在信息化时代档案如何做到与时共进

孟海燕

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）11-121-01

摘 要 信息化时代电子信息技术的加速发展让各个行业的面貌焕然一新，新型档案形式的出现淘汰了传统的档案管理手段和监管机制，因此，如何利用互联网信息技术使档案管理更加便捷显得尤为重要。本文立足于档案管理目前存在的问题，提出相应的解决措施，使得档案管理真正实现可持续性发展。

关键词 信息化时代 档案管理 可持续性发展

一、目前档案管理工作中存在的问题

（一）管理人员素质较低，管理方法落后

目前，管理人员依旧根据其经验运用半传统方式即用纸质文件记录的方式对档案进行管理，这种管理方法已经不适用于数据爆炸式增长的时代，管理人员记录速度与数据信息增长速度不匹配，而纸质记录方式容易造成数据丢失，影响数据的精确性。管理人员从传统的记录手段中剥离而采用信息化处理模式，对其专业性要求比较高。而现行的管理模式仅限信息录入，而录入后数据的查询利用困难。

（二）单位部门对档案管理的重视程度低

单位档案管理部门在单位体系中的地位低，主要领导不重视，认为该部门无法创造经济效益或者其他效益，管理人员多为即将退休人员，或者身兼数职在其他部门仍有职位，认为档案管理作用轻微，因而责任性不强，工作积极性差；且部分管理人员缺乏创新能力，难以适应新的管理形式，不愿改变，而落后于时代发展潮流。

（三）档案管理工作的标准不统一明确

档案管理人员在管理档案信息的过程中，由于主要领导并不重视档案信息管理工作，未制定完整/系统/合理/有效的管理制度。而且各行各业的工作职能/工作重心/价值取向不同，加之各行各业对于档案管理工作的要求标准不同，档案信息管理人员的水平参差不齐。因此，同种类行业实行统一标准的档案信息化的管理困难程度较高。

（四）数字化档案管理安全系数低

就目前情况而言，大多数人的网络安全意识较低，更遑论档案管理机构的管理人员。不完善的防范措施，极易遭受病毒或黑客等攻击，导致巨大的信息泄漏的严重后果；其次，部分档案管理人员存在侥幸心理，认为建立了安全的防护系统后即可万事大吉，没有未雨绸缪的危险防范意识，加之自身素质较低，对安全防范系统的更新不及时，容易造成严重的后果。

二、信息化时代档案管理工作应对策略分析

（一）构建信息化档案管理系统，完善基础设备

构建信息化档案管理平台，主要应构建合理完整的数字化系统作为奠基，加之内部档案系统作为辅助，充分利用先进的现代化技术，用现代化手段统计/管理档案资料，注重实践，发挥平台的最大效用，达到高效便捷的目的。此外还要加强档案信息管理基础设施建设，配备相应的计算机设备和辅助设备，如打印机/复印机/扫描仪等设备，对档案进行分类管理。

（二）融会贯通，将档案信息化管理与传统方式管理并重

虽然传统的档案管理方式存在许多问题，但不可否认的是，它的存在拥有一定的合理性，相较于电子档案，有些纸质档案更具有文化或者学术价值；作为证明文件或者具有行政意义的纸质版档案作为证据具有极高的保存价值。这就要求档案管理人员根据档案资料的实际效用加以区分，进行合理管理。

（三）提高防范意识，增强档案信息现代化管理的安全性

在信息化时代数据信息爆炸式传播的情况下，不法分子利用网络和技术的漏洞，攻击档案信息管理系统，往往导致数据信息泄漏和损坏，造成经济损失，引起轩然大波。对此，档案管理人员应当提高安全防范意识，及时更新和升级安全系统，定时清理垃圾文件，确保档案信息系统的安全性和可靠性。

（四）加强培训，提高档案管理人员的自身素质

相关领导应重视档案管理工作，选拔高素质的档案管理专业人才，配备专业的硬件设备，提高档案管理工作人员的积极性。组织定期培训，教授档案管理的相关知识，并加强思想引领，增强工作人员的责任感，提高其工作积极性；根据其工作性质，对档案信息进行合理管理，妥善保管纸质资料，保证高质量完成工作，提高档案信息的安全性。

三、信息化时代新型档案管理应对策略的优势

（一）提高档案信息保存的稳定性

传统纸质的档案信息资料如果不是专业人员进行管理，受自然环境影响大极易受到损害，相对于纸质档案，电子档案用光盘等硬件进行储存，保存时间长，稳定性高。而且每一档案资料拥有一到两份云备份，受外部影响小。

（二）大大提高了档案信息传递速度

传统的纸质档案传递过程中需要大量的人力物力，运输成本高，而且此过程的安全性较低，稍有不慎便有可能丢失档案信息，造成不利后果。而用现代信息技术进行传递，则会减轻成本，节省了运输时间，极大地提高了效率。

（三）提高对陈旧档案的管理效率

不论何种行业，需要记录/储存/管理的数据通常数不胜数，内容繁杂。如果没有电子信息的帮助，仅靠人工来维系繁重的工作，压力过于强大。而且人工查询难度高。通过坚持传统人工储存珍贵档案文件加之數字信息现代化管理并重的方法，就可以简化整理和保存档案资料的过程，节省人力物力，提高对陈旧档案的管理效率。

四、结语

综上所述，信息化给档案工作注入了活力，提供了新的思路。提高了档案管理效率。档案管理工作的信息化也对档案管理人员提出了新的要求，转变思维，提高创新意识，坚持与时俱进，以改善单位的管理环境。通过这些方法，真正实现档案管理的可持续性发展。

参考文献：

[1] 纪翠林，阎丽.信息化时代背景下档案管理探析[J].现代商贸工业，2017（01）：65-66.