档案查阅利用工作的现状及对策解析

摘 要：本文以档案查阅利用工作的现状及对策为切入点，展开具体分析，并以此为依据。提出学校档案管理工作的重要性、学校档案管理工作现状、档案查阅利用工作的有效措施等几方面，希望通过增加巩固档案工作基础;提升对档案管理工作认知;重视管理硬件设施，确保档案管理工作质量;实现管理现代化，开拓服务领域等，进而有效的提高档案管理的质量。

关键词：档案;管理查阅;工作现状;有效措施

学校在档案管理的过程当中，能够提高教学质量，突显学校的教学特长，学校作为通往社会的一道大门，平均每天都会有新事件的产生，每件事件都会使学校发生改变，记录这些新事件的经过和重点作成档案的形式，可以对学校的发展做出贡献，让学校得到更好的科学化管理。

1 学校档案管理工作的重要性

1）档案作为学校办学的见证。学校的档案是老师和学生在日常教学，管理以及各项活动等期间形成的。通过档案管理人员收集、整理的过程中，把对于学校与社会有用的价值经过各种形式进行记录，具备参考性和证实性的特点，是学校办学的必要的见证，档案具有真实的证实的特点，是由档案形成和本质的特性构成的。因为档案是通过每天发生的事件形成的，没有任何操作方法，使档案具有真实性，是能够让人信服的历史证据材料。还有方案具备参考性，根据档案资料来做出参考。档案作为第一手资料，跟其他资料相比之下，档案更具有可靠性，其作用非常广泛[1]。

2）档案作为学校评估的重要依据。学校要想良好的发展方向，档案工作是必不可缺的方案之一。要根据科学性来管理档案，是对于学校办学成绩和管理水平的必要标准。学校档案记录着学校发展历史的重要成绩，学校在办学的过程中，对于办学理念、特色、质量经过档案管理进行提取，学校对于教育教学改革、管理、成果、老师教学水平等资料整理到学校档案中。通过这些档案资料来对学校办学过程中考察评价的重要证据。

2 学校档案管理工作现状

1）对档案管理重视程度不足。经过长期以来，有些部分管理人员对于档案工作存在一些误区，以为档案工作基本就是抄写记录，保存性的工作，不能够为单位创造的经济效益，只要单纯的做到保管，能进行查档就可以。不能积极对档案管理来进行规范学校管理和办学效率的提升[2]。并且，由于学校对于档案管理工作的忽视，导致档案必要的设备配置程度不足，因为现有的设备相对比较落后。档案室面积空间环境比较小，把整理室和档案室放在一起，在其中放置防虫剂防潮剂等，经过长期在其环境下工作，会给人带来身体上的影响。随着档案资料逐渐地增多，使档案室硬件设施不能给予档案规范化管理的需要。

2）档案历史遗留问题众多，整理档案任务重。在民办学校办学初期，主要以招生、教学、和学生就业工作问题为主，对于档案管理工作的不注视，导致收集资料不及时而出现的遗失情况，对学校办学初期造成损失。在现有的办学初期和中期的档案有待整理、归档与立卷，还因为此任务繁重，人员的稀少，从而导致不能提高办学效率。

3）管理能力成果较低。导致管理程度较低主要有两个原因，一方面学校虽然设立档案室和配备专业的档案管理员，但是由于人员的缺失，兼职档案员普遍没有进行过专业性的档案知识培训，兼职人员对于档案知识工作业务并不理解，而且所以兼职档案人员都是以别的工作为主，忽视对档案收集意识，不能做到及时整理归档。还有一方面由于档案材料不能及时上交给有关部门，而且材料质量程度不够，例如，用纸标准不统一、材料排版影响装订、整改不符合标准，该写的内容没有写到、材料内容表诉缺少真实性等问题，都会增加档案管理的一定难度，对于档案管理效率产生严重的影响[3]。

4）缺乏有效管理。档案对于学校而言具有这很大的意义，但是档案管理工作重视程度并不是高，档案管理工作实际情况不足，所以导致相关部门对于档案管理工作经常不被重视，单纯的认为档案只是为了应付平常的查阅功能，这是相关人员出现忽略档案管理工作的原因之一。

目前的檔案管理工作情况来看，很多部门在档案管理制度上应存在漏洞，导致档案管理工作在实际的开展受到了局限性，特别在把材料的收集的情况，若是缺少良好的收集方式，使档案管理工作人员工作中，出现对于工作不积极和缺少责任心，使得档案收集归档工作比较被动。

3 档案查阅利用工作的有效措施

1）增加巩固档案工作基础。相关领导应当做出对档案管理工作的前提下，给予应该对人事档案管理人员的工作进行高度的重视，并且计划到日常工作当中，组建档案管理的组织，在规定的时间里对档案进行检查以及处理问题。该档案检查组织还要增强对于档案法规的学习，必须对于档案管理的责任加以重视[4]。

2）提升对档案管理工作认知。在学校档案管理工作过程中，各级别管理干部要从思想上提升对于档案管理工作认知，记录好日常工作形成的档案资料，经过会议等方式向全部职工宣导档案管理工作的重要性，按时检查工作过程中的档案资料是否跟符合实际事件和是否有遗漏，如果有要及时整改，让档案管理工作成为日后的全校职工都会关注档案的工作。

3）实现管理现代化，确保档案管理工作质量。随着学校办学规模逐渐壮大，会使档案科目与日俱增，如果还是采用以往传统的档案管理方式，已经不能完全适应现在的档案数量，并且也不能满足师生的对其的需求。因此， 学校需要利用现代化手法加强档案管理的工作效率，并有效的添置相关的档案管理设备，做到有效的防潮、防火、防霉等，进而确保档案资料的安全性。另外，学校还可以利用现代化手法讲档案管理信息及时的传递给学校领导和各个相关部门，提高利用率，进而使其更好的配合档案部门进行管理工作[5]。

4）重视资料的收集，并及时归档。学校的重大决策和研究项目的依据都来自于学校档案。因此，档案的管理要做到及时、准确。由于学校的科目、种类繁多，学校的教学档案和工作档案的归档时间都有所不同，这样就需要档案管理人员，时刻注意收集，并做好检查的工作，并且在收集档案时，将工作细分到个人，如教育记录，试卷的管理、工作的总结、批复的文件等;如移交文件，文件材料的正文、附件、批复资料排列顺序等，确保档案管理定制的合理性，进而提高档案管理的质量，严格避免 重复工作[6]。

4 结束语

综上所述，学校在档案管理上的完善是不容忽视的。学校只有不断的建立档案系统，并不断进行完善，加强其科学化的管理，才能有效的提高师生对档案的需求。并且，学校要不断的吸收先进的管理技术和先进设备，加强档案管理的工作进程，进一步实现科学化管理模式，并有效的建立动态管理模式，有效的收集人才的反馈意见，进而逐步的提高档案管理的质量。

参考文献

[1]吴佳怡，刘静，胡靖仁.“互联网+”背景下医院科研档案管理策略[J].现代医院，2018，18（10）：1462-1464+1467.

[2]马丁，万建新.科技档案管理系统设计[J].甘肃冶金，2018，40（03）：117-119.

[3]尹小莉.高校办公室行政人员档案信息化安全管理策略[J].办公室业务，2019（12）：89+91.

[4]曹彦.不动产登记档案资料查阅和管理工作的再思考[J].上海房地，2019（05）：37-40.

[5]刘丽华.高校数字化档案信息安全隐患与保障措施研究[J].兰台内外，2019（12）：37-38.

[6]姚帅.高校干部人事档案服务水平提升路径探索[J].中外企业家，2019（25）：108.

作者简介

陈颖芳（1987-），女，山西怀仁，就职于山西省贸易学校，毕业于山西大学商务学院，助理馆员，从事工作：档案收集、整理、录入、查阅等。