血站业务档案规范管理的实践与探讨

任微　孙海明

摘 要：档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案是事业单位各项工作的真实记录，是各单位持续发展的重要依据，既能指导现实工作，又能为查考历史提供重要依据。

关键词：血站业务档案;规范管理;探讨

一、引言

无偿献血事业是事关人民群众身体健康和生命安全的社会公益性事业，是社会主义精神文明建设和道德建设的重要组成部分。无偿献血事业不仅能够促进社会主义核心价值观的传播，还能够保障本地区医院血库的存储量，具有重要的道德价值与医疗价值。

血液中心（血站）业务档案是输血工作的一个重要组成部分，是发展输血事业、开展生产科研、提高管理水平的必要条件和依据，也是血液中心的重要信息资源和国家卫生事业的宝贵财富。血站档案真实地记录血液中心行政、财务以及血液质量控制和质量保证的全过程，是维护献血者、受血者、采供血机构及医疗机构合法权益的重要依据。随着无偿献血工作的不断深入开展，医学科学的不断发展和社会法制化进程的加快，国家对采供血机构的管理越来越规范，如何管理好档案并充分应用档案进一步推动无偿献血事业的发展，是对新时期血站档案管理的新挑战。

二、采供血机构业务档案范围

血站业务档案指血站在采供血过程中产生的记述和反映血液中心采供血过程、质量管理、人员培训、科研教育、资源管理、检查指导等工作的各类文件和记录。它包括从献血宣传、招募、献血者筛选、登记到血液采集、检测、制备、储存、发放、运输整个过程中所产生的各种质量记录，以及献血者回访、血费报销等相关记录资料，保证其可追溯性、真实性与有效性。

三、采供血机构业务档案管理的体会

（一）分类别按年限归档有利于档案整理

血液中心（血站）业务档案主要是血液采集、检验、成分分离、储存运输等环节产生的各项工作现场记录，以及血液质量监督和质量保证方面的工作记录。血液信息方面包括献血者个人资料记录，献血者健康征询、体检记录，采血情况记录，血液初检、复检记录，血液成分分离制备记录，血液入库、发放记录、血液保存记录、血液制品质控抽检记录，采供血工作环境消毒记录，采供血工作环境工艺卫生质控抽检记录，储血冰箱、离心机等重点设备质控监测记录，采血袋等一次性医疗用品及试剂等的生产厂家资质证明材料及质量检测记录，报废血、医疗废物的处理记录等。按照采、检、分、储、发五个流程进行总分类，每个分类下再设置子目录，各子目录中按年限进行编号管理。这样的分类管理有利于档案生成科室原始资料提交，利于档案管理人员统一编号，也能够便利相关人员调取资料，查阅资料。

（二）以序列码相关联形成完整的档案管理体系

当前国内采供血工作模式为采集、检测、分离、储存、发放五个环节分体管理，过程中产生了献血者、血袋、标本三个实体流，与实体流相对应形成了三个信息流。由于分体管理，同一献血者的征询、体检及个人信息等档案资料在献血服务部门产生，所献血液的信息资料分别在献血服务、成分制备及供血服务部门产生，所献血液的标本信息、检测及检测报告资料分别在献血服务、检验检测部门产生。文件材料形成分散、量大，难以自然形成某位献血者的系统性档案，因此以献血序列码为关联，才能使分散管理的档案资料一体化，形成完整的档案资料体系。

（三）手工归档与计算机管理结合方便档案利用

随着采供血工作的不断发展，档案利用的数量和频率呈现上升趋势。宁夏血液中心2015-2018年共有420人次来查阅利用档案资料，提供利用案卷2300卷次，共涉及4个门类的档案被用于工作信息查考、编史修志、原始信息查询、质量追溯、经费审计等。频繁的利用使档案目录管理尤显重要，特别是在献血者、血液、标本管理中，其中献血档案是核对献血者献血日期、献血量等相关信息的重要依据。自1998年《献血法》实施以来，为鼓励和调动社会公众积极参与无偿献血，制定了《献血者血费报销制度》，为准确提供献血者信息，计算机的应用有效降低了序列码录入人为差错，提高了档案检索的正确率，从而为《献血法》的实施和《献血者血费报销制度》的执行提供可靠保證，为进一步推动无偿献血事业的健康发展和档案体系建立、完善打下基础。计算机使用与大数据处理模式的普及，也让业务档案管理人院看到了手工归档与计算机管理结合的可能性。利用手工归档与计算机管理结合，能够大量节省业务档案制作时所需要投入的人力物力，也能够进一步提升档案的存储安全。

四、采供血业务档案工作探讨

（一）缺乏管理依据

血站业务工作的特殊性决定了采供血业务档案的独特性。《血站管理办法》和《血站质量管理规范》中对血站的原始记录要求做了要求规范，但根据档案法规和行业标准制定的档案管理规范却不统一。通过到外省单位调研学习及对下属血站工作督导检查，在具体的采供血业务档案整理方法、鉴定、保管期限等方面都没有统一的标准，使得血站对业务档案的收集、整理、归档等工作，很难做到规范化、标准化，影响后续的鉴定利用工作。

（二）未形成统一模式

目前，血站使用的各种纸张尺寸不规范，由于计算机管理系统的广泛应用，绝大多数工作数据靠计算机完成，计算机系统中的设定是固定的，而设计者并未考虑各种规格表格放入业务档案中是否规范，因此输出打印的报告单也不尽相同。例如，供血服务科的血液出库单为票据打印机打出的两联单，一联留存于档案，一联交付财务科清算血费;献血服务科所用的献血登记表则是A3纸张;检验检测等数据报告则是A4纸张。

（三）完整性有待提高

血站业务档案管理普遍存在重视不足、管理不规范、归档文件不齐全等现象。多数采供血的业务档案由业务或行政人员兼管，他们缺乏系统的档案管理知识，所以在归档时很难对形成的文件材料准确地整理立卷，影响档案的完整性、准确性。同时，很多血站的档案是年末一次性清理上交，既容易出现档案在归档前分散保管时丢失，又会因为统一移交时的工作量过于集中，使得档案的分类整理质量下降和出现遗漏现象。

五、采供血业务档案管理工作思考

（一）完善制度规范

目前，有关部门还没有针对血站业务档案管理方面的标准，档案过程中存在随意性、不重视的现象，造成档案管理不规范、归档文件不齐全等问题。这些问题将会引起档案内容不规范，进而影响档案的正常使用性，甚至还会造成因档案管理不善，在输血引起的诉讼中不能举证而导致败诉的案例。因此，要进一步强化领导、档案管理人员和各业务科室兼职档案员对业务档案管理工作的认识，积极与上级单位联系沟通，寻求档案业务部门的指导帮助，制定血站业务档案管理制度，统一标准、统一认识，形成人人重视，齐抓共管，以保证业务档案的完整归档，规范管理，有效地提供利用。

（二）完善档案制度和检查标准

血站制定了相应制度和规定，要求记录书写规范，建立记录质量检查标准，形成了自查、互查、质控抽查制度，将记录的质量管理纳入工作业绩和质量的评价体系，保证记录真实、及时、准确、完整。在进行采供血业务工作质控监督的同时，加强记录形成的过程控制，各科室认真抓好血站工作每一环节的档案资料的收集、整理、归档，由血站业务管理部门和质量管理部门共同按目录逐一清点，既保证记录质量，又防止少交、漏交。在保证业务工作的同时，尽量缩短记录形成到移交归档的时间，防止记录在各部门分散保管的毁损丢失，保持记录的齐全和完整。对供血业务档案的检查应该分为两段式检查，即在档案入库时进行全面检查，防止谬误档案进入到档案库中，如果有谬误档案，则应该立刻将该档案退回到上一级工作部门中，要求其进行一定更正;也需要在档案进入到档案库后对档案内容进行不定期检查，防止出现有人借查看档案的名义对供血业务档案进行擅自更改。在对档案进行检查时，要着重查看档案之中有无出现更改痕迹和明显的纰漏，也要查看档案是否出现填写格式有误等情况。

（三）做好业务档案的信息化管理

要提高档案管理工作水平，充分发挥业务档案在血站管理中的作用，必须借助血站计算机信息化、网络化管理的优势，注重电子档案的管理利用。传统的纸质档案在提供利用方面，因所涉及的档案保管的科室多、档案厚重统一调度不便等原因而导致纸质档案的利用效率差。档案数字化和电子档案可以很好的解决这一问题。目前，通过管理系统查阅电子档案，可以实现档案信息的一次性查阅，所有档案信息一目了然，节省了步骤、时间。档案数字化和电子档案工作的推进，使档案信息能够被更好的利用，提高档案信息化和自动化管理水平，为血站管理和采供血工作提供优质高效的服务。做好业务档案的信息化管理，也能够为查验档案提供一定的依据。

（四）加强档案专（兼）职人员的培训

应建立有效的血站档案管理网络，成立档案管理领导小组，各业务科室要有分管档案工作负责人并配备兼职档案员，具体负责所在科室的档案收集、整理、编目、移交等工作，以保证各类档案资料的完整性。在工作实践中加强对兼职档案员的培训，定期进行业务指导和监督，组织学习档案管理工作的基本知识和要求，掌握业务档案的收集、整理、归档的具体操作程序和步骤，使档案人员的业务素质得到提高，從而让档案人员能够将自己在培训中提升的业务素质运用到实际档案管理工作中，以促进档案管理水平的提高。

参考文献：

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