地方银行业金融机构档案管理工作精细化研究

程开文

(中国人民银行怒江州中心支行，云南 怒江 673199)

地方银行业金融机构属于以经营货币为主要业务的高风险性服务行业，债权债务多重收付业务时有发生，对维护国家信用及推动社会发展的神圣职责予以承担。在科技信息迅猛发展的时代背景下，加强地方银行业金融机构档案管理尤为重要。作为丰富的经济信息资源之一，档案可以直接、真实、详尽且生动地反映地方银行业金融机构的各项金融业务，是金融工作的真实记载[1]，加强此类机构的档案管理工作，无论是对金融业务而言，还是对国家的经济建设而言，意义都十分重大。从某种程度上讲，档案管理工作是地方银行业金融机构内部管理的基石，为了更好地提升地方银行业金融机构内部管理的综合水平，保证银行业可以适应市场化需求，本文针对地方银行业金融机构档案的精细化管理展开研究。

一、地方银行业金融机构档案在经济建设中的重要作用

地方银行业金融机构档案属于金融档案，它是各机构在开展金融活动时形成的，具有一定保存价值且形式多样的原始记录。对于地方银行业金融机构而言，其档案有丰富的内容，数量庞大，对金融业务往来中的会计、统计以及借贷等材料[2]予以涵盖，政策性、专业性、综合性等特点突出。

金融在现代经济中居于核心地位[3]，地方银行业金融机构档案对机构的金融业务乃至社会经济的运行与发展轨迹进行记录，既可作为可靠依据用于监管机构相关决策的制定，又能提供贷款纠纷以及金融诈骗等问题的解决凭证。可以说，离开了此类档案的提供与利用，地方银行业金融机构金融活动的开展甚至整个金融事业的发展均会受到明显的影响。

二、加强地方银行业金融机构档案精细化管理的必要性

(一)为地方银行业金融机构企业文化建设提供依据

档案是企业文化建设的历史借鉴与参考，可为地方银行业金融机构的企业文化建设提供直接依据，作用十分重要，无可替代。地方银行业金融机构在进行文化建设时，应以档案为支撑，将其价值充分发挥出来，在树立良好品牌形象的同时，对自我发展愿景予以实现。档案精细化管理的实施可彰显地方银行业金融机构的文化之魂，凝聚其形象之神，具体而言，即提高员工对机构文化的认知度，增强归属感以及机构的内部凝聚力，对机构的文化底蕴予以彰显，使更多的人了解、认可机构品牌及业务，实现对机构良好外部形象的树立。

(二)为地方银行业金融机构信贷风险规避提供保障

地方银行业金融机构在管理与经办各类本外币信贷业务之时，会有信贷经营管理专业技术材料(信贷档案)的形成，它们具有凭证依据作用及参考利用价值，以地方银行业金融机构信贷业务管理工作原始记录的形式存在。作为信贷业务的凭据与载体，信贷档案可以真实反映金融机构信贷业务流转的全过程，故有“金库中的金库”[4]之称。此外，在银行业金融机构对信贷风险源的控制、信贷风险的有效预警、经营风险的防范以及机构改制风险的规避等方面，信贷档案同样发挥着重要作用。由此可知，加强对地方银行业金融机构信贷档案的精细化管理，可为机构信贷风险规避提供重要依据，有利于机构风险管理水平的提高。

三、地方银行业金融机构档案管理存在的问题与精细化管理对策

(一)地方银行业金融机构档案管理存在的问题

在社会经济不断发展的影响与推动下，地方银行业金融机构档案管理工作的发展速度进一步提升。但是从地方银行业金融机构档案管理的现状来看，还存在诸多问题亟待解决，具体体现在以下几个方面：

第一，基础设施不达标。地方银行业金融机构档案管理过程中基础设施不达标，主要体现在大部分单位缺少专门的档案库房或者是没有对档案库房进行系统的规划与设计，使得档案库房普遍存在面积过小以及防盗、防火设施不健全等问题。

第二，缺乏完善的档案管理机制。地方银行业金融机构档案管理缺少完善的管理机制，主要体现在部分地方银行业金融机构当前仍旧处于各自为政或者支行分散管理的状态中,这种状态在很大程度上加大了地方银行业金融机构档案管理工作的开展难度。

第三，制度建设严重落后。地方银行业金融机构档案管理过程中制度建设的滞后，与档案管理没有统一的分类标准有着直接的关系。从地方银行业金融机构档案管理的现状来看，由于金融机构档案分类标准方面存在差异，使得部分银行业金融机构的档案管理不够精细。

第四，档案电子化发展进程缓慢。从地方银行业金融机构档案管理的实际情况出发，由于对于档案管理信息化缺少足够的认识，使得大部分地方银行业金融机构档案管理仍沿用传统的档案管理方式，一些档案的归档保管还处于手工登记的状态，不仅影响了地方银行业金融机构档案管理工作效率的提升，同时在很大程度上限制了地方银行业金融机构档案管理工作的创新发展。

(二)地方银行业金融机构档案的精细化管理对策

第一，完善地方银行业金融机构档案管理制度。从现阶段地方银行业金融机构档案管理工作的实际情况来看，想要进一步提升地方银行业金融机构档案管理水平，促进地方银行业金融机构档案管理工作的精细化发展，需要在提高对地方银行业金融机构档案管理精细化重视程度的基础上，不断完善和优化地方银行业金融机构档案管理制度。在具体的档案管理工作中，完善和优化地方银行业金融机构档案管理工作，需要从建立健全档案管理工作机制这一角度出发，各个地方银行业金融机构应该切实将档案管理工作作为企业管理体系的重要部分，同时将地方银行业金融机构档案管理精细化相关建设工作提上日程。比如：结合地方银行业金融机构发展的实际情况，将档案工作按照不同的业务类型进行合理分类，同时保证档案管理工作与企业业务工作受到同等的重视，做到“四同(同计划、同布置、同检查与同落实)”[5]。

第二，推进地方银行业金融机构档案管理信息化。根据新《办法》中提出的关于电子会计档案管理修订的内容，推进地方银行业金融机构档案管理的信息化发展，可从以下几方面入手：第一，提高对地方银行业金融机构档案管理信息化的认识，准确定义地方银行业金融机构档案管理中涉及到的电子会计档案相关概念，结合企业发展的实际情况，将通过计算机等先进电子设备形成、传输与存储会计档案界定为基本的电子会计档案管理形式，以此来强化和强调电子会计档案的生成与传输方式。第二，对当前地方银行业金融机构档案进行合理修订，并以电子形式进行归档保存。一直以来，单位内容关于电子档案的归档范围存在一定的限制，为了使单位从外部接收的档案资料符合相关电子档案归档存储的基本要求，需要按照《中华人民共和国电子签名法》[6]规定，将这部分档案资料仅以电子形式完成存档。

第三，融入“绿色”理念促进档案管理精细化。在中央银行会计核算数据集中系统以及国库会计核算系统等相关业务系统信息化与集中化程度越来越高的背景下，中国人民银行电子会计档案随之出现，并得到快速发展。结合地方银行业金融机构档案管理的基本需求，想要促进地方银行业金融机构档案管理的精细化，首先需要明确电子会计档案的基本概念，通过对其进行准确界定来打破传统档案管理模式中对于电子档案界限过于模糊的局面，为地方银行业金融机构档案管理的信息化发展提供有力的支持；其次，我国一直秉持着“绿色”发展理念，在地方银行业金融机构档案管理过程中灵活引入“绿色”管理理念，可以有效降低相关人力、物力的投入与消耗，符合低碳环保的核心思想。

第四，增设档案管理定期鉴定环节。新《办法》中针对会计档案的保管期限相关问题作出了详细的规定，其中第十六条指出，单位应当对已经到达保管期限的会计档案进行相应鉴定，同时形成会计档案鉴定意见书[7]。对于这一要求，为了提高地方银行业金融机构档案管理的整体水平，实现地方银行业金融机构档案管理的精细化，可以通过增设档案管理定期鉴定环节等方式，对档案进行科学的鉴定以及重新规划保管期限。比如：经过鉴定之后，针对已经达到保管期限的档案，在确定该档案不具有保存价值之后，应该对其实施“销毁”。这种方式可以极大的优化地方银行业金融机构档案管理资源，提高地方银行业金融机构档案管理的有效性。地方银行业金融机构档案管理涉及到的档案内容一般具有种类繁多以及核算业务量庞大等特征，增设档案管理定期鉴定环节，可以进一步节约地方银行业金融机构档案管理所需空间，最大程度上保证现有档案的价值。

综上所述，档案管理作为银行业内部管理工作的重要组成部分，为了更好地促进地方银行业金融机构发展，可以从完善地方银行业金融机构档案管理制度、推进地方银行业金融机构档案管理信息化、融入“绿色”理念促进档案管理精细化以及增设档案管理定期鉴定环节几个方面进行综合考虑。只有真正认识到档案管理工作的重要性，才能有效提升地方银行业金融机构档案精细化管理工作的整体水平。