高校基建档案数字化建设

邱玥

摘 要： 随着时代的发展和科技的日新月异，高校传统的基建档案管理方法已经无法满足档案管理与利用的需要。为了更高效、便捷地做好高校基建档案管理工作，本文对高校基建档案管理的现状进行分析，试论高校基建档案数字化的必要性和建设措施。

关键词： 高校;基建档案;数字化

随着新时期高校建设的发展，高校基本建设工程增多，高校基建档案在高校建設和管理中的地位和作用也愈发明显。随着信息时代现代手段的快速发展，高校基建档案管理的传统的模式已无法满足档案管理与利用的需要，也无法跟上高校档案信息化建设的脚步。因此，转变档案管理模式和管理理念，进一步加快高校基建档案的数字化建设势在必行。

1 高校基建档案数字化的必要性

基建档案数字化，是指利用计算机技术、扫描技术、数据库技术、存储技术等把各类基建档案材料，转化为数字化档案信息进行存储和提供利用，实现资源共享。

1.1 是高校基建档案现代化管理的必然要求

在信息网络技术飞速发展的时代，高校基建档案数字化建设是当前高校基建档案现代化管理的必然要求。高校基建工程项目的不断增多，基建档案管理工作量随之加重，需要高效便捷、科学完善的档案管理机制来满足日常工作的需求，提高基建档案管理效率。

1.2 是确保高校基建档案安全的必然要求

多数高校的基建档案是以纸质材料保存的。对于纸质档案，特别是基建图纸类档案，由于保存方式、保管条件以及长期、频繁借阅等特点，导致图纸材料出现变色褪色、出现折痕、字迹模糊等情况。实现基建档案电子化，可以使档案内容得以固化，可以说这是为档案加上了“双保险”，减少了对档案原件的翻阅、外借，保护了档案原件，同时确保了档案保存的安全性和稳定性。

1.3 是提升高校档案管理效率的必然要求

基建档案管理的传统模式以手工查找为主，管理效率低，管理模式滞后，无法适应新时代高校基建档案管理工作的需要。高校基建档案数字化后，档案查借阅可以在档案管理系统中进行操作，转变了传统的档案查借阅方式，不仅提升了档案查询借阅的便捷性、准确性，而且减少档案人员工作量，大幅提升了基建档案管理工作的效率。

2 高校基建档案数字化建设的现状

2.1 高校基建档案数字化管理和建设相对落后

一是竣工材料未进行数字化，此类档案是基建档案中利用率最高的一类档案材料，有十分重要的利用价值，但是其数字化建设相对缓慢和迟滞。二是基建档案信息化智能管理系统并不完善。目前，很多高校对基建档案的管理还只是停留在基建档案材料的收集和保管层面，而对基建档案信息内容的开发和基建档案利用服务等方面缺乏主动性和现代化。

2.2 高校基建档案数字化基础设施有待完善

高校基建档案数字化建设的基础设施不够完善。基建档案数字化建设需要依托完善的软、硬件设施。但很多高校对基建档案数字化建设缺乏足够的重视和经费的投入，资金紧张、人员不足、网络软件和计算机系统不健全，致使基建档案数字化建设的进程缓慢。

3 高校基建档案数字化建设措施

3.1 建立高校基建档案数字化管理制度

高校基建档案数字化建设需要有完善的基建档案数字化管理机制，这是基建档案数字化的重要的制度保障。通过建立健全档案管理人员责任制来明确档案管理人员的职责与权限。完善档案电子信息备份制度，确保高校基建档案信息的数据安全和完整。

3.2 完善档案数字化基础设施建设

完善高校基建档案数字化基础设施建设是实现基建档案数字化的关键。建立数字化档案管理系统，为高校基建档案信息化、数字化建设搭建良好的系统平台，为基建档案的查询储存和利用提供保障，大幅度提高了基建档案管理效率。加大资金投入，提供完备的软、硬件配置及网络平台，为高校基建档案数字化建设提供资金保障。

3.3 加快人才队伍建设

高校基建档案数字化建设离不开一支素质高、能力强的人员队伍，加快高校基建档案信息化、数字化建设，应着力加快人员队伍建设，提高档案工作者的综合素质，更好地满足新时代档案工作的需要。高校基建档案是对各种建筑物、地上地下管线建设等的文字技术、图纸材料，档案工作者不但要具备扎实的档案专业知识，还要从实际工作出发学习和掌握基建工程的相关知识，因此档案工作者应具备良好的专业知识和综合素质，具备相应的信息处理能力和扫描技术、存储技术等，以满足基建档案信息化、数字化建设发展的需求。定期开展信息化技术的继续教育和培训，提高网络操作、系统运行维护等工作能力，进一步提高档案管理人员的专业水平和综合素质。

3.4 构建完善的安全系统建设

档案系统的安全问题是基建档案信息化、数字化建设所面临的重要问题。因此在基建档案信息化、数字化建设的同时要构建安全可靠的网络安全系统，为数字化档案管理系统的正常运行提供有力支持。档案管理人员要在工作中注意强化系统的安全防护，定期做好档案管理系统的升级、修补漏洞、病毒查杀等日常维护工作，确保基建档案信息化的网络安全。

参考文献

[1]杨迎春.高校基建档案数字化发展分析[J].城建档案，2019.

[2]和兴兰.基建档案数字化工作初探[J].北京档案，2019.