就业服务中心档案管理工作的要点探究

王睿卓

(黑龙江省农垦哈尔滨就业服务中心，黑龙江 哈尔滨 150040)

要想将档案管理工作的作用充分体现出来，则需要改变以往的管理模式，结合就业服务中心的发展趋势，对管理模式进行创新，更新管理内容，将信息技术融入到档案管理工作中，提高信息化水平，通过网络系统为人们提供服务，优化管理流程，保证各项工作的规范化开展，创新管理模式，为工作的开展提供新的方向，这是提高就业服务中心服务水平的重要途径，要掌握相关要点，实现对档案工作的科学管理。

一、加强信息化建设，通过网络系统为人们提供服务

在信息技术大面积普及和应用的影响下，就业服务中心的档案管理工作也需要将信息技术融入到各项工作中，建立完善的网络信息管理平台。要做好各类人员的信息管理工作，对求职人员的基础信息进行收集和管理，并建立数据库，可以对人员信息进行快速查阅，只有掌握求职人员的各方面信息，才能实现为人员提供有效的就业服务。管理人员可以将这类信息录入到网络信息管理平台，平台可以根据相关口令对信息资料进行分类整理，再通过网络平台为求职人员提供适合的工作岗位，为求职人员提供针对性的建议，有助于提升整体的服务水平，让各类人员可以迅速就业，推动社会的进一步发展。

以往的档案资料都在纸张中记录，由于人才数量比较多，纸质档案的数量也比较大，需要较大的空间进行档案资料的存储，而且在使用期间也容易出现损坏的情况下，对后续的查询和应用有着一定的影响。在进行档案资料管理的过程中，可以通过改变档案资料的存储方式来提高档案管理水平，加强档案数字化建设，将纸质档案录入到计算机设备中，并建立完善的数据库，实现对档案资料的有效管理。这种数字化管理方式的优点有很多，一方面可以减轻工作人员的压力，另一方面可以为资料的应用提供便利，提高了整体的应用效率。就业务中心管理人员也需要将档案信息资料的作用充分发挥出来，建立完善的档案信息资料管理机构，为后续工作的开展奠定基础，同时不断优化管理方式，提高管理水平。

二、优化管理流程，保证档案工作规范化开展

档案管理工作中涉及到的内容有很多，工作流程是否规范直接影响到管理工作质量的好坏，要想提升档案管理的规范化和标准化，一定要优化管理流程，简化工作内容，确保该项工作可以得到规范化开展。就业服务中心与其他单位的工作性质不同，重点在于对档案信息数据的收集和整理，只有保证信息资料的准确性，才能提高服务质量和水平，这就需要加强对资料收集和管理环节的重视。

首先，借助计算机网络平台设置一个专门的档案资料收集系统，可以对不同类型就业人员的档案资料进行收集，会结合材料的特点，针对性的选择收集方式，保证档案资料收集工作的科学开展，可以对平台上的档案资料进行补充和完善。

其次，所有与就业人员或是用人单位签订的档案管理合同，均应当以契约形式对双方应当享有的权利及履行的义务进行明确，并对形成的材料进行及时收集和归档保存。

再次，保证信息资料的准确性和完整性是工作开展的基础，其他单位没有扣留档案资料的权利，不能将相关资料进行转出。就业服务中心管理人员会对档案资料进行全面检验，保证档案资料的完整性，如果出现缺失的情况，则需要采用多种方法来对资料进行完善。

最后，要对档案资料的收集方式进行改进，改变以往被动接收就业人员资料的工作形式，要主动进行相关资料的收集。可以根据工作需要建立完善的资料存储系统，实现对档案资料的统一化管理。可以对用人单位收集的信息资料进行录入和整理，按照相关标准对这些资料进进行审核，确定没有问题之后，就可以将资料存入到数据库中，便于后续的查询和应用。

此外，随着我国人事制度改革进程的不断深化，就业人员的流动将会变得越来越频繁，因此，就业服务中心，应当对档案的转递手续加以规范，并将之作为档案管理的重点工作来抓，从而确保就业人员的档案能够顺利转递。

三、创新管理模式，为工作的开展提供新的方向

近年来，随着人事派遣制度在我国一些城市的推行，对就业服务中心人事档案管理工作提出了全新的要求。在该制度下，就业服务部门成为员工的法定雇主，并全权负责派遣员工的人事管理工作，而用工单位则与就业服务部门签订人事租赁合同，这样劳动关系发生转移，由此大幅度提升了人力资源的配置和使用效率，也给就业人员提供了更多的就业机会。在人事派遣制度下，人事与劳动关系的一体化管理格局被打破，就业服务机构成为了人员管理部门，而用人单位则只负责对人才的使用。同时，人才资源实现了高度共享，用人单位可以按照自己的需要对人才进行选择，避免了人才选用不当给企业带来的影响和损失。此外，原有的编制限额随之突破，进一步满足了各单位的用人需求。如一些定员定编的单位，可通过人事派遣的方式增加编外员工，这样无需扩大编制，也能解决单位对人才的需求问题。就业服务部门在人事派遣制度中是就业人员的雇主，他们的角色发生了转变，被派遣人员的人事档案成为档案管理工作的重点内容，为对被派遣人员有更加全面的了解，档案管理部门需要定期对相关人员的档案内容加以完善，如工作情况、业绩情况、培训考核结果等等。当派遣人员的合同到期之后，如果不再续签，其人事关系仍由就业服务部门代理。

结语：档案管理工作在开展的过程中，需要明确工作的具体目标，围绕就业服务中心的主旨内容来开展这项工作，掌握工作中的关键点，通过科学的管理手段和多样性的管理方法来提升档案资料的管理效率，充分挖掘资料的内在价值，实现档案资料的高效应用，借助档案资料来帮助各类人员解决就业问题，将就业服务中心的服务理念展示出来，推动社会和谐、稳定的发展。