人事档案在人力资源管理中的价值研究

李冬梅

摘 要：人力资源管理能够快速准确地将人才分配到最合适的岗位上，帮助人才的价值得到充分发挥。人事档案作为人力资源管理的重要组成部分，通过科学合理的运用人事档案管理，能够保证人力资源、物力资源有机结合，最终实现组织管理目标。本文通过对人事档案在人事资源管理中的价值进行深入分析，明确人事档案的重要作用，对人事档案的管理措施进行优化，为人力资源管理的快速发展提供借鉴和参考。

关键词：人事档案;人力资源管理;应用价值

人力资源最主要的目的就是知人善用、尊重人才，将人才与工作紧密结合，根据人才的成长经历和工作表现对人才进行全面的评价。人事档案作为记录人才经历和表现的最直观、最真实的材料，能够有效帮助人力资源管理部门对人才进行深入的分析和了解，对人才需求计划以及招聘标准进行合理优化。

1 人事档案在人力资源管理中的重要作用

1.1 确保人才资料真实可靠

衡量人事档案的质量最主要的标准就是材料是否真实、准确，人事档案除了要记录员工的工作经历、学习经历、工作业绩等内容之外，还应该对员工的道德品质、主要成就等内容进行分析，为干部的任免、调用提供最直接的证据。在人力资源管理的过程中，对于重大项目的决策必须以人事档案作为标准，帮助管理人员对小组成员之间的合理化配进行全面的分析[1]。

由于企业之间所拥有的人才数量众多，要想保证员工之间的通力合作，最主要的就是根据员工的个人经历和主要特点进行分析，确保人才之间优势互补形成最佳搭配。为此，在人力资源管理的过程中，必须要充分查阅人事档案，确保人力资源规划更加的科学合理。

1.2 促进人与档案统一的管理

人力资源管理的主要功能和价值就是确保人与物之间的相互配合，但是人力资源并不是静止的，人事档案也并不是都固定保存在某一个组织部门，必须要随着人员流动、岗位变化等情况对人员的调动信息进行全面的记录，避免出现“有档无人”或“有人无档”的问题，严重影响人力资源管理的质量和水平。

2 人事档案利用的主要不足

2.1 人事档案管理意识模糊

尽管人事档案在人力资源管理中的作用无法替代，但是现在依然有许多企业并没有充分的利用人事档案来推动人力资源管理，尤其是在用人留人选人等方面，忽视人事档案的重要作用。最主要的原因在于我国目前缺乏完善的人事档案记录规范，在填写人事档案的过程中随心所欲，很难对人事档案资料的真实性和可靠性进行监督和管理[2]。

由于受限于人类之间等成本因素的考量，很多的人事档案整理效率并不高，每五年才进行一次整理，这样就很容易导致材料的数据不够真实准确，人力资源管理部门无法根据人事档案的相关信息对人才进行准确的判断。

2.2 人事档案内容真伪难辨

由于我国社会经过了一系列的改革发展，这样就导致大多数的人才出现频繁流动的情况，很多流动人员的工作经历和培训资料无法及时填补，造成人事档案内容模糊。还有许多人事档案出现个人信息失真的情况，例如假职称、假工龄、假学历等问题，导致人力资源管理部门只能够被动的接收人力资源信息，无法进行准确的鉴别。

2.3 管理水平不高

在人事档案管理的过程中，由于材料内容不够真实，管理欠缺，内容零散等问题，这样就很容易造成人事档案，无法全面的反映出一个人的真实能力这样就使得对人力资源安排缺乏科学。

3 加强人事档案在人力资源管理中应用的主要策略

3.1 创新人事档案管理理念

在新时期对于人事档案的管理，最主要的就是确保人事档案的知情权，首先由于许多的人事档案资料涉及到非常私密的个人信息，而如果将这些个人信息资料公诸于众，非常容易造成个人隐私泄露，使人生活在不安的状态下，为此在新时期人事档案管理的过程中，最主要的就是确保人事档案资料管理实行半透明式管理。所谓的半透明式管理就是将相对公开的人事档案资料进行适当公开，让更多的人民群众对人事档案的建档工作有着深入的了解，拿捏好人事档案公开的尺度，确保社会公众可以对人事资料的真实性进行监督[3]。

例如对个人的党龄、职务、年龄以及学历层次等进行公开，提高档案资料的信息交流性能。对涉及到个人处分，查看等相关资料以及个人身体状况等信息，必须要绝对保密。通过这样的管理理念能够有效的提高人事档案的利用价值，保障人事档案发挥应有的作用。

3.2 充分发挥人事档案管理的实效性

人事档案伴随着一个人的终生发展，在人事档案资料管理记录的过程中必须要根据一个人的工作经历和职位变化等相关内容进行详细的描述，确保人力资源管理更加具有真实性。

人事档案部门要补充档案资料的内容，完善档案资料收集登记和整理的规章制度，将散落的档案资料进行集中保管，提高档案资料内容的丰富性。还要对档案资料的真实性进行严格审查，如果出现虚假的材料则必须及时的排查，加强对人事档案的监督与管理，这样也能够确保档案资料更加的真实准确，为人力资源优化提供准确的参考。

3.3 加强档案管理人员的素质

在新时期人事档案管理工作具有非常强的专业性，必须要确保档案工作人员自身具有较高的政治素养和扎实的专业基础，提高档案管理人员的职业道德水平，让他们能够明确人事档案管理工作的重要意义，推动人事档案管理的效率。

3.4 利用先进手段对人事档案进行现代化管理

随着现代网络时代的快速发展传统的纸质档案资料存在许多的不变性，例如所需要的保存空间过多、资料容易失真、受到虫害鼠害的侵蚀等不足，使得管理非常复杂。

通过运用计算机技术和网络技术，直接将海量的人事档案信息资料转变为数字化档案，既能够有效的节约档案存储空间，又可以提高工作效率，减轻档案管理人员的劳动负担[4]。

3.5 创新服务理念

在现代化人事档案管理的过程中，由于人事档案资料不允许接入公共网络，只能够在人事部门内部进行数据共享，导致其他部门的人员无法对人事档案资料进行充分利用，严重限制人事档案资料的利用效率。

在新时期必须要积极转变人事档案管理理念，通过以信息化网络化建设加强人事档案资料的资源共享，通过建立完善的数据资源库，保证对人事档案信息资料进行及时的更新，为人民群众提供更加便捷的人事档案信息查阅平台，为人力资源管理提供全方位的服务。

4 结束语

总而言之，在新时期，人事档案作为人力资源管理重要的组成部分，必须要积极优化人事档案管理的策略，充分发挥人事档案的价值，保障人力资源得到健康发展。

参考文献

[1]龚美玉.浅谈医院人事档案信息在人力资源管理中的作用[J].办公室业务，2019（18）：172.

[2]陈文烽.试论如何发挥人事档案工作在医院人力资源管理中的应用价值[J].辦公室业务，2019（11）：139.

[3]杨亦君.医院人事档案信息在人力资源管理中的作用分析[J].中国管理信息化，2018，21（21）：158-159.

[4]刘小西.人力资源管理工作中人事档案管理的价值分析与讨论[J].全国流通经济，2018（26）：56-57.