谈电子文件归档和电子档案管理新模式

赵建波

摘要：通过电子档案进行信息的存储，不仅便于整理，而且还可以有效防止档案丢失。本文就针对电子文件归档和电子档案管理新模式进行了浅要的分析，寻求电子文件的归档方法，探索电子档案管理新模式，为各单位的工作提供一份有效的保障。

关键词：电子文件归档；电子档案管理；新模式

一、电子文件的归档方式介绍

电子文件与纸质文件之间存在着根本的差异，无论是在信息承载方式还是信息的构成形式等方面，都各不相同。为此，在对于电子文件进行归档时，也应当针对其特性建立起与纸质文件有所区别的归档方式。

（一）充分利用现代化的技术

电子文件是计算机网络技术发展至一定阶段的产物，因此，在进行文件归档时应当充分利用现代化的技术，从而充分实现文件的自动化整理，确保电子文件的归档秩序性。

（二）构建完备的归档制度

于纸质文件管理类似，电子文件也应当具备一系列完整的归档制度。由档案管理部门结合实际情况制定相应的电子文件归档要求，举例来说，应当对于不同的文件设定不同的保管期限，在不同的文件上注明對应的编码，并依靠编码来实现文件的自动管理，从而更为便捷的对于电子文件进行保管利用。

（三）制定规范的归档方法

与纸质文件管理相同，在进行电子文件归档时，应当具定合理的归档方法，通过选取适当合理的存储载体，来促进电子文件朝着程序化、规范化的方向发展。另外，在最初将纸质文件转化为电子文件时，应当保留纸质原件，确保两者共存，从而充分确保文件的可靠性以及精准性。

（四）注重文件归档的安全性

由于电子文件需要依托计算机设备来实现文件的归档和存储，为此，在进行归档时，应当充分注重电子文件的安全性和保密性，避免在传输过程中出现遗失问题或在存储过程中出现数据泄露问题。可以通过设置“防火墙”以及访问权限等方式，来确保文件存储的安全性。

二、电子档案的管理

电子文件的存储形式完全打破了传统档案的管理模式，这种颠覆性的改观对于档案管理工作带来了极大的影响。电子文件的传输、后加的、存储以及修整方式均与传统的档案管理不同，为此，档案管理的方式方法也应当依照电子文件的个性化特点进行适当的转变，以便充分适应现阶段新型档案管理工作的实际需求。

（一）建立健全电子档案管理体系

构建完备的电子档案管理体系是实现电子档案信息共享与服务的基础措施，可以从根本上避免因个部门交叉投资而造成的人力与物力的过多浪费问题，各个部门可以在不同的网络环境下，同步实现电子文件档案管理工作内容，一方面有效避免了数据重复录入而造成的重复劳动问题，另一方面也充分保障了电子档案的安全性。

（二）充分利用电子网络资源

在构建电子档案管理系统时应当充分利用现有的电子网络资源，将各部门的电子档案进行集中管理，与一些非电子档案的存储内容进行统一的数字化加工，构建其综合性的电子档案库，对于数据库内现有的档案内容进行规范管理，充分实现电子档案的有效访问与查询，确保电子档案信息的发布与传递顺利进行。

（三）构建起完备的管理制度与管理标准

通过建立健全管理制度与标准可以帮助电子档案工作的开展有序且深入的进行。依照各国的不同政策及规范标准，制定起与单位实际情况相符的电子档案管理流程和管理标准，具体来说涉及电子文件的归档范围以及保存期限制定、电子文件的标准与格式、电子文件的集中报送方法、电子档案的查询与利用。

三、电子档案的运用

计算机网络技术的出现彻底打破了传统文件管理的利用与调取方式，让档案信息的管理与利用无需在受到外界因素的限制。通常情况下，电子档案的利用方法涉及拷贝、在通信传输以及直接调取利用三种方式。拷贝主要就是指将档案原件进行复制，然后提供给利用者，并且将电子文件转化为通用型式的标准文档存储格式，交由利用者自行进行恢复和应用处理。如果利用者不具备利用电子文件的软件平台，可以向其提供打印件以及微缩品作为辅助应用。通信传输是指通过利用计算机网络来实现电子档案的传输，可以将已经经过系统整理及归档的文件材料作为共享信息，通过网络及软件平台将其提供给区域网内部的查阅者。直接调取利用，顾名思义，就是通过档案室内的数据库进行直接的查档。

电子档案最大的缺陷就在于其易更改性以及信息的共享性较强，一旦操作不慎，就会造成文件遗失和泄露的问题。为此，在进行电子档案的利用时，应当依据实际的情况，切记不随意向利用者提供档案的调取方式。对于一些需要进行保密存储的电子档案，不可以采取拷贝的方式向利用者提供，从根本上避免档案二次泄露的可能。即便在特殊情况下必须对于档案原件进行拷贝处理，也应当在有效的监控下进行。如果需要利用通信传输或者直接利用等方式时，应当对于其中需要进行保密的信息内容采取加密处理，同时应当定期对与密级进行更换调整，整个调取及传输的过程都应当在监控范围内进行，以便留存具有实际记录作用的查证证据。除此之外，相关的管理人员应当充分利用计算机现存的限读功能，避免随意删减、随意复制、随意清除问题的出现，从根本上避免电子文件内机密信息泄露的情况。

总体来看，电子档案经过一段时间的利用已经逐渐成为了许多单位及部门在档案存储与管理工作中必不可少的一个重要部分，尽管它仍然属于一个新的概念，尽管我们对于他的认识程度仍然存在着诸多不足，但是，不可否认的是，电子档案的确具备着充足的利用价值。

四、总结

综上所述，时代在不断发展，科学技术水平在不断更新完善，电子档案与电子文件的出现是档案管理工作发展至一定阶段的必然产物，相对于传统的档案管理模式而言，电子文件管理不易受到外界因素的影响，且更具规范性和精准性。但就当前情况来看，我们在利用电子档案的过程中，仍然还存在着较多的不足，在未来的发展过程中，我们还需要针对这一方面进行更为深入的探索和研究，总结其中存在的规律和经验，发现我们在电子文件利用过程中存在的问题，并寻求有效的应对方法，从而充分发挥电子档案管理的实际作用，有效促进电子档案在各项工作中的合理运用。

参考文献：

[1]罗玉英. 浅议电子档案的整理与保护[J]. 北京档案，2011，（3）.

[2]李靳云. 浅议电子档案的整理与保护[J]. 云南档案，2005，（3）.

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