会计档案管理优化措施解析

王晓琴

（湖北省汉江河道管理局，湖北 潜江 433100）

会计档案的收集、整理、立卷、归档工作是财务管理工作的重要内容之一，是会计档案形成的前提和基础。会计档案是记录和反映一个单位的经济业务的重要史料和证据，是会计工作的重要组成部分。然而，现实社会中，有些企业或者单位，往往忽视会计档案管理，形成财务管理工作的一个薄弱环节，直接影响到单位财务管理的质量和水平。

一、会计档案形成与保管

会计档案的收集范围一般指会计凭证、账簿、报表以及其他会计核算资料等四个部分，它记录和反映了单位经济业务的重要历史资料和证据。因此，档案管理人员必须熟悉和掌握会计档案的收集范围。

（一）会计档案均应整理装盒，并按要求填齐盒上各项内容。会计档案收集整理应当按照归档要求，整理立卷，装订成册，并编制会计档案保管清册。

（二）当年形成的会计档案，可暂由会计机构保管一年，期满之后，移交清册到本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。

（三）会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。年会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。总账、明细账、凭证等保管期限为15年；银行、现金日记账保管期限等25年；年度财务报告决算等保管期限为永久。

（四）保管到期的会计档案，由本单位档案机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见，由档案机构和会计机构共同派人到指定地点监督销毁。

二、会计档案管理中存在的问题

（一）会计档案立卷不规范。有些单位会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章，会计凭证装订封皮项目填写不全；有些单位的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置，活页账簿没按统一标准填写封面，会计报表各月份分散存放。会计档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分别保管，不仅查找非常困难，而且也不符合会计档案管理要求。

（二）会计档案保管不规范。有些单位的会计档案未按要求归入单位档案部门保管，而是由会计人员自行保管；有些单位没有成立综合档案室，各类档案分别由具体工作人员保管；有些单位虽设有专职档案管理人员，但未接收会计档案：还有个别单位由于档案柜不足，将会计档案装入纸箱中，任意堆放。

（三）会计档案管理及销毁不规范。会计档案管理不科学，存放没有顺序、査找不方便，借阅登记制度不健全。会计档案销毁也不及时，到期该销毁的不销毁，销毁过程有的也不规范。

三、解决会计档案管理存在问题的措施

（一）规范会计档案立卷。装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全，装订完毕后必须按月份的先后顺序放入会计档案盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容，年度终了必须封账，活页账簿必须将空白账页取出，已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”，与账簿一并装订。装订后要将装订线封粘，由会计人员在封粘处加盖印章，年度终了必须将会计报表逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。

（二）加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制，单位的会计档案应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的保管是单位的档案管理部门，由财务部门将本单位的会计档案整理规范，在财务部门暂保管1年，期满后编制会计档案案卷目录，连同打印的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向单位的档案管理部门移交。

（三）规范会计档案保管。财会部门应按档案管理部门的要求办理相关手续，将会计档案移交档案管理部门保管。未建立档案管理部门的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，但要由专人负责。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施，对已离任的会计人员，其会计档案应交本单位档案部门或财会部门保管，不得自行存放。对已终止会计核算业务的单位或部门，其会计档案应交上级档案部门保管，凡未移交的单位或个人，应立即办理移交手续。

（四）规范会计档案保管的期限管理和销毁管理。会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满需销毁时，由本单位会计档案管理部门提出案销毁清册，机关和事业单位报本单位领导批准后销毁；企单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止。各单位按规定销毁会计档案时，应由会计档案保管部门和财会部门共同派人监销，监销人在销毁会计档案前，应认真清点核对，销毁后，应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告单位领导。

（五）加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训中，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的规范整理工作。

总之，加强会计档案管理工作是我们当前财务管理中急需改进和加强的重要工作，各单位都应高度重视、积极行动，从基础工作做起，切实提高财务管理水平，更好地为社会主义市场经济服务。