浅谈加强企业档案安全工作的办法和途径

摘 要：在企业发展的进程中，档案完整地记录了生产、经营、管理、文化等方面的成果，是技术和知识储备的重要形式，是构成公司核心竞争力的重点要素之一。如何对档案载体进行保管，使其内容在安全环境中保持完整、齐全、连续、有效的利用并发挥档案的作用就显得尤为重要。

关键词：企业档案；安全工作；途径

1 企业档案的地位和作用

1.1 档案是企业历史进化和知识的积累

企业档案的显著特征：一是历史价值；二是凭证价值；三是利用价值。档案的现实作用，清晰的反映了企业各项工作社会实践活动，也是企业生产经营管理过程中形成的知识。例如一个油气田的勘探和开发，从地震资料的处理解释到圈闭的识别发现，从油藏的精细描述、模拟到开发方案的编制，都离不开档案原生信息的相互支撑和应用。

1.2 档案是企业的核心信息资源

档案是不可再生的资源，是企业的重要知识资产，真实系统准确有效，丰富的馆藏质量体现了档案信息资源中的潜在价值。包括企业改革发展的整个历史进程，前进过程中遇到的问题、面临的困难、以及存在的矛盾、应对的策略、解决的办法、积累的经验等，为企业的创新创业，转变思维，科学发展提供了有力的信息支持和使用价值。生产技术人员从馆藏的科技档案中，提取井口坐标和测斜数据，为井控防碰提供了有力的数据支撑。

1.3 新理念下档案工作的目标定位与功能定位

档案工作的目标定位：珍存企业记忆，提升企业价值，构建知识平台，实现信息共享。档案工作的功能定位：是企业文化的积淀，記忆中心；也是企业创新的源泉，知识的中心。

2 企业档案安全体系潜在的威胁

2.1 缺乏突发事件的应变能力

档案馆是永久保管档案实体的基地，险情隐患随时存在，档案人员日常应急演练和针对性的训练工作不足，防范手段不完善，安全管理意识不强等。突发事件发生时，快速有效救援难以真正发挥作用，抢险救灾的决策与协调缺少应对措施。

2.2 缺乏档案安全保护意识和措施

目前档案工作中管理不够规范，规章制度不健全，同时缺乏对新调入人员系统性教育培训，老档案人员没有起到以老带新的骨干作用；档案人员思想麻痹大意，安全意识不强；相关措施不得力。因此，安全保护工作是档案最重要的基础工作之一，需要从制度体系、管理方式等方面入手。

2.3 缺乏档案信息安全的思维

档案人员工作责任感强弱不同，网络安全意识淡化，以致档案信息安全存在潜在风险。强化档案信息管理人员的职业道德，增强防范安全风险意识，进一步加大对档案管理人员定期进行计算机、信息安全等技能培训力度，普及信息安全相关法律及技术知识，提高档案人员综合素养，保障档案信息的安全，成为目前需要解决的问题。

3 加强企业档案安全工作的途径

3.1 着力提升档案工作者的安全意识

强化档案人员安全意识教育，克服麻痹思想，增强忧患意识。重点提升档案工作者的风险识别意识、风险防范意识和主体责任意识，构筑坚固的思想防线。不断提高档案人员的业务能力，确保应归档文件资料的齐全完整准确，做到确认依据齐全充分，各类档案“应归尽归”。应用电子档案管理系统开展各类档案的归档工作，进一步深化档案著录。

3.2为科学决策和提高企业竞争力服务

1）加强档案研究，助力企业科学决策。决策是以预测为前提的，准确预测的根据是过去和现在的各种信息，档案是决策者获取信息的重要来源，能够帮助管理层提升正确决策能力。加强研究企业档案信息资源，分析判断市场变化状况和发展趋势，从而来确定决策的目标，及时地做出准确判断和正确决策。2015年公司档案管理职能部门，组织大量人力物力，把馆藏历史档案进行了著录和扫描，实施纸质档案数字化工作，很好地促进了纸质档案数字化工作向科学化、规范化的方向发展，极大地方便了查阅和相关资料研究，为公司科学决策提供了依据。2）加强档案研究，不断增强竞争力。企业档案是支撑企业前行的重要“杠杆，是企业发展的有力支撑。企业档案综合高效开发利用是档案工作为企业服务，提高企业综合竞争能力的直接手段。规范企业档案工作，须加强自身基础建设。突出档案管理人员观念转变与思维创新，推动档案管理社会化与市场化，加强档案信息化建设与网络服务水平。大力开发利用企业档案信息资源，可以使企业及时、准确地收集、掌握信息，为企业在激烈的市场竞争中找准自己的发展方向，抢先开拓市场、占有市场。3）加强档案研究，为人力资源开发服务。习近平总书记“用人得当，就要科学合理使用干部，也就是说要用当其时、用其所长；用什么人、用在什么岗位，一定要从工作需要出发，以事择人，不能简单把职位作为奖励干部的手段”的重要论述，为用好干部指明了方向。公司人事档案数量大、材料全、内容多，是评价和使用员工的基本凭证和重要依据。充分发挥人事档案作用，对领导及员工的特长、业绩、素质、能力等进行综合分析，按照“以岗选人、以事择人”原则，选人、用人、育人、留人，调动了领导及员工的积极性，发挥他们了特长，提高了管理效率，增强了管理活力，从而为企业创造更大的效益。

3.3 加大软硬件投入，确保档案载体安全

坚持贯彻“预防为主，防治结合”原则，加强对档案实体及库房安全的管理，确保档案安全。加大对档案安全工作的硬件投入，从源头上保证档案安全。配备消防器材，配备档案专用防虫防霉药，定期检查电源电器，确保用电安全；库房配备防盗门、视频监控系统、温湿度记录仪、空调等，完善安全设施；配备档案铁皮柜、档案保密柜、防磁柜、智能光盘柜等专用于保管纸质档案及特殊载体档案，做到档案保管设备齐全。

3.4 加强日常管理，认真贯彻落实各项规章制度

进行出、入库登记，档案借阅利用须履行相应审批手续。建立库房情况登记簿，档案管理人员每日检查库房安全情况，记录库房温度、湿度，定期清扫库房，确保现存档案无霉变、褪色、破损等现象。妥善保管和利用档案资料，并按照审批、登记、发出的程序向单位内外提供档案借阅利用服务。每年定期组织安全大检查，对档案库房、用电线路等进行重点检查，排除隐患。要求做到责任到人，措施到位，防止各种危害档案安全的事件及其他重特大事故的发生。

3.5 加快推进档案馆（室）建设，改善档案保管基本条件

目前，档案库房面积不足，容量较大，采用空调对温湿度控制不太稳定，影响档案安全工作。努力达到“九防”要求，特别是防火，这是难点，也是重中之重，必须防患于未然；在软件建设方面，配齐人员，健全制度，严格管理，重安全、严保密。

3.6 强化档案信息的安全管理，改善数据备份和迁移策略

与相关单位对接，对馆（室）藏重要档案和数字档案要异地异质备份保管，并及时进行检查、迁移；密切跟踪新技术、新知识、新要求，做好数字档案室建设和地质资料信息共享平台建设的前期准备工作，使宝贵的档案资料可以得到更长久的保存和更充分的利用。

4 结论

在今后的工作中，我们将以党的十九大精神为统领，以“追赶超越”目标为指引，按照档案工作的各项要求，牢固树立安全意识，坚持执行安全制度，强化安全责任，不断完善档案安全保障，服务单位经济工作的大局，改革创新，积极进取，有力发挥档案资源对各项工作的信息支撑和决策作用。

参考文献

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作者简介

彭敏（1990-），女，汉族，广东揭阳人，研究方向：档案管理。