新制度经济学视域下高校办公室工作存在的问题与对策

戴雪芳

（泉州幼儿师范高等专科学校，福建 泉州 362000）

高校办公室一直以来都是高校建设发展中十分重要的部门之一，它以其独特的职能定位，决定了办公室工作人员在学校事务中是不可或缺的存在。习近平总书记曾指出，办公室，是一个单位、一个系统、一个机构的关键部门，并用“重”“苦”“杂”“难”形容办公室人员面临的工作环境。尽管这段论述仅是针对政府单位办公室干部现状的概况，但笔者认为这同样适用于高校办公室的工作人员。

然而，如此重要的部门在实际运行过程中，仍存在诸多问题。程思杰（2019）指出，当前办公室存在的四个方面的问题：首先，高校党政办公室所制定的各类制度、体制没有与时俱进，无法适应新时期党政工作和行政工作的要求；其次，由于岗位设置不够科学合理，以致各岗位之间权责不明晰，未能建立有效的考核机制；再次，目前高校办公室的工作缺乏合理的安排和规划，工作条理性不够；最后，人员素质参差不齐，有待进一步提高。除此之外，杜薇（2019）、尹秀珍等（2019）、王蕊（2019）从激励机制出发，指出当前办公室人员缺乏科学的激励机制，同时晋升通道窄也开始成为工作人员限制积极性的桎梏。陈进良（2018）、朱宝进（2018）从办公系统自动化角度，尝试利用办公信息化来弥补和改善办公室出现的问题。针对办公室当前的问题，学界也提出各种解决措施，主要集中于对体制机制的改革和人员素质提升两方面。可惜学界少有对产生高校办公室目前出现的问题背后的原因进行进一步探讨。故笔者尝试从新制度经济学为视角出发，深入分析高校办公室目前出现问题的成因和形成机制，为解决办公室当前困境提供一个新的方法。

一、什么是交易费用

对于“制度”二字，大家并不陌生，新制度经济学实质上是从制度层面来解析当前经济发生的问题。在新制度经济学的视域中，制度一般被认为是人们在交易活动中形成的规则，而规则的制定，是为了减少交易活动中产生的各种交易费用。何为交易费用？首先必须先认识何为交易。美国著名经济学家奥利弗·伊顿·威廉姆森（Oliver·Eaton·Williamson） 对交易给出如下定义：“交易之所以发生，源于某种物品或服务从一个技术边界向另一种技术边界的转移。此时，一个行为阶段结束，另一个行为阶段宣告开始”。由此，交易费用就如肯尼斯·约瑟夫·阿罗（Kenneth J.Arrow）所定义的，可以理解为经济制度运行的所有费用，或者“我们可以说交易费用是源自于建立、使用、维持和改变法律意义上的制度和权利意义上的制度所涉及的所有费用”。由此，交易费用不仅包括财务会计核算中的“看得见”的费用，还有诸多“看不见”的费用。前者可以被计入社会生产和运输等各方面经营活动的成本，而后者往往因为人的局限性和有限的知识以致人免不了要犯错误。在制定和执行决策的过程中，总会存在无效率的情况出现，特别是那些不以追求利润最大化的主体更容易花费交易费用，典型的交易费用的中介就是“时间”“人的精力”。一旦人们把更多的时间和精力用在解决这些额外的不必要的交易费用时，那实质上就是在做无用功。新制度经济学认为，任何可以增加交易、建立和保障科学合理的制度实施的措施都可以减少交易费用。

二、高校办公室是高校减少交易费用的产物

高校办公室作为高校成立中的重要部分之一，其问题产生的根源与高校这一整体是密不可分的。高校作为培养人才的非营利性教育主体，以培养高素质人才为宗旨，致力于更好、更快、更全面系统地将最新的知识体系在人与人之间传播。高校存在的意义如同现代经济学之父亚当·斯密指出的那样，是社会分工的结果。所谓“术业有专攻”，分工可以提高生产率，进一步增加交易频率，让全社会的效益得到极大的提升。其背后的含义在于有效地增加交易，有助于减少交易费用，使得社会从鲁滨逊·克鲁索式的“一人吃饱，全家不饿”的独立生产方式向精细化、专业化的社会化大生产发展。因此，高校办公室是高校减少交易费用的产物。

三、高校办公室的问题的实质是仍存在无效的交易费用

我国的高校具有几个基本特征：首先，高校大部分的可量化的收入大部分来自于我国财政的划拨经费和学生学费自筹经费，当然少部分来自于或有的高校自主经营的企业利润以及或有的企业合作科研、赞助、捐赠等，因此大部分高校的经费来源相对固定，人员经费支出相对稳定。其次，高校工作人员相比于其他行业而言，其工作黏性较高，除个别因职位晋升或因工作科研需要申请调动之外，大部分高校工作人员工作内容相对固定，大多数不会出现经常性变动，特别是行政工作人员尤其如此。再次，高校人员编制数由国家统筹制定，除因退休造成岗位出缺而补招的情况外，大部分学校的编制内人员总数不会有较大变动。当然高校会因为临时性工作需要而聘请的编制外人员，这部分人员的薪资由学校自行承担，这就意味着出于对经费预算的控制，学校并不会聘请太多编制外人员，即便他们有较高的流动性，也不在本文的考量范围之内，因为其占比并不高。最后，高校的发展质量依仗于高校专业教师的教育质量和科研实力，行政部门的设立是为了更好地辅助高校完成教育教学和科研，因此往往行政部门人员相比于教师队伍而言，占比小了很多，这与政府单位的公职人员相比有较大差别。

一方面，高校办公室也是高校内部分工后形成的职能部门，它是一个专职负责高校上传下达、内部协调、外部联络等服务性工作的部门，有时候还要协助学校领导把握大局、全局、安排和部署，督查督办各项事务的落实。如此分工旨在更好地减少交易费用，让专业的人做专业的事情。这使得办公室与其他职能部门相比，其工作对象其实是人，而其他职能部门的工作对象更倾向于是事务。由此，“对人”的工作与“对事”的工作相比，直觉上无法量化的交易费用会更大，因为每个人的知识储备、理解能力、沟通能力、执行能力均有差异，在信息不对称的情况下，容易因为各种疏忽或者工作配合不佳而造成额外的不必要的交易费用。这就意味着为了克服这些交易费用，办公室人员经常“驰翰未暇食，日昃不知晏；沉迷簿领书，回回目纷乱”。

另一方面，办公室人员相对固定，人手较少，在面对事务繁杂的工作中，可以依靠个人熟能生巧来减少交易费用。但这也使得办公室人员一岗多责，在“杂”“繁”“细”的工作同时经常出现疲于奔命，少有时间用来自我提升的状况。加上办公室的职数也因为人手少，而使得办公室职员的晋升通道相比其他部门窄，竞争压力更大。这就使得与其他部门相比，办公室人员更容易出现职业倦怠。

再一方面，办公室人员的收入相对固定，其岗位、职级、职称、工作年限，与其具体的工作内容几乎脱钩。而有助于提高收入的方法主要来自于科研、职称评聘，其工作性质决定了办公室人员“出成绩时可能是无名英雄，寂寂无闻；遇到问题时，可能成为矛头焦点，尝尽酸甜苦辣，有时候还得代人受过，委曲求全”。更重要的是，针对办公室的工作内容，并无法有任何第三方能够给予足够充分的监督、评判、考核，这使得办公室工作人员更容易滋生“得过且过”“做一天和尚撞一天钟”的道德风险，甚至将工作重心转移至非办公室工作领域。而这将产生更多额外不必要的交易费用，也是当前办公室面临的突出问题。

四、削减无效的交易费用是解决高校办公室问题的关键

要解决办公室面临的问题，最关键就是要减少目前办公室面临的交易费用。笔者将从以下几方面给予政策建议：

（一）建立和完善并严格执行办公室工作流程制度

办公室工作繁杂琐碎，归根结底就是人与人的工作。人与人信任度和配合度的提升，有助于减少工作中出现的交易费用。因此，建立和完善一套科学合理的标准化工作流程制度，并严格要求各部门人员按章办事、按流程办事，这将减少办公室人员疲于应付各种非标准化工作流程而产生的不必要“交易”。

（二）畅通办公室的团队学习制度

因为办公室人员相对固定，事务繁多，少有时间能够与时俱进地接触更新、更快的工作方法。由此，定期开展团队自我学习显得更有必要，鼓励办公室人员大胆创新工作方法，以节约工作产生的交易费用。如胡旭宇（2018）提出的办公技能综合化、朱宝进（2018）提出推进高校行政办公自动化、方慧（2019）强调将政治理论学习作为长效学习机制，建立欧堪兰（2018）所描述的服务型、学习型高校办公室。

（三）建立健全办公室人员的激励机制

为了预防办公室人员的职业倦怠，笔者赞同杜薇（2019）提出的高校办公室管理工作要引入竞争机制。根据办公室管理人员的实际能力与取得的工作成绩，合理制定奖励机制，借此激励办公室人员积极提升自身综合素质和服务水平。笔者认为，除此之外，仍要畅通办公室的晋升渠道，允许跨部门跨岗位晋升，“是金子，到哪里都会发光”。

（四）建立加强对办公室工作内容监督的制度

目前，高校办公室针对其工作内容的督办督查工作相对薄弱，因此建立一套加强对办公室工作内容的监督制度，强调工作落实，要求及时反馈工作内容、工作效果，借此有效预防办公室人员“干好干坏、干快干慢一个样”的道德风险。同时可以采取有效措施惩罚工作失误的员工，借此反向监督办公室人员注重工作质量，而非工作完成。

综上所述，当前高校办公室的问题实则是其内部无效交易费用太高所致，加强制定和完善各项制度以减少交易费用，有助于改善当前办公室面临的现状，有助于办公室更好地保障学校各项工作的顺利开展。