浅析高校二级学院办公室主任应树立的观念意识

熊蓉

摘 要：高校二级学院办公室既是代表学院行使綜合管理、发布指令的机构，又是一个服务、办事机构。办公室主任的身份既是办公室队伍中的管理者，又是办公室人员中的执行者，承担承上启下、沟通左右，协调各方的重要职责，这种多重性特点要求学院办公室主任在工作中应树立服务意识、全局意识、责任意识、创新意识、警戒意识和终身学习意识。

关键词：高校;二级学院;办公室主任

习近平曾在谈到办公室工作时说道：“办公室，是一个单位、一个系统、一个机构的关键部门。办公室工作做好了，各项工作的顺利开展也就有了可靠保证。”[1]总书记的话，对高校办公室工作的重要性和努力工作的方向作出了科学的阐述。现实工作中，高校二级学院办公室也依据办公室的工作规律，是一个重要的管理服务部门和办事机构，既有校、院之间纵向的包括各职能处室的承上启下，又有学院内部的各系、室之间的协调关系，包括师资管理、学院网站维护、工作计划的制定与实施等，发挥着联系学校内外、学院的管理服务纽带作用。具体表现是工作具有头绪多、要求高、难度大、事务性工作繁杂等特点。而作为高校二级学院办公室主任，既是该部门的领导者和责任人，又是二级学院与学校之间沟通的喉舌，还是其所在二级学院领导、教师及工作人员的服务员、协调员，其自身综合素质如何，直接关系到这个二级学院办公室工作的好坏与效率，是该二级学院干群关系融洽、教师和员工团结一致等和谐工作氛围的创造者和维系者。对于保证院系工作正常有序运转起着不可替代的重要作用。

一、二级学院办公室主任的角色定位

（一）二级学院办公室设立

随着高校扩招工作的深入，各个高校下设的教学单位规模逐渐增加，不论是学生人数、还是教师人数，包括专业设置、教学内容等都呈井喷一样上升。相伴而来的是工作量加大、工作内容增加、业务范围广泛，旧有的、单纯以教学为目的所设立的教学单位已经不能满足教育发展的需要。因此，各个高校纷纷成立了具有一定行政职能的二级学院，作为行政单位不可或缺的二级学院办公室也应运而生，办公室主任就此产生。

（二）二级学院办公室主任的参谋作用

随着高校转型发展，学校管理重心下移，二级学院有了更多的自主权，怎样更好的在教学、学科建设、专业建设、师资队伍建设等方面把握好方向，发挥专业学院的特色优势，在此背景下，二级学院办公室主任要做好出谋划策、当好参谋助手，为学院领导决策提供可靠、准确的多面信息和依据。在决策和实行中，要做好落实、督促和及时反馈工作。

（三）二级学院办公室主任的服务功能

二级学院办公室的中心工作就是服务。既为学校、学院各级领导层服务，又要为教师和学生服务。办公室主任的工作，可以说烦琐且紧张，这就要求办公室主任，一定要具备较好的心理素质、较强的业务素养和相关的专业知识，才能建立较好的人际关系，这是圆满完成各项工作的保证[2]。

办公室主任的岗位工作包括：教师等人员与经费管理、起草公文、组织会议、多方协调、收集信息、信访接待等，还包括大量临时任务，工作内容非常烦杂、责任十分重大，这就需要办公室主任必须具备各个方面的能力和素质。这一角色定位决定了高校二级学院办公室主任要想更好地为学院教师和学校服务，必须具备较高的政治素质和业务素质，树立正确的观念意识。

二、二级学院办公室主任应树立的观念意识

（一）服务意识

二级学院办公室主任的工作性质决定了其要树立服务意识，始终以师生为本，为师生提供服务，紧紧围绕学院的中心工作来开展工作，这样才能较好地增强学院师生的凝聚力，从而提高工作效率。

二级学院办公室主任需牢记自己是学院师生的“服务员”，要有愿意服务、不怕牺牲的观念。主动积极地为领导提供超前服务，创新服务方式，多提建设性建议;热情耐心、真诚细致地对待师生，多了解并及时帮助解决他们在生活和工作中遇到的困难。总之，办公室主任工作的核心点就是服务，要用优质、高效的服务去赢取上级领导的信任、部门同事的理解支持和二级学院学生的欢迎[3]。

（二）全局意识

二级学院办公室的工作性质具有综合性，这就决定了在处理繁杂、敏感的工作事务时，办公室主任要树立全局意识，分清轻重和缓急，真正为学院的中心工作服务。办公室主任务必要处理好教师与学院、学院与学校的关系。在传达上级的方针政策时，一定要了解清楚政策制定的背景，深刻领会政策的意义，明确学校、学院各自的总任务和总目标的战略布局，认真地贯彻执行学校的方针政策。不能因为办公室主任缺乏全局意识而致使局部发展受到影响和限制。因此，办公室主任必须具备全局意识，抓住工作重点，从全局出发，高效地开展并完成工作。

（三）责任意识

责任意识是办公室主任为学院师生做好服务工作、开展所有工作的基础。二级学院办公室主任要具有主人翁精神，把学院教师和学生的所有事情都当做自己的事情来处理，全心全意、认真负责地为学院师生做好后勤保障工作。办公室主任的日常工作，都是非常烦琐复杂的细小之事，并没有十分重要的轰轰烈烈的大事，但细节决定成败，微小的事情出现差错，也会影响到整体工作的进度和工作效果，影响其他各职能部门工作的顺利开展，可以这样说，责任意识决定了成败。

（四）创新意识

二级学院办公室主任要具有创新意识，改进工作的方式和方法，建立高效的信息化管理工作系统，以便准确、快速、全面地掌握教师的基本信息，从而提高工作效率。在工作中如遇到特殊情况，当然首先要坚持原则，同时也需要创新工作方法，在征得领导的同意后，创新性地开展工作，以利于提高工作效率。

二级学院办公室主任的工作具有重复性，那么在处理同一类工作时可以不断总结经验，从中发现异同点，总结出更为简便、更易行、更高效的处理方法。当然，办公室主任一定要首先正确领会并遵循学校和学院两级的工作精神、工作方向，准确无误地开展工作，不能因盲目求新而违反学校和学院的相关政策。

（五）警戒意识

二级学院办公室主任的工作具有原则性，这就决定了其所有的工作都要照章办事，要懂规矩并守纪律。二级学院办公室主任不仅对自己要严格要求，也要时刻提醒二级学院的领导班子反腐倡廉，树立警戒意识。因为办公室主任直接为领导的各项工作服务，对领导的相关意图、有关资料和文件都有直接的接触，这就要求办公室主任一定要时刻督促自己守口如瓶。

（六）终身学习的意识

二级学院办公室主任要具有终身学习的意识，不断提高自身修养，提升政策理论水平，更好地为学院领导和师生服务。二级学院办公室主任的工作时效性的特点，要求办公室主任不仅要熟悉当前国家和学校的相关政策、法律法规，还要掌握心理学、管理学、最新的办公软件等相关专业知识，树立终身学习的意识，全面提升自身修养，提高工作效率。

三、提升高校二级学院办公室主任服务意识的对策与措施

（一）不忘初心，不断学习

进入21世纪，新知识、新技能像火山一样爆发。大数据、机器人、智能工具如雨后春笋般出现在人们面前。一天不学习，恍如隔世一样就跟不上社会的发展变化了，就面临着被现实淘汰的危险。学习，已成为每一个人不可或缺的必修课。学习，是加强二级学院办公室工作质量的首要条件，是关系到二级学院教学工作、学生工作顺利进行的基本保证。

（二）开拓视野，创造性地开展工作

二级学院办公室工作是麻雀虽小，五脏俱全。“新形势要求高校办公室主任要有创新思维，要增加自己的创新意识和创新能力。”[4]目前，高等院校的教学工作、学生管理工作和教师工作与时俱进，都有了新的内涵和外延，这就要求高校二级办公室主任强化自己素质，提高创新意识和创新能力，用开放的心态去面对新生事物和需要处理的事情，不抱怨、不拒绝、不排斥与自己意思不同或者是相佐的声音，用艺术家的手法来创造性地开展工作，为二级学院的教学工作保驾护航。

綜上所述，二级学院办公室主任作为高校的基层管理工作者，其业务能力水平的高低，服务意识、责任意识、全局意识、创新意识、警戒意识、终身学习意识等的有无会直接影响整个工作质量，而其工作质量的高低又会直接影响二级学院整体的工作水平。二级学院办公室主任一定要准确定位自我，不断提升自己的能力，通过高效且优质的服务工作来证明其自身的价值，更好地为二级学院、为领导和全体师生服务。

参考文献：

[1]于莉.浅谈新时代高校二级学院办公室主任工作[J].哈尔滨职业技术学院学报.2018（6）：129-131.

[2]姜丹丹，张亭亭.浅谈高校二级学院办公室主任应具备的素质及工作方法[J].传播力研究，2018（26）：229.

[3]金莲.浅谈办公室主任的自我修养[J].才智，2018（7）：136.

[4]古梅，刘玉莲.关于如何做好民办高校二级学院办公室主任工作的思考[J].改革与开放.2017（6）：119-120.