全媒体时代的档案服务工作

殷百琼

摘 要：全媒体时代的到来已成为社会共识，全媒体时代的档案工作也必将发生一系列的变化，出现新的挑战和机遇。在全媒体时代，为了更好地实现档案的价值，需要从规章制度、理念、大众平台等方面来转换，以制度为保障，以服务为核心，以传播为关键，实现档案服务工作的更好发展。

关键词：全媒体；档案；服务；传播

随着信息技术的飞速发展，全媒体时代的到来已经成为社会共识。全媒体时代的技术和工作方式必然会影响到档案工作。档案利用工作作为档案基础工作中一个重要的基本环节，也必然会受到全媒体的影响。那么，在新的全媒体时代，档案以及档案工作有怎样的变化？随着这些变化，档案工作又应当做出怎样的改变才能更好地发挥档案的价值？

1 全媒体的概念与特点

“全媒体”一词可以追溯到英文的“omnimedia”， 即一个名为Martha Stewart Living Omnimedia（MSO）的公司[1]。自2007年开始，“全媒体”一词开始在国内广泛使用，但目前学术界还没形成一个权威的、明确的定义，主要有媒介形态说、媒介运营说、媒介整合说以及媒介营销说四种代表性看法[2]。综合各类观点，可以认为，全媒体作为一种全新的概念，它的产生与通信技术和信息技术的发展密切相关，是综合运用各种表现形式如文字、图片、声音、影像，全方位、立体传播展示内容，同时通过文字、声像、网络等传播手段进行传输的新的传播形态，是“媒介融合”的产物，是传统媒体与新兴媒体走向融合的结果[3]。

全媒体是所有单一媒介形式的总和，有着鲜明的特点，也与其他传统媒体有着明显的区别。

首先，全媒体是指全部媒体，囊括了各种媒体的特征。“全”即所有，它并不排斥任何一种单一的传统媒体。在运用过程中，无论何种传统媒体的表现形式都可以成为全媒体的整合运用。全媒体可以说是广义上的多媒体，是人类掌握的信息流手段的最大化的集成者。除了传统的纸质、声像外，全媒体还包括报纸、杂志、广播、电视、音像、电影、出版、网络、电信、卫星通讯等，基于互联网络和电讯的有WAP、GSM、CDMA、GPRS、3G、4G及流媒体技术等[4]。

其次，全媒体强调多方面的融合。它并不是各类单一媒体“1+1=2”的简单叠加，而是整合各种媒体，对感觉媒体、存储媒体、传播媒体等进行了全方位的融合，使人们的信息感知得到全面实现。全媒体通过提供多种方式、多种层次的、融合各类单一传统媒体的各种传播形态，来满足受众的各类需求，使受众更及时、更便捷、更多角度的获得媒体体验。

再次，全媒体实现了对受众市场的超级细分。姚喜君、刘春娟在《“全媒体”概念辨析》一文中认为，全媒体不仅仅是追求媒体传播的“大而全”，相反，它追求的是细分化，受众市场可以最终细分到个体。全媒体针对受众的不同类型的需求，选择最合适的媒体形式和渠道，实现了最佳效果。同一条信息在全媒体平台上可以有各种纷繁的表现形式和传播方式，满足不同个体受众的个性化需求，一方面实现了信息内容的全面呈现，同时也实现了对受众需求的全面满足[5]。

2 全媒体时代档案工作的变化

进入全媒体时代，档案以及档案工作都随之产生了变化。

首先表现在档案的来源上。全媒体时代，档案不在局限于传统的文字、图表、照片等，更多地出现了图像、音频、视频等各类数字档案。全媒体更直观地记录和还原了当时的特定历史场景，丰富了档案的内容、形式。同时，档案来源及种类的多样化对档案的管理提出了更高的要求。如何利用全媒体的优势，解决传統档案管理中的瓶颈以及适应新的档案业务，是档案工作者的新挑战。

张大伟提出，全媒体给档案事业带来的最大副作用莫过于造成档案内容、形式、工作流程和管理模式的“碎片化”[6]。陈昕燕也认为，全媒体也给档案事业带来了全新的难题，那就是内容琐碎、形式繁多，为档案资源的存储提出了一个亟需解决的难题，“微档案”该如何整理又该由谁整理也成了一个巨大的难题[7]。

其次，在档案内容的真实性鉴定方面。随着信息技术的发展，档案信息传播更为简单、便捷，不再受限于时间和空间。如何在海量的档案信息来源中，确认档案信息的真实性，也变得更为繁琐、复杂。

第三，档案的保密性与安全性出现新的挑战。随着全媒体信息传播的广泛化，受众对保密档案也提出了利用需求。然而国家对重要档案的保密性有着严格的法律法规规定。如何在保证档案的保密性的基础上满足用户的需求？档案内容的保密要求和用户对信息的需求之间的矛盾该如何调解？保密的期限是否该做出相应的调整？与此同时，开放档案的信息保密性也不容忽视。同样，如何处理档案在全媒体时代的档案安全问题？一方面，随着全媒体在档案事业的应用，档案数字化、信息化也越来越普及，出现了越来越多的数字档案馆。新的数字档案馆的“库房管理”增添了新的管理内容，安全问题也必须提供新的保障。另一方面，在利用全媒体便捷、广泛传播时如何保障档案信息的安全？在档案信息化、数字化的过程中，尤其是在档案外包服务的过程中，保障档案信息安全工作更是不容忽视。利用全媒体档案信息传播过程中，又当如何保障技术安全？

3 如何在全媒体时代开展档案服务利用工作

在档案的服务利用工作中，受全媒体传播的便捷影响，社会档案意识明显提高，参与意识也更加强烈。实时通讯、大数据等各项技术的发展提供了受众对档案服务利用工作的参与支持，但在在服务响应速度上，受众也要求更高，提供的形式也更多地要求适应手机、电脑、iPad、电视等多媒体电子产品，甚至提出了个性化、互动性要求。为适应全媒体时代档案的诸多变化，档案服务工作也必须做出相应的调整。大致来讲，主要是改善以下几个方面：

3.1 树立主动服务意识

档案的最终目的是为了利用。如前文所言，在全媒体时代，受众不再局限于简单地到档案馆（室）查询相关信息，更多地希望能快速、简便甚至个性化、互动性的服务。针对此变化，档案管理人员需要转变以往被动服务的意识，主动寻求用户需要，开发档案信息服务的“点”，并围绕相关的点，拓展有关主题，积极主动地提供服务。相关案例如北京电视台“档案”栏目的成功创办、华东师范大学“丽娃档案”等。

3.2 树立传播概念

全媒体时代的档案传播途径丰富、范围广泛、速度快捷，传播效率高。传统档案八个业务环节中独缺传播环节，传统档案利用的瓶颈也恰恰出在此环节[8]。在档案服务工作过程中，主动树立传播意识，通过建立如档案馆APP、个性网页、电视栏目专访等多媒体传播手段，大数据传播，更好地实现档案的价值。

3.3 建立大众交流平台

在建立传播概念的基础上，建设能提供用户交流的大众平台，增强档案工作人员、档案服务受众以及档案工作人员与受众之间的互动联系，有效沟通，有效减少档案工作的管理、利用时间、空间等成本。在大众平台的管理上，尤其要注重用户的实际体验效果，同时也要重视档案信息安全以及技术安全。

3.4 法律法规保障

如前文所言，全媒体时代档案的保密性和安全性出现新的挑战。档案的保密期限限定、保密档案的开放都需要从国家高层面提供更加完善的法律保障。同时，全媒体时代档案信息网络传播成为越来越大众，网络完全问题成为档案信息安全的突出重点。如何把握档案信息服务与档案的保密性、安全性之间的平衡？从政府角度而言，制定针对档案信息全媒体传播的具体法律规章，严厉打击档案信息利用全媒体犯罪，是全媒体档案服务工作的有效保障。

3.5 档案专业人才队伍培养

档案的服务工作终将离不开“人”来实现。全媒体时代，通过与高校合作，研究最新全媒体档案发展理论，培养适应全媒体时期的专业档案管理人才，把握全媒体时代特征，实现全媒体时代档案管理的新突破，树立主动服务意识和传播新理念，才能更好地开展档案利用服务工作。

总之，进入全媒体时代，档案以及档案工作都产生了新的变化。基于这些变化，档案工作者需要改善观念，把握全媒体时代的优势，迎接机遇和挑战，积极主动地做好档案服务工作，尽可能地最大限度发挥出档案应有的价值。

参考文献

[1]罗鑫.什么是“全媒体”[J].中国记者，2010（03）：82-83.

[2]汤黎华，江浩艳.档案全媒体概念及应用现状综述[A].上海高校档案工作理论与实践[C].上海：上海三联书店，2018.192-200.

[3]汤黎华，江浩艳.档案全媒体概念及应用现状综述[A].上海高校档案工作理论与实践[C].上海：上海三联书店，2018.192-200.

[4]张大伟.全媒体时代给档案事业发展带来的正能量与副作用[J].上海档案，2013（09）：20-23.

[5]姚君喜，刘春娟.“全媒体”概念辨析[J].当代传播，2010（9）：14-15.

[6]张大伟.全媒体时代给档案事业发展带来的正能量与副作用[J].上海档案，2013（09）：20-23.

[7]陈昕燕.全媒体时代档案事业的新思考[J].商，2015（34）：206.

[8]張大伟.全媒体时代给档案事业发展带来的正能量与副作用[J].上海档案，2013（09）：20-23.