高校电子档案的智慧建设

李莹 朱梅

摘 要：高校档案工作具有历史悠久、档案门类多、立档单位信息系统复杂、档案管理业务全面（馆室合一）、利用服务精细化、人员编制少等特点。为了提高档案管理工作的水平，电子信息化发展是高效管理档案文件的必由之路，“智慧档案馆”为高校“数字化校园”建设的重要组成部分。本文分析高校电子档案现存问题和数字化建设的意义，提出解决高校档案数字化建设的方法策略，促进高校档案数字化快速有效地稳步向好发展，做好电子档案的智慧建设。

关键词：高校档案;数字化;智慧建设

基金项目：徐州工业职业技术学院院级课题“信息协同视角下区块链在高校电子文件管理中的应用”（项目编号：XGY2019B006）。

科技的进步加快促进了国家和社会的信息化发展，档案数字化建设也顺应社会信息化趋势加快了脚步，因为数字化是在当今形势下创新与提高档案服务工作的必经之路。2019年，李克强总理签署的国务院令第716号《国务院关于在线政府服务的若干规定》第十条：电子文件（证照）与纸质证照具有同等法律效力第十二条：除法律、行政另有规定外，电子文件不再以纸质形式归档和移交，符合檔案管理要求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力。国家和各企事业单位在开启档案数字化的同时更注重工作质量和规范，电子档案管理是一项技术含量高、规范程度严的工作，要做好录入、查阅与保护等方面的系统性管理维护。

1 高校电子档案建设的现存问题

高校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理、财会等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、实物、声像等记录。高校一直处在教育与科研相结合的前沿，一流的学校建设离不开科技的有力支撑，高校档案管理作为学校发展历史和功绩的见证，越来越被国家和教育部门重视，不断出台完善相关制度规范，最新修订的《高等学校档案管理办法》（2019年10月8日修改稿）第六章第三十九条规定：高校应当加强档案信息化建设，将其纳入“数字校园”或“智慧校园”建设总体规划。但是，当前部分高校的档案数字化工作却远远跟不上国家规定，一方面由于档案管理一直处在高校的边缘地位，不用档案的时候不被注重;另一方面是相关人员的信息化意识与操作能力较弱。

由于纸质档案在收集和移交过程存在流程的复杂性和材料的唯一性，有的档案难免会出现缺失或丢失的结果。如高校的学生档案，资料多且持续时间久，频繁办理且容易出问题的也是学生档案这一块。一方面学生因工作、考证、晋升等需要核实一些出生年月、专业名称登记错误，与毕业证书信息不一致等问题，因档案的特殊性要求学生必须本人查询或者书面委托别人代办，需要从所在地回母校查询录取名册和毕业登记表证实个人信息与档案记录否匹配;另外一方面是毕业生的档案未及时调走保留在学校，在由二级学院转交学工处再移交到档案室的过程中，容易产生一些不确定因素导致个别学生的档案丢失，若干年后学生来查询却找不到的尴尬情况。电子档案不完善，智能设备不健全，是阻碍高校档案数字化进程的关键因素，是困扰智慧校园建设的环节。

2 档案数字化建设的内容和意义

2.1 档案数字化建设的内容

1）馆藏纸质档案的数字化。档案数字化就是将馆藏的纸质档案进行扫描、拍照等信息化手段，进行档案的纸质版和电子版同步保存，加强保护力度，加快查询时间。高校档案的数字化扫描主要有两种方式，一是购买扫描仪设备，由校内档案工作人员自行扫描保存;另外一种方式是业务外包，由外包公司的专业人员利用专用设备，承包档案数字化扫描工作，但外包公司收费较高，不熟悉学校档案归类特点，且不能保证档案的严密性。因此，建议购买专用设备自行扫描，可以请专业人士进行业务培训，可加强档案保密性工作。其基本环节主要包括：档案出库、数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交、档案归还入库等。2）在收集过程中加强以电子文件为主档案材料的比重。随着办公自动化的普及，高校各部门产生了大量的电子文件，因此，档案的收集要由以往的注重纸质版归档工作，转为重视电子文件的形成、修改、定稿的过程记录，通过专业的软件或平台，以保证电子文件录入的便捷性与保存的安全性。然后由各部门形成的电子文件通过网络移交给档案馆（室），网络信息化归档成为必然趋势。

2.2 档案数字化建设的意义

在网络快速发展的今天，档案数字化建设带来的意义大家应该深有体会，一方面，网络的共享性决定了各部门可以在不同地点同时浏览同一份电子档案，通过电子信息网络的通道有效提升办公效率;另一方面，电子档案可以有效降低打印和人工管理成本，节约档案建设使用空间，在取代纸质档案后，不仅可以方便管理人员的查阅，并有效节约由于复印等原因，造成人力投入与纸张的浪费，直接的降低了高校档案管理的成本。此外，高校电子档案的智慧建设，可以使存档、查档、利用都变得更加智能、更加全面、更加生动，便于档案管理的同时提升了查阅效率。

3 高校智慧档案馆的建设策略

档案管理从电子文件，发展为数字档案馆（收、管、存、用业务系统，三库分离，精细化管理）与智慧档案馆（全面档案管理系统、智能管控、过程管控、智慧档案人），数字化经历了互联网+、区块链技术，各行各业从传统模式升级为新型平台。高校的发展离不开档案，档案的管理离不开数字化，数字化的升级离不开技术的更新，高校电子档案在数字化校园建设方面将发挥重要作用。高校的智慧档案建设主要档案管理和技术支撑两个层面开展建设。

3.1 智能“物”、智慧“人”和“智慧系统”协同管理

从智能“物”、智慧“人”和“智慧系统”三个方面协同展开，突出安全的全面智能化。智能“物”，应用物联网技术将智能化传感设备植入到档案馆（室）的物质设施;智慧“人”，档案人员在体验、感悟、反思、经验和知识积累中提高悟性和创新能力;“智慧系统”就是采用最先进的计算机设施、技术和应用程序建立以档案信息、档案业务活动信息和档案服务信息为管理对象的计算机信息系统，使得档案馆（室）的智慧“人”与智能“物”能够通过“智慧系统”实现联动，从而使得档案业务呈现出全面“智慧”的特征。

3.2 保障智能设备采购和技术培训

做好智慧档案建设首先要有基础的数字化设备，高校领导层应予足够重视，把档案数字化列入工作计划，加大人力、物力和财力的投入，满足档案数字化建设经费需要，加强信息化硬件及软件设施建设，为档案部门提供良好的工作条件，支持高校电子档案智慧建设的开展。同时，设备买回来师生不会用，智慧建设工作也无法继续展开，因此，需要依靠新的信息技术、网络技术和新媒体技术，主动可以通过开展继续教育、专业讲座等形式向师生培训档案数字化利用知识，提高专职档案人员和兼职档案人员的信息技术水平，满足档案数字化建设的需要。

4 结论

高校电子档案的智慧建设需整体规划，逐步推进。要建立档案数字化建设的长久机制，馆藏档案数字化过程要和电子档案的收集工作同步跟进，避免重复建设。高校档案数字化建设应该通过政策规定和调研报告提高校领导的重视，根据学校办学规模与特色，因校制宜地科学规划档案数字化建设。因为，智慧档案建设绝不是只把纸质档案转化为电子文件这么简单，它是融合新技术、新媒体以及创新人才的系统工程，应该将数字化普及到每一个校园、每一位师生。

参考文献

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