研究电子档案对疾控中心档案管理发展的推动作用

罗薇

（山东省潍坊市疾病预防控制中心，山东 潍坊 261061）

0 引言

疾控中心档案对疾控工作的开展十分重要，而如何能提高档案资料的管理及高速有效的利用疾控中心资料，已成为现代档案管理的重要工作[1-2]。随着现代科技的发展，电子信息化已经成为必然趋势，办公无纸化、自动化使档案的收集、存储发生了很大变化，相关资料的查询、借阅、交接、签发和归档等都是通过计算机设备和软件进行[3-4]。电子档案管理是利用计算机数据处理能力、网络传输、硬盘存储等档案管理的各个工作环节连接起来，以提高各工作的有效率和质量，转变工作人员的繁重复杂的传统纸质管理工作模式，提高工作效率，实现疾控档案的及时利用率。

1 疾控中心档案管理的现状

1.1 管理观念薄弱

疾控中心对疾病的研究都是根据以往疾控档案资料进行分析研究的，疾病档案非常重要，但实际档案管理中存在许多漏洞，主要是疾控档案管理人员对其不重视，管理意识不强，仅认为只要资料存储就行，缺乏相应的管理制度，投入的人力资源不符，长久以来使档案资料管理出现混乱[5]。且大部分档案管理在岗人员缺少专业知识，不熟悉业务技能，且不能灵活运用电子信息技术，无法保障资料归档完整性，也不能和提高工作效率。

1.2 档案资料质量不高

传统的档案资料管理大多是纸质资料，其量大、零散、质量不高、不整洁且纸张规格不统一，需要靠大量的人工进行分类整理，直接影响档案的存储、保管和利用。且纸张的耐久性差，时间久远会被腐蚀、湿化、虫啃或霉菌，降低了其保存时限，造成了后期调阅和使用困难。

2 疾控中心建立电子档案管理的重要性

2.1 疾控档案的重要作用

疾控中心档案在卫生防疫工作各部门中不仅起着纽带作用，还为防疫工作人员的防疫决策、防疫研究和防疫理论提供有效的数据和丰富的经验案例，为领导在制定卫生标准和规则时提供真实可靠的依据[6]。疾控档案中包含各种相关卫生科研课题调查案例、实验分析、数据报告、防治方案、试测观测、典型案例、总结等原始记录资料，都具有真实性和可追溯性[7-8]。为有关卫生防疫、医学技术资源和环境保护等提供了重要依据资料的储备，是技术力量的结晶，当新的科研出现，为其提供准确真实的第一手储备材料，为科研和医学技术提供最大的成功保障。

2.2 电子化档案管理建设的意义

电子档案信息化建设的主要意义有三方面：第一，有利于疾病档案资料的保存。疾控工作是社会性且长久性的卫生管理工作，随着时间会增加大量的疾控资料，纸质档案文件尽管再细心地进行保管，还是会随时间的推移而老化变质，时间久远会出现破损、老化和资料缺失等，如再加上频繁的借阅使用会更加缩短其寿命[9]。传统的纸质档案管理尽管能进行人工的整理分类和归档，难免会出现差错，且时间久远，对以往资料的查阅和找寻会非常困难，资料量大占据位置宽，整理也会耗费大量人力资源，降低工作效率。电子档案信息化的介入，可以通过计算机对疾控档案资料进行细致的分类和归档，它将原始档案资料扫描存储在硬盘中，避免录入错误，借阅查询通过网络进行，减少了对原始档案的扰动和流转性，保证了纸质档案的完整性。并可利用成熟的网络共享软件对档案资料进行查询、借阅、传输和查找，大大减少了工作人员的繁重工作，提高了工作效率。第二，档案查询方便开放性强。电子信息的加入和网络的共享，使各部门可以根据权限对档案进行调取查阅，不需要经过档案管理部门申请，直接可以在电脑软件中输入关键字或内容就可以进行快速查阅，甚至可以根据需要打印出来，发挥了信息极大的共享性，提高了查询效率，并减少了档案管理人员的大量工作和时间成本。第三，降低风险和成本。电子档案各个工作环节都是通过计算机网络完成，且能进行远距离传输，不仅节约了纸张，还直接降低了过去对档案复印备份、邮寄、装订等的费用成本。

3 利用电子档案管理的主要措施

3.1 提高管理观念和人员素质

树立主动的管理观念，让档案管理人员意识到档案管理对疾控的重大作用，加大管理水平和力度，实行有效的管理制度，明确工作流程、方法，对人员的工作进行定期考核；加大人员培训和交流，让其掌握业务技术和全新的信息技术，提高人员的综合素质，使其主动学习新技术新知识。做好档案原始资料的整理和录入，保障档案的原始和完整性。

3.2 做好信息反馈

在做好电子档案管理的同时对档案资料的利用率进行统计和反馈，以便出现问题能马上发现问题所在，及时进行解决。首先，工作人员应对疾控档案的调取和查阅做好相关记录，统计分析使用后的成果，并将结果反馈给领导；档案使用人员可以根据使用情况对档案资料管理的不足提出建议，以便档案管理工作人员弥补不足，吸取经验，提高和增强档案的管理，以便更好地保障疾控资料的完整和准确性。再次，档案管理人员应通过电子信息软件对资料进行归纳总结，为每个系类做出关键目录、题目、摘要，方便档案使用者的查询，保证其能第一时间获取所需资料，提高信息利用的时效性。

3.3 加大信息化建设

加大档案管理信息化硬件和软件的基础建设，建立信息数据软件，保存有效的资料信息，对重要档案进行备份处理；投入办公自动化，发挥信息传输共享的最大作用，提高档案信息提取和使用率，在第一时间为疫情需要者提供相对准确的信息。

4 总结

疾控中心档案所涉及疾控工作资料和过程的汇总、归档和保存，不仅能为领导的决策提供真实依据，为预防疾病措施、卫生监测等提供准确的数据，还能为积累丰富工作经验、宣传学者的论文撰写提供有用的素材，有极大的利用价值[10]。目前我国许多地区的疾控档案资料管理还存在很多问题，缺乏管理观念、人员素质和信息化投入，给疾控预防工作带来了极大影响。所以，必须加强疾控档案资料管理，利用电子档案信息化管理，保证档案资料的原始性和完整性，及时为使用者提供真实准确的技术资料和经验记录信息，促进预防工作的有效完成。