新形势下如何做好高校机要工作

牛 敏

(皖南医学院,安徽 芜湖 241000)

高校机要工作作为一项基础性重要工作，集安全性与保密性于一身，是高校信息传输的中心枢纽。做好高校机要工作，对提高高校行政工作效率、保护国家安全和利益具有重要意义。笔者结合工作实际，就如何切实做好高校机要工作开展研究。

一、高校机要工作的特点

（一）坚定的政治性

高校机要工作是传输文件的重要枢纽，是传达党和国家政策的主要渠道。政治性是这一工作的灵魂，要求对党绝对忠诚，政治立场坚定，确保高校机要工作绝对安全、绝对畅通。

（二）高度的保密性

机要保密密不可分，保密性是机要工作的第一要义。在管理机要文件材料的各个环节中，必须树立高度的责任感和保密意识，严格遵守各项保密规定。

（三）严格的规范性

看似简单轻松的机要工作，实则涉及内容繁杂琐碎，时时处处都要以规章制度为纲，严格管理机要文件。同时要坚持原则，不能因人而异，不能因为领导需要而违反工作规定。

（四）准确的时效性

机要工作必须要保证机要文件流转的时效性，在文件送呈、传阅、交办等过程中要有高度的时间观念，随到随办，做到不积压、不拖拉、不误事，及时传递上级文件精神，确保在文件规定的办理时限内将文件办结。

（五）细致的服务性

在高校，各种输入信息是通过机要工作这一总渠道汇集在一起的，承担着上传下达的重要功能。在日常工作中，经常会遇到下班后收到上级部门发来的紧急文件需要立即办理，周末、寒暑假也要坚持每天及时收文流转，这一特殊的工作性质要求机要人员有细致的服务意识。

二、当前高校机要工作面临的新难点

（一）保密意识淡薄

机要工作大量接触涉密载体，但一些高校对机要保密工作的重要性和紧迫性认识不足。在信息技术迅猛发展的今天，高校保密工作面临师生员工保密意识淡薄、保密知识缺乏的威胁。机要文件管理过程中保密意识的缺失，极易造成泄密隐患。

（二）泄密隐患增多

随着信息化时代的不断发展进步，机要文件的管理从传统的手工登记和人工传送模式向现代的数字化、信息化流转模式发展，文件载体也由传统的纸质载体向光盘、优盘等新型电子载体拓展。高校自动化办公设备、计算机终端和信息化设备与日俱增，泄密渠道与泄密隐患随之增多，给高校机要工作带来新的挑战。

（三）队伍建设薄弱

新形势下高校机要工作日益繁重，对机要人员队伍建设也提出了更高的要求，需要掌握管理、保密、信息技术等多领域知识。目前，很多高校的机要人员大多是非专业人员，专业背景各异，真正掌握保密技术和信息安全专业知识的人员不多,这给高校机要工作带来一定的隐患。

三、新形势下加强高校机要工作的途径

（一）坚持党管机要

党管机要是做好机要工作的根本保证。高校要坚持党管机要的原则，从校党委到各级党组织在思想上高度重视机要工作，具体工作中落实各项保障机制，做到全方位细节管理，使机要工作更好地为学校党政事业发展提供服务。

（二）增强保密意识

一份机要文件流转过程中涉及机要人员、校领导、承办部门、档案人员等各个环节，因此做好高校机要工作,仅仅依靠机要人员一个人的努力远远不够。高校要突出重点、分清层次地开展保密宣传教育，切实增强师生员工的保密意识。

（三）加强制度建设

建立健全高校机要管理制度是做好高校机要工作的保障。高校应结合工作实际，建立完善并严格执行一系列行之有效的制度。一方面，建立健全学校层面的保密工作责任制、保密管理制度、保密要害部门部位管理制度、涉密人员管理制度、涉密计算机和涉密网络管理制度等。另一方面，建立健全机要科室内部相关管理制度，如机要人员岗位职责、机要文件管理制度、机要保密室管理制度等。

（四）规范细致管理机要文件

1.严格文件流转管理。加强对文件收发、登记、持有、传阅、借阅、保管、清退、归档、销毁等各个环节的动态监管，明确各环节管理责任人，确保各环节记录详细规范。（1）取件签收：机要工作需要24小时待岗，如遇周末或假期需要取件，也要做到急件急取。签收机要文件时，一要检查文件袋封口是否破损、密封是否完好，二要核对文件签收单与实际文件数量、机要号、文号是否一致，检查核对无误后方可签收，并且注明收文时间。（2）登记文件：收文后要及时登记，注明文件的来文日期、发文单位、文号、标题、密级、来文份数等，尤其要注意文件的办理时限。（3）呈批与传阅文件：急件需立即呈阅。机要人员要严格遵守文件阅读范围，不能漏传和随意扩大阅读范围。严禁横向传阅文件，由机要人员及时将文件按照领导批示意见传阅或分发承办部门，并做好记录。如领导不能及时阅文，机要人员可以先将急件转交承办部门办理。（4）督办文件：对于有办理时限需要及时落实的文件，机要人员要做好详细记录，在办结期限前提醒督促文件承办部门，并记录文件办理情况。（5）归类文件：已办理完结的文件要按照类别及时存放于文件盒，不可与正在流转的文件混放，便于文件的保密和借阅、归档。（6）借阅文件：高校应按照机要文件管理规定设置规范的阅文室。将文件借阅制度公布上墙，按章办事，明确登记借阅时间、借阅人、归还时间，经有关领导批准后在阅文室阅读，不得擅自复印和摘录。（7）清退、归档及销毁文件：日常工作中，要定期清点和整理机要文件。部分密件需在收文第二年清退，按要求如数退回发文部门。清退范围以外的机要文件，要根据学校档案管理要求存档。需要销毁的机要文件要登记造册，按照相关要求送到指定地点销毁，切勿随意处理。

2.加强办公自动化设备的管理。严格管理机要科室的计算机、复印件、传真机、扫描仪等办公自动化设备。坚持“上网不涉密、涉密不上网”的原则，做到处理机要文件的保密电脑与互联网隔绝。严禁打印、刻录、拍照、扫描机要文件。

3.加强办公场所安全管理，特别是保密要害部门部位管理。在机要保密室和阅文室配备视频监控装置、文件保密柜，有效保障密件安全。

（五）探索机要文件管理信息化

在确保文件安全保密的前提下，实行单机处理和检索文件，可以提高工作效率。因此，需要发挥高校科技优势，增强方法手段创新，坚持技术防护和保密管理并重，引入先进保密设备，建立自身信息安全监督体系，提高机要文件管理信息化保密水平。

（六）加强机要人员队伍建设

1.选拔优秀人才

高校在培养机要干部队伍时，要树立长远观念，选拔真正政治坚定、思想觉悟高、吃苦耐劳的党员同志加入机要人员队伍。有条件的高校可以设立机要工作A、B岗位，形成帮带替补关系，同时也利于系统而长远地建设机要干部队伍。

2.提升综合素质

（1）提高政治素质

作为高校机要人员，要不断提高政治理论素养，坚定正确的政治立场和忠诚党的信念，增强政治敏锐性和鉴别力，把讲政治贯彻落实到机要文件管理的具体工作实践中。

（2）树立保密意识和责任意识

机要岗位的特殊性决定了机要人员每天接触大量党和国家秘密，这就要求机要人员严守保密纪律，树立保密意识和责任意识，养成保密习惯，加强保密自我教育，时时刻刻绷紧“保密之弦”，历练过人的保密意识和保密常识，筑牢拒腐防变的思想道德防线。机要人员每天重复着单调、枯燥的工作，一旦失误或是一个很小的错误都可能酿成大错，因此要牢记“机要工作无小事”的工作原则，认真细心地做好机要工作的每一个环节，确保万无一失。

（3）加强业务培训

高校要有计划、有层次地加强机要人员上岗、在岗工作技能培训、离岗教育，不断更新充实业务知识。机要人员一要积极参加保密业务知识培训，掌握保密法律法规；二要熟练掌握信息化办公技术；三要学习信息保密与网络安全防护知识；四要全面发展，培养文字写作能力，提升服务水平。

（4）提升个人素养

机要工作随时需要加班，无论是否节假日都要坚守工作岗位，由于其特殊的工作性质，即使再繁忙也不能让其他人员临时替代。在工作中要发扬无私奉献的精神，做到“三心”：一是尽心，重视每一份文件，以积极热情的工作态度和精益求精的工作作风做好服务工作。二是细心，始于担当，成乎细节。机要工作是一项细而又细、慎之又慎的工作，一定要细之又细，不能有半点疏忽。三是静心，机要工作的工作环境独立封闭，工作对象单一，单调枯燥，要保持稳定健康的情绪，培养坚定、冷静、乐观、淡定的性格。