高校会计档案强化管理路径探讨

张霞

（西北民族大学，兰州730030）

1 引言

习近平同志指出：“档案工作是一项非常重要的工作，规律得以认识，经验得以总结，历史得以延续，各项事业得以发展”。会计档案是财务管理过程中最具说服力的凭证，是重要的信息资源，是财务和会计工作的重要基础，因此，做好会计档案工作具有重要意义。近年来，高校以高度的政治责任感和历史使命感，加强会计档案工作，不断提高会计档案工作水平，为高校事业发展提供良好服务。

2 高校会计档案的价值及其构成

2.1 会计档案的价值

会计档案的价值是指会计档案对人类社会的现实实践活动和长远的历史文化建设所具有的积极意义。它是由各种有用性和有益构成的一个概念体。但是应当注意的是，会计档案的价值产生根源，是各种会计记录、会计文件的形成者以及会计档案管理者等社会活动主体的各种有效付出的凝结。其中包括了这些社会主体的创造性劳动、智慧、经验、知识、辛劳等。因此，会计档案的价值实质上是反映了广大会计工作者、档案工作者同其他社会时间主体之间的一种交互关系。认识到会计档案价值的这种本质规定性，对于我们重视会计人员和会计档案人员等社会群体所承担责任的社会存在必要性，是十分有益的[1]。

2.2 会计档案的价值构成

会计档案是制定财务计划的重要数据源；是进行科学经济决策的信息源；是维护正常经济、工作秩序的法定书证；是研究社会经济文化存在与发展规律的重要文献源；是开展历史研究的记忆库；是储备会计工作经验、技术、智慧和教训的知识库。

3 当前我国高校会计档案管理的主要问题

3.1 重视不足，没有相应管理机制

高校不能够适应新时代档案工作要求，未完善会计档案工作体制机制。如：高校未成立相应档案工作委员会和会计档案工作组，未明确会计档案牵头组织、业务指导部门、相关参与部门等，始终未形成党委统一领导、各负其责、专人管理、齐抓共管的工作格局。此外，没有制定本单位本部门的《**档案管理办法》《**会计档案管理办法》《**会计档案管理实施细则》等规章制度及实施细则，无法做到会计档案工作有法可依、有章可循。

3.2 管控不严，水平落后

鉴于会计档案真实、完整、可用和安全的特殊性，高校应对其归集、整理、保管、移交和利用等各环节均实施严格管控。

①档案归集环节。在完成网络预约之后，报销人员未能够提供完备的原始凭证，按规范粘贴好票据和其他所需材料；经会计审核通过、出纳支付后，财务人员未能将凭证按顺序排列、保管，存放于凭证柜。②档案整理环节。每月因各种原因，未能在会计凭证稽核完成后及时装订，未及时编写总册号和分册号，并按月清点、移交；会计账簿等其他资料未要求经办人适时归集、分类、整理、编目，按年清点、移交。③档案保管环节。会计档案在未指定的分类库柜存放，对防火、防盗、防损等工作不够重视，对电子文档载体和环境未开展不定期检查。④档案移交环节。未设置会计档案盘查期，对未装订会计档案没有逐一登记。⑤档案利用环节。未设置会计档案调阅审批制度，没有“接单—登记—调阅—清点—移交—签字”等流程；调阅期间，未安排专人管理。

3.3 缺乏先进的管理设施，信息化要求差距大

部分高校未配备电脑等先进的设施，更不了解信息管理系统、资源管理系统、ERP 系统等先进的管理软件，完全靠手工登记或录入，错误率高，而且大量的资料无法及时归档整理，极易丢失和损坏。软、硬件设施严重滞后于事业单位的业务发展，更不适应于信息化的要求。

4 高校会计档案管理的强化对策建议

4.1 建立规范、科学、安全的会计档案管理体系

一是会计档案移交传递过程中做到权责明晰、有序传递、移交规范，有力保障了会计档案的正确率、及时率、完整率，达到会计档案标准化、规范化的要求。二是按部门属性、业务类别、内容等归置与重点档案单独整理相结合，分类装订成册，为后期档案调阅提供便利。三是会计档案归档和查阅等各环节确立了规范的程序和严格的授权审批制度，在会计档案传递过程中从未发生遗失、泄露、毁损等问题[2]。

4.2 建立和完善会计档案工作制度

现有会计档案工作制度主要适用于传统、纸质原始凭证、账簿、报表和其他财务资料的档案管理，随着政府会计制度的实施、电子票据的推广、财务系统的集成、账务处理的网络化，必将产生对大量核算软件、电子文档、数据文件及相应的电子数据载体管理的制度缺失。因此，审视现有制度，立足服务工作实际，高校须建立健全在财务信息化背景下的会计档案收集、整理、保管、交接、查阅、移交和利用等方面的制度。

4.3 打造会计档案工作团队

推动会计档案事业科学发展，关键在人，关键在团队。打造一支政治过硬、爱岗敬业、业务精湛、服务高效的会计档案工作团队，是做好会计档案工作的重要保障，决定了会计档案质量的高低。为此，高校应围绕会计档案工作，以思想政治建设为基础，以继续教育和业务培训为手段，以能力建设为核心，以重点培养和轮训相结合，把队伍建设融入到业务工作中去。大力加强“学习型、服务型、创新型”会计档案队伍建设，对内提高团队素质，对外树立良好形象，着力提高服务水平。

4.4 构筑会计档案数据库

国家治理体系和治理能力现代化需要大数据的支撑，需要通过广度信息聚合、深度数据挖掘、偏平网络传递，实现决策科学化、管理精细化。大数据和云计算技术推动会计档案由传统档案向电子档案的转变，并通过云端实现电子档案的远程访问和管理，提升档案信息利用效率，实现档案信息随需访问。高校可以通过影像识别系统对各类原始凭证影像化，在大数据和云计算的基础上构筑会计档案工作数据库，实现会计档案的数字化、网络化，使档案信息的接收、传递、存储和利用一体化，高度共享、便捷使用，把“死档案”变成“活信息”，把“档案库”变成“信息库”，释放会计档案资源的巨大潜能，便捷广大师生、服务高校决策、优化管理。

4.5 顺势而为，适应信息化要求

随着低碳环保理念深入人心，特别是网络技术、信息技术和电子票据的推广，电子档案越来越被认可、接受，对会计档案工作也提出了新的要求，加速推进会计档案工作信息化建设刻不容缓。对此，学校认真总结前期工作经验，广泛调查研究，进一步明确路线图，重构管理模式、服务理念和工作方式，将会计档案工作信息化纳入规划与建设之中。

5 结语

当前高校会计档案管理工作处于不断的改革与发展中，这将对高校会计档案管理工作提出更深层次的要求。因此，高校管理层与财务工作者务必与时俱进，转变传统的管理观念，从实际出发，强化学习作用，善于运用现代化技术，不断进行高校会计档案管理体系的健全，保障会计档案管理工作能够科学有序的展开，从而促进高校会计档案管理水准的不断提升。