高校档案网站建设浅析

摘 要：随着社会信息化的发展，档案作为社会信息的重要组成部分，其需求也是逐渐增多，传统的档案管理方法显然已经无法跟上时代前进的步伐。档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，实现档案信息的社会化服务。加快高校档案网站建设来适应整个社会以及高等教育的要求与变革是当前的趋势，同时也是高校档案管理的必然要求。本文首先对高校的档案网站的功能进行分析，然后提出几点对策和建议。

关键词：高校；档案；网站建设

作为高校档案信息化重要组成部分的高校档案网站，不仅是学校档案部门联系老师、学生乃至社会的重要平台，同时也是他们认识档案、了解档案进而利用档案的重要途径。高校档案网站是高校利用自身的已有的档案信息资源来建设，并整合成一个资源相对完整的体系，学生、教师乃至社会人员可以在这里查阅自己需要的档案信息，不仅节约了大量的用时，同时避免了利用者奔波来到档案馆，在一定程度上也减少了档案馆的来访人数，减轻了档案馆工作人员的压力。搞好高校档案网站建设是高校档案事业的建设的关键环节。

1 档案网站功能体现

高校档案网站的建设是高校档案部门的现存状态和各项职能在网络信息化的环境中实现的重要手段。在高校档案网站信息化的建设时，一切都应从其建设中应具有的功能出发。

1.1 检索查询功能

检索功能的完善程度直接影响着档案网站的水平，大部分高校档案网站中检索功能普遍比较薄弱，这也是高校档案网站实用性差，来访率低的一个重要原因。根据调查，各高校档案网站大部分都是以发布信息和宣传档案工作为主，有的学校甚至未设置检索入口，只是单纯的依靠发布消息和宣传档案利用政策支撑整个学校档案网站。

1.2 咨询服务功能

建立高校档案信息网站首要的目的是为了给学校的老师和学生以及社会公众等提供高校档案信息的查找和咨询的服务。在我国目前已有的网络环境中，已经为档案网站咨询服务功能提供了可靠和有利的基础条件。可以实现档案用户足不出户的要求，在可以方便使用网络的范围内就能方便、快捷的进行档案的自询、查找和利用。档案利用是档案价值的直接体现形式，是档案服务的一种方式。因此，要求各高校有必要对自己学校的档案网站的咨询服务功能进行完善并且增强其服务的水平。

1.3 交流功能

大部分高校档案网站都是以单向信息的发布来与用户实现利用关系，但是缺乏与用户之间的交流互动。在如今的网络环境下，加强用户与学校档案馆之间的交流互动，也是给用户提供方便快捷服务的方式，同时也是档案网站建设时不容忽视的一个环节。

1.4 宣传功能

目前高校内学生对使用档案网站得意识还比较薄弱。高校档案网站是网络环境中对该校档案、档案工作、档案馆进行宣传的有效工具。通过档案网站，可以让利用者看到各种类型的档案，了解档案。也可以让大家看到档案馆工作职责范围、以及实现档案工作的价值，从而对整个学校档案工作进行了解。

1.5 教育功能

高校档案网站不仅可以促进本档案馆工作人员的专业教育，同时还可以实现对校内人员乃至社会人员的爱国教育。许多的档案工作新理念、新技術、以及各种新的档案法规和条例都摆在明显的位置。这些文章指导着档案馆内的各项工作，档案馆工作人员必须不断的更新理念、学习、调整工作方式以实现档案工作标准化。另外，高校档案是记录了本学校从建立以来的各项重大活动，蕴藏了丰富的历史文化价值，让学生和老师了解学校的过去、经历的种种，是最好的教育素材。

2 高校档案网站建设对策及建议

综上所述，大部分档案网站存在的问题主要包括以下几方面：网站建设资源匮乏、质量不高和功能薄弱。为了提高我市档案网站建设水平，我们应该采取以下对策：

2.1 丰富档案信息资源

大力开发档案信息资源，提高档案信息质量。只有不断的加强信息资源建设才可以不断的向前发展。学生作为本校档案网站的最大用户群体，要针对他们的需求及时补充。更新档案网站内容，尽快的将丰富的实体馆藏数字化，这样不仅可以保护实体档案、方便利用者在网络上直接获取所需要的信息，同时也减轻了档案馆工作人员的压力。另外，加强建设档案数字化数据库，特别是针对不同院校本身特色所开发的特色数据库，充分展示高校自己的个性，提高信息服务能力。在高校档案网站的设计和规划中，我们可以将各种形式的档案资料、新闻照片、宣传图片、相关视频发布在网站主页上，文件的多样化不仅丰富了档案网站页面，为页面增添许多色彩、使其显得不单调，而且还比较容易吸引用户眼球，提高网站的利用效率。

2.2 增强网站交流互动功能

随着网络的迅速发展，人们对信息的需求也在日益增加。高校档案网站利用者已经不仅仅满足于单一、被动的接受信息，而是更倾向于主动、双向分享档案信息，解决自己有关方面的问题、提出自己的意见和看法。高校内档案网站是接触学生、老师及其他利用者的一个平台。而交互功能是影响整个网站效能的因素之一，因此其建设应该引起有关档案工作人员的重视。建设有关档案方面互动平台，如：在线咨询、在线答疑、留言板等。增加用户与工作人员、用户与用户之间的交流互动，及时解决用户有关方面的问题，真正做到档案网站“深入人心” 。

2.3 建立完善的维护、更新机制

在档案网站建设初期就要对后续维护给予足够的重视。要有专门的人员对网站进行更新和维护，时刻将最新的消息与动态同步到网站中，让用户时刻看到的都是最新并且是他们所关注的的信息，这样才能体现网站的存在价值。网站在建设时不仅应该栏目内容设置的一目了然，在结构设计上也应该条块清晰，能够让用户能够很快的找准定位，避免浪费时间，能够有效的找到自己所需要的实时有效的信息。

档案网站的建设同时也离不开技术的支撑。档案网站的设计应尽量请专业的美术人员与技术人员进行档案网站的外观美化和主版的设计，整体布局与栏目设置进行规划，吸引用户，提高网站的利用率，精心构建一个属于自己学校独特的档案网。

高校档案网站是高校电子政务的组成部分，是高校自身形象的宣传，对促进我国档案事业可持续发展有着举足轻重的意义。从各地高校档案网站来看，已经在逐步建设和完善中。虽然有些地方可能做得不是很好，但发现问题及时进行改正，适时的进行调整。注重整体布局与内在信息的规划，及时进行完善与维护。相信长期如此，高校档案网站会整体发展越来越好。

作者简介

杨珂玉（1991-），女，天津人，本科，档案系列研究