高职院校行政秘书职业倦怠原因解析及对策研究*

王 丽

(安徽财贸职业学院，安徽 合肥 230601)

新时期，随着社会、经济、文化等方面的飞速发展，高等职业院校的发展模式也发生了极大的变化，高校行政管理工作的重要性也越来越凸显。行政秘书作为行政管理队伍中的基层人员，一方面是管理人员的参谋和助手，另一方面也是连接管理人员和师生员工的桥梁和纽带，对院校的发展也起到至关重要的作用[1]。

然而，从院系领导、师生员工等多个层面，都未能给予行政秘书足够的重视。行政秘书存在工作量过大、工作不被重视、晋升渠道不够完善等诸多问题[2]。此外，部分行政秘书也缺乏工作的专业指导，致使其对现有工作及未来前景产生迷惘情绪，进而导致其出现职业倦怠的现象，使其职业幸福感大大降低。

一、高职院校行政秘书职业倦怠的原因

(一)工作量繁重

高职院校行政秘书主要有四类，一类是教学口专职秘书，一类是党建团建专职秘书，一类是学生口专职秘书，一类是办公室行政事务归口专职秘书。但是很多高校，将秘书归口进一步缩减，院系表现为取消办公行政事务专职秘书，行政部门表现为减少秘书职员数，同时随着院校、院系规模的增大，高职教育形势和任务的变化，教育教学改革提出新的要求等情况，行政类秘书的本职工作有增无减，同时还增加了很多临时性的突发工作。以安徽省省级示范院校安徽财贸职业学院为例，在2017年机构改革前，院部只有两个秘书，教学秘书和学生秘书，分担全部的院系行政事务，工作范围涵盖教学管理、学生实训、考试评价及学生管理、支部党建、学生就业、心理教育、素养教育等，既有计划内的常规工作，又充满了各种不确定因素的突发工作和临时性工作。

行政秘书的工作角色除了在本院系内发生的任务范畴的对内角色，还兼有对外与所有机关部门及其它同级院系的联系。这就导致了行政秘书在做好自己日常工作的同时，还需要额外与学校的所有机关部门诸如教务处、财务处、科研处等进行对接，完成公文或是工作的上传下达。此外，作为二级学院的基层工作人员，有些院校的行政秘书还需承担办公用品采买、教师差旅报销、学院资产管理、协助领导工作等。这些工作直接导致了行政秘书同一时间需要处理多项工作，使其工作量和工作压力大大增加，身心俱疲，从而加剧其职业倦怠感。

(二)工作不受重视

目前很多高校都存在不重视行政秘书的现象[4]，认为秘书只是辅助岗位，没有能力完成教学和科研工作，在安排课程、课题申报、职称晋升等方面都不被重视。院系的很多教师甚至还将行政秘书当作自己的私人秘书，有很多应是教师自己完成的工作诸如差旅报销、材料撰写等工作，都倾向于去找教学秘书帮忙。从而导致行政秘书本职工作完成时间不够，只能加班加点，进而导致其在工作上很难做出亮点，更加难以获得领导的重视。此外，有些高校认为行政秘书只需要有文凭即可上岗，缺乏正规的岗前培训，让秘书自己了解和熟悉工作。这使行政秘书需要花大量的时间去了解工作，进而导致工作的误差。

(三)晋升渠道不完善

很多高校中都存在行政秘书晋升渠道不完善、不明确的现象。机关部门可以走政工系列，专职教师可以走教学系列，科研人员可以走研究员系列，行政秘书却没有明确的方向。此外，由于行政秘书繁重的日常工作，也导致其很难在教学、科研等工作上获得成果，进而影响其职称晋升。因此大多数高校的行政秘书评上中级之后就放弃了职称晋升[5]，这也导致其工作丧失动力和奋斗目标。

二、高职院校行政秘书职业倦怠的应对策略

目前，高职院校行政秘书职业倦怠已逐渐影响到院校的日常工作开展，工作误差、工作态度、工作效率均出现恶化，行政秘书甚至主管领导抱怨不断，甚至出现离职的现象。故而如何提高高职院校行政秘书职业幸福感已成为当前亟待解决的一项问题。本文通过个人访谈、文献调研[6-8]等方式，对该问题的应对策略加以总结如下。

(一)明确工作职责

高校二级学院可以针对行政秘书制订岗位职责，明确其工作职责。适当增加二级学院行政办公人员的数量，完善人员配备。此外，也可以聘用一些勤工助学的大学生帮助行政秘书完成一些简单的日常工作，如文件派送、差旅报销等，分担行政秘书的工作压力，提高其工作效率。

(二)开展业务培训

为行政秘书提供业务培训的机会。一方面要对所有院系的行政秘书进行进岗培训，使其明确自己的工作范围、工作技巧，并就工作中可能遇到的情况提前说明；另一方面完善行政秘书的进修制度，或者以学会的方式开展兄弟院校之间行政管理经验交流活动。完成行政秘书之间的工作心得交流，使其能够在业务上能够快速提升。

(三)建立考评体系

为行政秘书的工作建立完善的考评体系。在明确行政秘书岗位职责的基础上，建立各类职责的考评体系，并将指标量化。年终或学期末对秘书的所有工作开展考核，并将考核的结果纳入职称晋升、评先评优等工作的标准中去。此举一方面可使行政秘书对工作的重点更加明确，另一方面也可大大提高其工作的积极性。

(四)完善晋升制度

高校可针对行政秘书的特点逐步完善其晋升途径。在行政职务方面，可根据秘书的工作年限、绩效考核、学历等内容，对其职位等级和工资待遇进行相应区分，参考高校其它行政岗位，分等级进行设置。在职称方面，也可以将行政秘书的一些工作业绩或工作量纳入考核体系，使其能够与专职教师在职称评定中拥有平等的地位。

三、结束语

近年来，越来越多的管理者和研究者开始重视高校行政秘书这一特殊群体，高职院校行政秘书的作用凸显，许多高校也开始逐步增加行政秘书的数量和待遇。然而，行政秘书的工作职责、业务培训、考评体系、晋升道路等职业轨迹仍缺乏应有的规范。本文在这些方面提出了诸多解决方案，以期能够尽可能解决行政秘书职业倦怠的问题，使其能够提高自身的职业幸福感，助力国家的高等职业教育事业。