做到对事不对人，不搞情绪化工作，让大家在轻松愉悦的氛围中开展工作。

6）要服务。办公室要按规律做好服务，遵循办文注重严密性、办会要有连贯性、办事把握原则性规律。要随时体察、领悟领导意图，要树立超前意识、锻炼追踪反馈功能和学习功能，要合理安排好工作时间，有力有序的完成交办的各项事务。此外，还要树立良好的服务意识，坚持微笑服务理念，坚决杜绝门难进、脸难看、事难办现象。

4 结束语

综上所述，提升单位办公室文秘人员的素质不外乎就两种精神—进取精神和吃苦精神。要勇于面对信息化、大数据时代给我们带来的挑战，牢固树立进取之心，以主人翁的姿态融入到工作中，将文秘工作作为一门学问来研究，不断完善自己;敢于面对办公室繁杂的工作状态，牢固树立吃苦耐劳的品质，时刻告诫自己不要在奋斗的年纪选择安逸，时刻牢记古训吃得苦中苦方为人上人的道理。

参考文献

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