Word软件实际应用中存在的问题及处理对策探讨

房 悦

（陕西警官职业学院，陕西 西安 710021）

在全球数字化发展的今天，我国的数字化出版产业以及相关产业也有着明显的进步。Word软件可以对文字和图片的编排进行数字化的加工和浏览，同时可以查阅电子资料。所以，Word软件技术也是计算机技术的一大重要部分，熟练Word软件的操作有着较强的必要性。学习者和应用者应对Word软件在实际应用中多出现的问题进行学习，以此来提高Word软件的工作效率。

1 Word软件的应用特点

目前，随着我国互联网的不断深入普及，计算机在人们的生活工作中已经有着极大应用，并且人们对计算机的依赖越来越强。Word软件是一款办公软件，对于学习和办公的帮助极大。Word软件不仅可以对文字文档进行编辑和制作，同时在学习和查阅资料时也有着很好的效果，为学习和办公提供了便捷[1]。所以对Word软件技巧加以掌握，可以极大地提升文字和文件的处理效率，对应用者的学习和使用有着极大的帮助。

学习者或应用者在Word软件使用过程中，首先对软件的本身应加以了解，对其功能有着基本的掌握。首先，对Word软件自身所具备的强大功能要予以重视。

1.1 文字编排功能

在工作学习中，合理利用Word软件文字编排功能，可提高软件本身的工作效率。Word软件可以快捷地实现文字编辑、排版等功能。对于Word软件能够熟练掌握者，可以快速地解决文字处理问题。

1.2 导向功能

Word对文字编排有强大的格式转化能力，例如可以将Word可编辑形式转换为PDF和图片格式。此外，Word软件还具有多项人性化和多样化的操作。在此基础上，学习者可以在不断深化学习和熟练中来对Word软件加以掌握，并且不断地了解Word的全面的功能。

在学习Word软件的过程中，由于其功能繁琐和复杂，初学者会因不熟练而在操作中出现一系列的问题。比如，因为对软件图标所在的位置不熟悉，对各项功能不熟练，不清楚图标对应的功能，而造成工作耗时过长，并且对文字的编辑造成了一定误差。本文对Word软件在实际运用中所出现的几个常见问题进行剖析，探讨其对策，从而提高Word软件的办公效率。

2 Word软件实际应在所出现的问题

2.1 Word文档在转换后的信息丢失问题

在使用方正软件进行文字排版时，Word软件里的文档需要转换成方正书版后才可以进行编排，但是，在文档进行格式转换时，由于计算机操作系统和字库的版本不同，经常会出现内容丢失和乱码等情况。具体表现为以下几点。

（1）在Word文档在对方正书版转化后，由于一些特殊的字符，例如罗马数字、拉丁字母等难以准确地识别，导致转化后的文档会出现一些乱码或者空格[2]。

（2）在文档中出现了一些网络域名，电子邮箱等情况时，会被系统自动识别为超连接模式。但鼠标移动此类文字时，系统会提示超链接，在鼠标点击时会自动连接到网络。超链接一般不会被方正软件所识别，在转化后会出现图片格式。

2.2 Word文档排版细节不规范

一个稿件虽然经过作者、审稿人与编辑的层层检查，但是在稿件的细节处理上仍然会出现问题，这为校对工作增加了一定的困难，导致出版质量难以达到要求，具体问题体现在以下几点。

（1）在Word文档中，阿拉伯数字、英文字母以及一些特殊的字符经常会出现外形相似导致误用的状况[3]。这些问题可能在作者写作和编辑的过程中，已经加以重视和修改，但是在Word软件的识别中仍然难以区分，并且在排版中经常被忽略。

（2）在一些特殊的文章或论文中，会经常使用斜体字和上下标的状况，在Word编排稿件中，往往在应标注的区域而没有进行标明。发生此类现象的原因，大多是由于编排者把工作的重点放在了文章的内容上，从而忽略了细节。

2.3 Word软件在常规操作中的问题

（1）通常情况下，Word软件中文字的自动转行往往不会出现问题，在行文中如果出现英文、小数点、数字和一些其他特殊字符时，Word的自动转行将不能视其为一个整体，进而导致文章在自动转行中格式不规范的现象，对后期的校对带来较大麻烦。如果在一个自然段中出现过一次类似状况，那么之后此类问题会频繁出现。

（2）Word软件中的替换功能在使用中也是利弊同存的，替换功能虽然可以提高工作效率，但是实际应用中，经常会出现不应该替换的内容却被替换了。文章中如果出现了英文字母，单词的第一个字母应该是大写，如果大小写没有准确区分，会出现识别错误的现象。

3 Word软件实际运用中问题的应对措施

3.1 重视Word软件的功能运用

对于文章类型的排版规范应加以掌握，对于文章中经常出现的特殊字符，小数点以及公式类文字的使用方法应加以掌握。同时对排版中的各项功能应深入了解，要充分重视Word软件中常规操作的利弊，对特殊符号的用法加以注意，对待Word软件文字处理应谨慎操作。在Word文档的录入过程中，可以对纯粹的文字进行复制，可使用粘贴的方式，如果出现了图文结合的情况，需对其进行重新设置，在行间距中作出调整。

3.2 做好Word排版前准备

在收到稿件后不应急于排版或转换，应首先对全文进行通读，将容易出现错误的区域划分出来，同时采用相关的保护措施。对于文本框和页脚在转换时容易丢失的情况，应该在Word文件排版前，将其复制到备用文件夹中，以防丢失[4]。在预防超链接丢失时，应对超链接中的特殊字符进行特殊标注，在排版中应注意，即使出现乱码现象，也可以通过搜索及时找回。

3.3 积累Word软件运用技巧

（1）许多文章的排版格式是相同的。因此可利用快捷方式的设置对文章进行排版命令。在Word软件的编辑过程中，Word软件里有许多快捷方式和技巧，通过灵活运用可以使文字的处理效率大大提升。首先，Word软件中有快速定位功能，打开Word文档，按住Shift键加上F5键可以快速地定位到最近一次编辑的位置，可以使Word软件使用效率获得一定的提升。其次，对于清除页眉设置的横线时，可以利用页脚编辑模式，全选页眉的文字。在转换到正文模式后，可对横线进行消除，这是有效地使用页眉的方式之一。

（2）在文章排版中，如果遇到了相似的一级标题，可以选择其中一项标题，按住Ctrl+0，Word软件中的排版命令会自动将其填充到此一级标题中。这样操作的优点在于节省了排版的时间，同时减少了人工输入所可能产生的误差[5]。此外，在一些公式的输入过程中，人工输入方法及其繁琐且容易出错，此时可以通过一些快捷键立即生成所需要的公式。在Word软件的使用中，还有着许多类似的快捷操作，可以极大地提高Word软件的工作效率。

4 结语

综上所述，Word软件为文字排版工作带来了极大便利，在Word软件实际运用中，如果不注重方法或操作不当，会出现一系列问题，导致Word软件工作效率不高。因此操作人员应对Word软件的功能特点加以重视，规避和预防文档在转换后信息丢失、排版细节方面的不规范以及软件在常规操作中的其他问题。准确有效地对文章类型的排版规范加以掌握，仔细通读稿件和熟练快捷方式的运用是有效提升Word软件在实际运用中效率的重要措施。