城建声像档案管理工作面临的问题与对策

杨建林

（中山市城市建设档案馆，广东 中山 528400）

0 引言

城建声像档案（City building audio and video files）能够直观生动地反映城市建设过程，记载城市的建设和变化，是全面记录城市建设发展轨迹的重要载体。城建声像档案管理，是通过声音、图像和文字等形式共同展示城市的建设过程，能够提升城市的建设基调。近年来，随着城市建设的发展，城市档案馆加强城建声像档案管理，并且安排专人深入施工现场，拍摄重点工程项目的建设、城区实景及旧貌，让城建档案记录城市发展的每一个画面，留住城市的美丽记忆。

1 城建声像档案管理工作面临的问题

1.1 政府对城建声像档案管理工作缺乏重视

声像档案的管理需要专业的工作人员，但是现阶段由于资金有限，导致档案部门无法花重金去邀请专业的拍摄人员，这就会导致现阶段的城建声像资料的整体水平不高。此外，由于资金的限制，拍摄使用的设备老化，导致拍摄的质量存在问题，甚至拍出的资料没有实用性。还有，缺乏专业的编辑人员对档案进行文字处理，导致部分档案破损。究其原因，是因为政府对城建声像档案管理工作的重视程度不够，导致城建声像档案的管理存在问题，进而使其失去了其本身的价值。

1.2 档案的保存随意性较大

现阶段，很多的城建声像档案已经实现了数字化的管理形式，但是，仍然存在着保存的问题，由于保存不善导致的档案丢失或是损坏的情况还是不能避免，这就会导致城建声像的档案收集具有很大的困难。老化的技术设备直接影响了档案收集工作的开展。城建声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格，但是现阶段只有少数单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，多数单位还将声像档案与其他档案混存，更无法做到恒湿、恒温、防磁等保存要求，导致照片资料变黄褪色，磁带受损消磁等，无法实现声像档案的长久保存和有效利用。

1.3 缺乏监管的管理制度和管理措施

现阶段，我国的城建声像档案管理缺乏完善的管理制度和管理措施。究其原因，在我国的城建工作中，常常由很多部门公共进行声像档案的管理，管理比较分散，没有统一的部门进行集中管理。缺乏完善的管理制度和管理措施，并且缺乏集中性的管理，这就会导致无法由统一部门进行时间上的分类管理，造成城建声像档案的作用无法有效体现。

1.4 城建声像档案资料收集不全面

首先，由于资金的限制导致城建声像档案的拍摄不够全面，这是因为很多拍摄工作需要大量的资金支持，但是政府对城建声像档案的预算有效，就会导致很多拍摄无法实现，导致城建声像档案收集不全面。

其次，因为部分建设工作单位或城建档案管理部门在进行拍摄工作时，没有准确控制对城市整体面貌的把握，导致在实际拍摄中没有找到适合的位置进行拍摄，导致城建声像拍摄的内容不全面。

再次，因为城建档案管理部门没有深入了解工程的项目进度，耽误项目的工程拍摄，导致拍摄工作缺乏有效性，收集的声像档案没有记录开发前的相关资料，无法体现施工变化过程。

最后，由于建设单位的个人问题，导致声像资料没有递交给城建档案管理部门，由于这些资料缺乏集中的管理方式，导致原始资料丢失或损坏，严重影响城建声像档案的收集和管理。

2 城建声像档案管理工作面临的对策

2.1 提升政府对城建声像档案管理的重视程度

想要提升政府对城建声像档案的管理的重视度，需要强化政府对声像资料的宣传力度。政府需要发挥其管理职能，具体落实各管理部门之间的关系，并且提升对城建声像档案管理的资金投入，只有在资金充足的情况下才能保证城建声像档案管理工作的正常进行。城建声像档案的采集、移交和管理，需要大量的人员和专业设备，更是离不开足够的资金保障。这就要求政府必须保证城建声像档案的资金投入。政府需要加大技术研发力度，运用计算机技术对收集到的城建声像档案信息进行系统化处理，并将档案信息保存在计算机当中，形成电子档案，以防档案信息丢失，并且降低信息收集的工作量，提升资金的利用效率。

此外，加强对城建声像档案管理工作者的业务技能培训以及监督指导工作，提升城建声像档案管理工作者的职业素养和专业技能。城建声像档案实现集中统一管理依然面临着很多困难，需要各个项目部门设立专业人员、专门制度和专项经费，切实保障声像档案集中采集和管理工作的正常进行。当城建声像档案的资料收集工作完成以后，要对所收集的资料进行系统化和全面化的整理。资料的整理也需要投入大量的人力，因此要对资料的整理人员进行明确分工，将城建声像档案资料划分出区域，并对档案整理的工作人员进行分组，然后分区域整理档案资料。资料整理完以后，要输入计算机中进行备份，以建立完整的大档案资料库。由于城市建设声像的工作量大，并且要求工作人员具有较高的技术含量，这就要为档案部门配备专业人才，进而满足城市建设活动的需要。这就需要提升声像档案编辑的水平和能力，增强声像档案的督查和业务指导能力，全面加强对城建声像档案形成单位相关人员专业知识和业务技能的培训。此外，可以利用社会资源，做好城建声像档案的拍摄工作。在城建档案部门或城建声像档案形成单位人员设备不足的情况下，可广泛利用社会资源，邀请社会声像专业人员，完成拍摄任务工作。

2.2 改善城建声像档案管理的保存条件

由于城建声像档案管理存在一定的特殊性，所以需要在进行管理工作中，必须遵循城建声像档案保存的特殊性要求。对于城建声像档案管理，需要使用声像柜进行单独的存放，避免光照和磁场，提升城建声像档案的使用寿命。这就需要争取使用资金，强化声像档案的建设和工作，添置必要的档案保存的使用工具，需要做好声像档案的备份和数字化处理工作，实行声像档案专柜存放，并创造保存条件，建立专用的档案保存库房，定期进行检查，严格控制库房温湿度，加强管理工作，尽量延长声像档案的寿命。并且，需要配置声像档案资料编辑系统，优化馆藏档案，提高声像档案的利用效果。

2.3 建立健全完善的声像档案管理制度

首先，由于城建声像档案管理技术专业性较强，涉及学科比较广泛，这就更要相关部门不断地加强规范化管理工作。城建声像档案法规及业务规范的制定和完善能够为开展城建声像档案工作提供重要的指导价值，并且建立健全城建声像档案管理制度是开展城建声像档案工作的重要保障，完善城建声像档案法律法规是开展城建声像档案工作的法律依据。城建档案部门应根据国家制定的各种建立健全城建声像档案管理制度并完善《城市建设档案管理规定》《科技档案工作条例》等相关法规，严格把城建声像档案材料的形成、整理、归档管理纳入城市规划、建设、管理程序之中。完善的规章制度是城建声像档案规范化管理的理论依据，使档案管理工作有法可依、有制度可循，有利于档案管理工作的顺利开展。通过完善法律制度，使声像档案管理工作有法可依，避免档案丢失，将相应的规章制度落到实处，并制订相应的实施流程。例如，对于城建声像档案的丢失或者损坏，必须要有处罚措施，档案管理人员应该重视对电子档案的建立和管理，重视档案的保密工作，避免档案随意传播，以利于后期档案资料的收集和档案的有序化管理。

其次，必须切实提升广大公众对于城建声像档案集中管理的重要意义的认识程度。政府可以通过广播、电视、网络等途径来切实提升民众对城建声像档案集中管理的认识。

最后，政府需要建立健全档案管理的法制建设。采取一定的措施来保证制度的落实。对于分散在不同的业务部门的城建声像档案，必须通过制度的制约来提升城建声像档案管理部门的执法权力，保证档案部门能够依法跨部门收集声像档案，从而能够在很短的时间之内有效地集中城建声像档案，提升城建声像档案的使用效率。对于现阶段城建声像档案保存分散的问题，政府必须发挥其职能，督促各个保存单位统一建立相应的科学管理制度，保证城建声像档案资料的拍摄、收集和保存流程的完整性，保证城建档案声像资料的归档和科学管理高效进行。

2.4 拓宽城建声像档案信息的收集渠道

由于城建声像档案能够直观生动地反映城市建设过程，记载城市的建设和变化，是全面记录城市建设发展轨迹的重要载体。所以，想要完整地记录城市发展的历程，单单靠城建档案管理部门是不够的。这主要是因为我国档案管理部门的资金、技术和人员设备有限，采集资料和管理资料具有一定的局限性。基于此，城建声像档案资料的收集应该面向社会大众，通过各种渠道收集信息。例如，可以向社会广泛征集城建声像资料，动员全民进行信息的收集。尤其对于城市的重点工程和重点项目，需要多方位地收集资料，因为这些重点工程将对社会的发展产生重要的影响。此外，城建档案管理部门必须和重点工程施工单位取得联系，并且让施工单位帮忙收集资料，进而确保资料的准确性。

3 结语

综上所述，城建声像档案是城建档案中重要的一部分，声像档案与普通的档案具有差异性，现阶段，我国的城建声像档案管理体系尚不健全，仍然存在很多的问题，新时期我们必须积极处理漏洞问题，促进城建声像档案管理科学地发展。

主要参考文献

［1］许晓丽.奎屯市城建声像档案管理工作中存在的问题与对策［J］.兰台世界，2012（z4）：42.

［2］黄智民.城建声像档案管理工作存在的问题与对策［J］.文科爱好者：教育教学版，2012（1）：7.

［3］许庆昇.城建声像档案管理工作面临的问题与对策［J］.城建档案，2014（11）：28－29.