终身教育体系下继续教育学院办公室服务管理职能初探

沈浚，董宁，陈德庆

（华东理工大学继续教育学院，上海 200237）

1 引言

终身教育是指人们在一生各阶段当中所受各种教育的总和，是人所受不同类型教育的统一综合。包括教育体系的各个阶段和各种方式，终身教育体系指教育系统和社会机构为社会成员提供终身参与有组织学习机会的教育制度安排和网络。终身教育体系的建立，是教育发展的必然选择。高校继续教育作为终身学习体系的重要组成部分，在完善终身学习体系、构建学习型社会中具有不可替代的重要作用。

2 管理角色定位

在行政机关，工作核心是“行政”，办公室承担着承上启下、沟通联系的作用，是推动和执行各项“行政”日常事务的职能部门，承担着服务领导、协调管理、服务各部门的职能。在继续教育学院，日常工作的主要内容是各类教学管理，也包括各类考试组织以及培训开拓，办公室工作内容主要是围绕学院多样的教学工作展开的，每项工作都与教学服务工作密切相关，由此可见，树立服务理念，全心全意为各类教学服务，从安全管理、物资调配等各方面为各类教学工作顺利开展保驾护航。

3 服务对象人群

由于学院教学管理人员与一线占绝大多数，很多教学管理工作存在多样性，教学管理老师的需求也比较市场化和多样性，对于办公室工作的诉求有时候表达得也比较直接和应激。对于这一点，办公室管理人员需要积极应对和协调配合。同时，继续教育学院的领导大都“双肩挑“，除了继续教育日常行政管理外，同时也承担着其他工作业务，提前把该做的准备工作做好，把该报批的事项报批好，同时要善于结合现代的信息化手段做好行政流程，切实提高行政效率。

4 服务管理改进要点与方向

继续教育学院办公室应承袭传统的工作职能，是整个学院的行政管理事务部门，需要有规范的制度化管理和完备的各类行政文书档案管理，另一方面也要兼顾终身教育市场化服务的特殊性，继续教育办公室要更好地为市场化教学管理工作服务，需要肩负后勤配给和资源协调的工作职能。因此必须从规范性管理、做好服务管理建设以及提高工作效率几方面展开。

4.1 日常工作中的规范管理与大局意识

继续教育学院管理部门的设置比较精简，一个部门对应着行政机关的多个部门。在这种情况下，办公室作为综合性最强的部门，行政事务繁杂，要保证学院各项事务平稳有序开展，各项工作有章可循，建立规范的行政管理制度是基本前提。此外，行使职能过程中办公室工作人员，都应该有大局意识，所有日常工作应全力以赴完成。此外，对于那些不易分派或派不下去的工作，还有暂时无法确定分管部门或需要多个部门协调办理的事项，办公室都要理所当然、义无反顾地承担抓紧落实处理，积极协调相关部门，按照规范要求完成工作任务。此外，办公室直接服务领导班子和教学管理人员，承担着沟通联系的工作职责，工作涉及面广，各方联系比其他部门更多，理应进一步发挥其桥梁枢纽作用，实行高水平的管理服务工作。

4.2 做好后勤服务管理工作

学院办公室应充分发挥积极能动性调动多方面资源，为各项教学工作提供更好的物质和条件保障，是办公室工作的重要内容。作为教学管理工作的“大后方”，办公室要与教学管理人员和培训开发人员保持沟通，急人之所急，想方设法为教学工作创造更好的条件。发挥后勤支持作用，积极整合教育管理和培训中需要的可利用资源，为终身教育提供服务。

4.3 开发数字化信息化平台

要通过规范信息化的行政管理平台建设、共享和整合学院各项管理资源，更好地利用信息化为终身教育服务，做好各类教学管理平台建设和规范行政服务管理途径的互通互动工作。

4.4 发挥办公室应对紧急事务的作用

办公室作为学院对外联系的直接窗口，其经常要面对紧急突发事件，接收到紧急文件、紧急接待、紧急会务的情况很多，有时也会面临比较急的后勤服务工作，面对这些紧急突发事项，办公室要主动发挥应急作用，做出迅速准确的反应，组织相关部门要求，尽快提出解决方案，协调解决存在的问题，做好跟踪落实及执行的相关工作，确保各项紧急事务得到有效应对和处置。

4.5 加强规范化管理

保证日常行政管理工作有条不紊地开展，规范化管理是首要条件和基本保障，学院办公室要有规范性的办事流程和管理制度，并对各类政策性文件，分门别类做好汇编工作，及时下发给各部门教学管理人员，尽可能让各类规章制度深入到各教学管理部门中。

5 结语

综上所述，继续教育学院办公室既承担着传统的行政职能，同时也要兼顾市场化的终身教育发展的服务管理，我们对自身管理工作有更明确的认识，才能为继续教育事业的发展提供全方位的支持和服务。