构建医院合同控制信息化平台的探讨

王昕彤，于筠

(大连医科大学附属第一医院，辽宁省大连市 116011)

近几年，随着医院经济活动日趋频繁，合同风险隐患日益突出。针对合同控制存在的问题，大连医科大学附属第一医院按照《行政事业单位内部控制规范(试行)》的要求，以规范的流程和信息化为手段，以关键环节和关键控制点为脉络，在OA网上构建了医院合同控制信息化平台。这既是贯彻落实《行政事业单位内部控制规范(试行)》的有效途径，也是医院防范风险、维护国有资产安全和完整的现实需要。

1 医院合同控制存在的问题

1.1 合同管理水平落后

目前，医院对经济合同的管理多采用传统手工方式[1]，主要表现在：(1)合同主管职能部门用记录本或者电子表格手工登记合同信息；(2)医院各部门之间进行纸质合同会签;(3)合同的执行和变更没有跟踪查询记录[2]等等。这些管理方式导致了工作效率低下，而且在执行过程中极易出现失误。例如：主管职能部门经常丢失临床科室的采购申请，造成合同项目归档时资料不全，不得不事后再补。

1.2 决策程序不完善

很多医院对经济决策重要性的认识还不够到位，有些医院根本没有建立集体决策机制；有些医院即使建立了相关的制度，但是往往流于形式，未能落到实处。例如：临床科室在立项过程中，很多时候没能对项目本身进行有效的讨论和评估，造成立项阶段论证不充分[3]；交由主管职能部门审核后，由于主管职能部门缺乏专业知识和专业人才[4]，造成市场调研阶段过于依赖供货方或施工方；另外在整个项目的决策过程中，各专业委员会形同虚设，没有在调研、论证及决策中发挥应有的作用。

1.3 缺乏完整的采购程序

一般情况下采购都需要一个完整的程序：先立项，再编制预算，制订采购计划，报给相关领导审批，审批后授权主管职能部门进行采购，最后签订合同。但是有的医院存在不制定预算就直接进行采购的情况，有的医院甚至采购的货物都已送到库房了，付款时才发现没有签订采购合同，事后补签合同，这就给医院的资金造成了巨大的压力，严重的可能影响到医院的正常运行。

1.4 监督存在局限性

为了防范合同内容的法律风险，现在部分医院安排审计部门对经济合同的签署流程及合同的内容进行审查、监督，然而现实的合同审计监督存在滞后性。例如，合同前期的立项、审批、采购阶段，审计部门并不参与，只有到了合同订立环节，职能部门才把合同送到审计部门审核，导致审计监督工作非常被动；同时，由于招标文件中都包括合同章节，在审计部门未事先审核招标文件的情况下，其中的合同受招投标法的保护，导致即使后期审核合同也无法对招标文件中约定的事项进行更改；此外，存在合同变更时，经济合同未送到审计部门进行审核的情况，造成合同履行中监督不到位的情况发生。

1.5 各部门职能脱节

在医院的经济合同管理流程中，采购、盖章、付款分属三个部门或者三个岗位管理，然而三者之间常存在互不交底[5]、缺乏有效沟通等情况，这样就形成了信息孤岛，造成各部门职能脱节。同时整个合同管理流程长，部门间沟通不到位，影响合同履行质量。目前，医院的合同管理只能让业务运转下去，但对提高医院经营效益，防范合同风险来说，意义不大，致使合同管理流于形式，造成各种有用信息的浪费。

2 构建医院合同控制信息化平台

2.1 必要性

合同是经济事项的载体，它承载着经济事项从立项到采购、验收、付款的全过程。因此，合同控制实质上是经济事项的全过程控制。医院要想全面地解决上述合同控制中存在的问题，就必须全面梳理经济事项的全过程，并针对其中的关键环节、关键步骤，规范系统地制定控制措施。

2012年，财政部印发了《行政事业单位内部控制规范(试行)》文件，指导行政事业单位全面建立内部控制体系，文件所提出的信息化控制手段和授权审批、不相容职务相分离等控制方法，正是医院规范、系统地建立内部控制体系的有力工具和重要指导。

2.2 构建实例

在《行政事业单位内部控制规范(试行)》文件的指导下，医院设备部、信息部、审计部、财务部等部门，在院领导的大力支持下，经过充分调研，以OA网为载体，探索建设了合同控制信息化平台。该平台按照经济事项的流程，针对其中的关键点共设计了7个模块，实现了决策、执行、监督相分离的内控要求，形成了闭环管理。

2.2.1 立项模块。合同控制信息化平台的风险防控重点是采购事项的论证审批。通过立项模块的流程设计(见图1)，突出临床科室的集体讨论、职能部门的集体审核和逐级授权审批，防范了立项阶段 “一人说了算”的决策失控风险。

图1 立项模块流程设计图

2.2.2 采购预算模块。合同控制信息化平台的风险防控重点是采购预算的制定依据。由于医院的特殊性，采购哪个供货方的设备，更多的是临床科室说了算，以什么价格采购，更多的是依赖供货方的报价。因此，在采购预算的制定上，临床科室和主管职能部门的相关人员存在廉政风险。通过采购预算模块的设计(见图2)，可以倒逼主管职能部门进行干预，再配合审计监督，可以使临床科室与供货方有所约束，确保合理地制定采购预算。

图2 采购预算模块流程设计图

2.2.3 采购模块。合同控制平台的风险防控重点是采购方式是否合规。按照《政府采购法》的规定，集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的项目必须进行政府采购。采购模块中，根据金额的不同，把采购方式分成政府采购、院内议标、主管职能部门自行采购三种。通过采购模块的设计(见图3)，督促主管职能部门依法选择采购方式，防范了医院的采购风险。

图3 采购预算模块流程设计图

2.2.4 合同订立模块。合同控制平台的风险防控重点是合同内容的约定。合同的内容是否与招标相符，合同中约定的付款方式、质保是否合理，都需要主管职能部门、财务和审计部门对合同内容进行审核。通过合同订立模块的设计(见图4)，实现了各部门各司其责，互相监督，将合同的经济风险、法律法规风险、诉讼风险降到最低。

2.2.5 验收模块。合同控制平台的风险防控重点是必须由专业人员进行验收。验收阶段应由主管职能部门组织相关岗位负责人(保管员、工程师等)、临床科室负责人、厂家代表与档案室人员共同对产品的品种、规格、数量、质量等情况进行评价，特殊项目需要请专家进行验收，增加验收保障。通过验收模块的设计(见图5)，明确各验收人员职责，避免了数量、质量与合同约定不符的情况发生，规范验收程序。

图4 合同订立模块流程设计图

图5 验收模块流程设计图

2.2.6 付款、归档模块。合同控制平台的风险防控重点是付款的合规性。平台设置付款提醒功能，经平台提醒后由主管职能部门向财务部申请付款。若经财务部审核达到付款要求，则根据合同约定进行付款，每一笔付款都会在系统中生成记录，以便相关部门实时了解付款情况和支付进度。在合同履约结束后，系统根据重要的审核要素自动生成合同归档登记表，最后由主管职能部门与档案室配合做好合同归档工作，留档备查。通过付款、归档模块的设计，使财务人员根据合同履行情况办理价款结算和进行账务处理，而且医院可以对合同履行情况进行有效监控。

2.2.7 权限模块。权限模块贯穿于合同控制平台的始终。首先，根据不同的岗位职责，授予不同的权限，使相关人员在授权范围内行使职权、办理业务。其次，通过权限的设置，各部门可以根据自己的需求进行项目追踪。以审计部门为例，通过权限的授予，审计部门可以实施全程监管。最后，平台明确了各部门、各岗位日常管理和业务办理的审批程序。合同控制平台是依次序由前到后执行，前面的模块必须执行结束才能到达后面的模块，因此避免了程序倒置的情况发生，确保了采购流程的次序性、完整性。通过权限模块的设计，实施了相应的分离措施，形成了相互制约、相互监督的工作机制，避免了管理脱节问题，同时实现了合同信息的线上共享和跟踪，使合同管理更加高效。

3 合同控制信息化平台的运行效果

医院合同控制信息化平台于2018年6月投入试运行，现已完成合同立项802份，执行采购158项。运行效果得到了临床科室与主管职能部门的认可和好评。

(1)从临床科室角度，使用信息化平台最大的改变就是大家不用拿着申请单挨个部门签字了，从人跑路变成了系统跑路。而且合同控制平台为临床科室提供了路径指引，一方面让临床科室清楚申请单的流转路径，另一方面申请流转到哪个部门，哪个领导还没签字，大家都可以实时了解与监督。

(2)从主管职能部门角度，平台通过逐级授权审批和不相容职务分岗设权，构建了有效制衡的组织架构，人工控制变成了系统控制，避免了管理脱节和决策风险。此外，平台减少了纸质表单的流转，既避免了资料的丢失，又方便随时在线审批，提高了效率。同时，平台实现了合同信息的线上共享，而且自动生成合同相关记录，便于主管职能部门进行大数据分析。

(3)从监督部门角度，平台将立项阶段、采购阶段、合同阶段、验收阶段、付款阶段、归档阶段有机整合为前后衔接的一体，方便监督部门随时进行全过程跟踪管理。

4 结语

合同控制的目标是为了堵塞合同控制的漏洞，提高医院防范经营风险的能力，维护国有资产的安全和完整。我院通过构建合同控制信息化平台，很好地实施了合同控制，实现了上述目标。