提高房地产开发企业档案管理的有效途径探讨

马岩斌

摘 要：房地产开发企业在日常生产和经营的过程中会逐渐形成大量的具有一定社会价值的原始数据，这些就是属于专业层次的档案。档案管理是房地产开发企业内部管理中的重要工作内容，同时也是确保企业正常生产和经营的必备文件资源，提高房地产开发企业档案管理的水平，能够有效的促进房地产开发企业的健康发展。基于此，本文主要对提高房地产开发企业档案管理的有效途径进行了分析和探讨。

关键词：房地产开发；档案管理；有效途径

随着我国城市化进程的不断加快，现代房地产开发企业的经营业务范围也在不断的扩大。大部分的房地产开发企业都是走以房地产项目开发为主，其它相关业务辅助的综合发展道路。这也使得房地产开发企业在经营管理的过程中会产生大量的档案文件，这些档案文件涉及到人力资源管理、服务、管理决策以及企业经营等多方面，记录了企业在不同部门和项目管理的全过程，这就使得房地产档案文件具有多样化和复杂化的特征，从而在一定程度上加大了档案管理的难度。只有提高房地产开发企业档案管理的能力，才能够有效的增强企业竞争力，促进房地产开发企业的可持续发展。

1 房地产开发企业档案管理的主要内容

在社会主义市场经济体制下，现代企业的经济管理模式也发生了很大的转变，房地产开发企业为了更好的适应市场变化，在激烈的市场竞争中获得优势，不断的扩展和延伸自身的经营规模和业务范围，并积极的学习西方先进的管理经验，形成了灵活多变且具有动态管理特征的经营管理方式，为房地产开发企业在激烈的市场竞争中获得胜利创造了良好的条件[1]。但是与此同时，在房地产开发企业的在经营管理的过程中，逐渐形成了众多的管理方向，比如：经营管理、行政管理、财务管理、物业管理、法律管理、技术管理、广告宣传等，并产生了大量的文字和声像档案资料。这些档案文件中包含了企业管理活动中各个方面，即可以独立使用也可以相互关联，能够真实的反映出房地产开发企业经营发展的全过程。

2 房地产开发企业档案管理中存在的问题

2.1 对于档案管理的重视程度不足

很多房地产开发企业在经营管理的过程中不注重档案管理工作，在企业内容也没有制定相关的档案管理制度和条例。日常的档案管理工作也只局限于档案的收集和储存，缺乏相应的规范约束。另外，企业档案管理人员素质普遍偏低，缺乏专业的档案管理知识，导致在档案管理的过程中存在很多不规范操作，降低档案的综合利用率，从而严重影响房地产开发企业的发展壮大。

2.2 档案管理保密性较差

房地产开发企业中包含了人力资源管理部门、行政部门、财务部门、采购部门、销售部门、工程技术部门以及物业管理等众多部门和下属公司，这些部门在经营管理活动当中所形成的文件保管由于没有进行明确的责任，基本上都是分散管理的，或者直接交由业务经办人进行管理。由于缺乏有效的监督管理机制，一旦出现问题，就会出现相互推卸责任的现象，从而加大文件流失的几率[2]。另外，一旦重要员工“跳槽”之后，就会导致企業管理出现断层的现象，这样不仅会增加企业管理的成本，同时对于档案管理也会造成极大的不良影响，导致企业档案管理混乱，给不法之人提供了可乘之机，使得企业机密信息流失，从而给企业造成不必要的经济损失，甚至会造成不必要的民事纠纷。

3 提高房地产开发企业档案管理的有效途径

3.1 正确的树立现代化的档案管理理念

具体可以合理的借鉴国外一些比较成功的管理经验，加强自身企业档案管理信息化的建设。房地产档案包含了整个房屋建设过程的资料，其内容十分的繁杂，所以管理难度比较大[3]。因此，管理人员需要及时的树立现代化档案管理理念，积极的完善各方面的操作，同时还应该合理的优化馆藏设置结构和管理体制等，以此来有效的提升馆藏结构的科学合理性。我国当前已经着手研究和探索和房产开发企业档案管理相适应的数字化馆藏手段，并且还进行了各方面数据的整理和挖掘，以此来为房地产开发企业信息整理和加工提供资源保证和技术支持，将房产档案的价值充分的发挥出来。

3.2 积极的创新房地产开发企业档案管理的操作方式

房地产开发企业的社会信息具体包括以下几方面：1）具备自然属性的信息。这主要就是指在房地产实际开发过程中，建筑自身所具备的自然属性，例如层高、层数以及实际占地面积等等；2）具备空间性质的信息。这一方面主要就是指房地产开发工程所处的具体地理位置；3）具备社会属性的信息。主要包括建筑所有权、建筑形式以及建筑规划等各方面内容[4]。房地产在实际信息化建设中，最为重要的一项成就就是引入了GIS这项技术，这项技术能够为这三种信息建立相互对应的良好处理关系，促使管理中数据图形结合以及相互应用和查询等的真正实现。除此之外，GIS技术的应用还能够将房地产开发企业中相关的档案转变成为电子文件，这样也就实现了实体档案和电子档案的结合管理，同时这也是房地产档案管理进一步发展成熟的重要表现之一。

3.3 将档案信息化管理归入房地产开发企业的总体规划中

房地产开发企业档案信息化建设属于一项艰巨且系统性的任务。要想更加顺利的完成这项任务，那首先就得加强管理层对档案信息化建设的重视，然后积极的采取各种措施来档案信息化建设提供良好的环境。尤其是因为信息化档案建设属于高科技的范围，因此在实际建设中，必定会消耗大量的财力、人力以及物理。所以房地产开发企业档案信息化建设工程的顺利开展绝对离不开企业管理层的各项决策以及政策的支持，只有企业做到将档案信息化建设以及管理真正的归入到房地产开发企业的总体规划中，才能够促使这项工程更好的发展和建设。

4 结语

综上所述，提升房地产开发企业档案管理的信息化水平，能够有效的增强房地产开发企业整体服务能力，促进企业的可持续发展。因此，房地产开发企业应当要树立现代化档案管理理念，革新档案管理的方式，通过信息化档案管理的方式提升企业档案资源的利用效率，从而提升房地产企业在市场竞争中的优势，从而使得房地产开发企业能够在未来得到更好的发展。

参考文献

[1]钟洁颖.浅谈提高房地产开发企业档案管理的有效途径[J].办公室业务，2014，13（1）：173-174.

[2]王洪全.浅谈提高房地产开发企业档案管理的有效途径[J].商品与质量，2017，04（26）：323-324.

[3]董光华.房地产开发企业的工程竣工档案管理编制问题与策略[J].房地产导刊，2017，36（15）：99-100.

[4]董光华.房地产开发企业的工程竣工档案管理编制问题与策略[J].房地产导刊，2017，12（15）：158-159.