高校图书馆科技查新高峰探析及应对策略

赵琼

摘 要：以高校图书馆科技查新的业务格局为主线，分析了近年来高校图书馆查新站查新高峰的成因、特点及可能造成的严重问题，提出了一系列查新高峰应对策略，以期提高查新站的应急能力，促进学科服务、专利分析和信息素养教育等科技查新外延业务的发展。

关键词：高校图书馆；科技查新；探析；策略

中图分类号：G252.6 文献标识码：A 文章编号：1671-0037（2018）8-89-4

DOI：10.19345/j.cxkj.1671-0037.2018.08.022

Abstract： With the business landscape of sci-tech novelty retrieval in college library as the mainline， this paper analyzed the causes and characteristics of the emergent overload of novelty retrieval in university library novelty retrieval stations in recent years， and the serious problems it has brought about. Accordingly， a series of coping strategies were proposed in hope of improving the emergency management capability of novelty retrieval stations， so as to improve the development of their extended services， and promote subject service， patent analysis， information literacy education and other extension business development of sci-tech novelty retrieval.

Key words： college library； sci-tech novelty retrieval； analysis； strategies

1 高校圖书馆科技查新高峰的形成背景

近年来，随着科技查新工作业务拓展的需要，一些高校图书馆查新站开始寻求多元化服务，鼓励查新员参与学科服务、文献检索课教学和科研课题研究等工作[1]，使得部分专职查新员转变为兼职查新员，导致查新站的专职查新员数量逐渐减少。与此同时，“大众创业、万众创新”政策对我国中小企业科技创新的推动作用越来越强[2]，“双一流”建设方案对高校科研创新的要求越来越高，企业和高校的查新需求有增无减，导致查新站的业务咨询及受理工作繁重不堪。这就使得部分高校图书馆查新站每年都难以避开一些时间要求紧迫、委托数量大而集中、委托来源高度一致的查新高峰，对查新站提出了不小的挑战。针对此情况，有必要从查新站的业务格局出发，对查新高峰的形成机制展开深入分析。

2 高校图书馆科技查新业务格局分析

高校图书馆查新站的查新业务按来源通常分为高校查新、企业查新（含非高校科研机构）、医院查新、博士学位论文开题与结题查新等。近年来，查新业务格局正在发生着重要变化，这些变化直接或间接地促成了查新高峰。以郑州大学图书馆查新站为例（以下简称“我站”），笔者统计了近三年的查新业务构成（图1），发现高校查新的占比迅速减少，而企业查新、医院查新的占比则明显增加。此外，近年来大、中学生参赛查新开始出现并迅速增多，也对查新业务格局造成了一定影响。与高校查新相比，占比增多的这几项查新业务，具有时间点不固定、委托量大而集中的特点，容易形成查新高峰。

2.1 企业查新

当下，各类企业、科研院所等单位的科技创新工作迅猛发展，其科技查新需求也日益增长。通过查阅我站的查新分配记录，发现河南省内的一些医药、化工等生产企业以及铁路、建筑、电力建设等工程建造企业每年都会给我站带来若干明显具有时限性的查新高峰。例如，2015年4月30日当天，我站受理查新委托15项，其中某建筑工程公司的工法申报查新达14项，占总受理量的93.3%；2017年4月17日—4月19日这3个工作日内，我站共受理查新委托32项，其中某3家公司的成果鉴定查新总和就达20项，占总受理量的62.5%。

2.2 医院查新

近年来，随着医学技术快速发展，医院承担了越来越多的研究项目，对查新的需求也与日俱增。以郑州大学为例，学校下属9个附属医院，加上郑州市内乃至河南省内其他多家医院，使得我站受理医院查新的业务量大大增加。由于大部分医生受限于坐诊及手术安排，空闲时间非常少，因此大部分医生的查新请求非常紧迫，一旦遇到相对集中性的来自医院的查新请求，必然促成查新高峰。例如，2017年1月3日—1月10日这6个工作日内，我站共受理查新委托63项，其中来自某家医院的报奖、立项查新达31项，占总受理量的49.2%；2017年12月14日当天，某医院一次性向我站委托62项需在一个月之内完成的用于该医院内部报奖的查新；2018年3月5日—3月7日这3个工作日内，我站共受理查新委托51项，其中来自某3家医院的立项查新总和达24项，占查新总受理量的47.5%。

2.3 博士学位论文查新

开展博士学位论文开题与结题查新对博士生的科研工作具有积极的鞭策作用，目前不少国内高校都对博士生有此要求[3]。我站自2007年开始与我校研究生院联合安排、组织并监督我校在读博士生的博士学位论文查新工作。由图1可知，2017年我站的博士查新数量激增，这是由于我校博士生招生指标增加所致。随着高等教育的深入开展，国内院校博士招生数量稳定增长将会是大趋势。由于博士毕业论文送审一般在每年4月之前，因此每年寒假返校至3月底的这段时间是博士研究生结题查新的高峰期。例如，2017年2月13日—3月24日，我站共受理查新委托325项，其中博士学位论文结题查新达174项，占总受理量的53.5%；2018年3月5日—3月28日，我站共受理查新委托300项，其中博士学位论文结题查新达178项，占总受理量的59.3%。由此可见，博士学位论文结题查新会形成高峰期，且历时较长（一般持续1个月左右）。此外，由于博士学位论文开题答辩没有统一时间，且博士生大多需经过长时间的文献研究方可明确课题方向，因此，博士学位论文开题查新没有形成类似于博士学位论文结题查新的高峰。

2.4 大、中学生参赛查新

近年来，大学生创业大赛、大学生科技创新大赛、青少年科技创新大赛等正在激励着一批大学生乃至中学生进行科技创新。上述面向大学生的创新创业项目比赛以及面向中学生的青少年科技创新大赛往往要求参赛者提供科技查新报告。从图1可知，我站受理的大、中学生参赛查新数量虽然非常少，但至2015年以来明显呈逐年上升趋势。此类查新业务存在如下难题：①大、中学生一般是第一次接触科技查新，对科技查新缺乏认识；②大学生尤其是中学生的课程安排非常紧凑，一般难以做到与查新员当面沟通交流，严重增加了查新过程的难度。因此，大、中学生参赛查新的委托时机若是不凑巧，也会促成查新高峰。例如：2017年4月5日—11日，我站受理了10项要求3～5个工作日完成的“挑战杯”全國大学生课外学术科技作品竞赛查新委托；2017年10月9日—16日受理了14项要求3～5个工作日完成的青少年创新大赛查新委托。

3 高校图书馆科技查新高峰的成因及所致问题

上文从查新站业务格局的角度出发，发现不同委托来源的查新业务均会导致查新高峰，但这仅仅是查新高峰形成的表面原因，结合这些委托源和查新站自身做进一步分析，可以发现查新高峰形成的根本原因。第一，越来越多的科技创新活动的认定和评价需要依托科技查新判断项目的新颖性。这一点可从以下几个方面阐述：①在“双创”政策和“双一流”建设方案的推动下，我国企业、高校、医院及科研院所等单位对科技创新工作的重视程度都越来越高，由此出现了越来越多的多种级别的需要进行查新的立项、验收和报奖项目。②国内多家高校为提高博士研究生科研成果的创新性，都纷纷开展了博士研究生学位论文开题与结题查新工作。③为加强对大、中学生科技创新项目创新性的把关，很多针对大、中学生设立的创新比赛都需进行科技查新。第二，项目的立项、验收和报奖往往具有严格的截止时间。查新用户提出查新请求的动机主要源于科技部、教育部、省教育厅、省科技厅以及行业协会等机构的行政性要求[4]。源于上述行政性要求的查新请求往往具有严格的截止时间，要求查新站在相关部门设定的截止日期之前完成科技查新报告。这种情况下，查新用户常常集中在同一段时间内（1个月、2周甚至3～5天之内）向查新站提出数项来自同一政策要求的查新委托，进而促成查新站的工作高峰。第三，部分高校图书馆查新站的专职查新员数量逐渐减少。以我站为例，近三年来，我站的专职查新员数量逐年减少（见表1）。特别地，我站部分专职查新员还兼顾了部分学科服务、专利分析和信息素养教育工作，因此我站严格意义上的专职查新员数量实则更少。

查新高峰频繁、不定期出现会导致严重的问题。首先，查新高峰期内受理的查新项目是往常的几倍甚至十几倍，需要调动部门所有查新员，但查新委托来源高度一致会造成大部分查新员对查新项目的专业背景缺乏了解，迫使查新员超负荷工作，几乎无法兼顾学科服务、专利分析和信息素养教育等其他业务，严重时可能对查新员的身心健康带来不利影响。其次，查新高峰不定期出现，查新站很难做出提前预判及必要准备，加剧了高峰出现时查新站的工作忙碌程度；再者，查新高峰期内，一旦遇到查新员尽最大努力也无法胜任新的查新委托的情况，查新员将不得不拒绝个别查新用户的查新委托。如此一来，被拒绝的用户会对拒绝其查新委托的查新站提出不满，选择其他的查新站。一旦其他查新站也因查新高峰而无法受理该类用户的查新委托，该类用户即将参加的科技创新项目也会受到影响。

4 高校图书馆科技查新高峰应对策略

针对高校图书馆查新站查新高峰的成因、特点及所致后果，笔者结合在我站的工作实践，提出了查新高峰的若干应对策略。

4.1 设置兼职查新员

如前所述，专职查新员数量一旦减少势必会影响查新站的运转，更难以应对查新高峰。因此，设置兼职查新员岗位可作为缓解查新站高峰的一种途径。目前，已有多家国内高校图书馆查新站设置兼职查新员岗位。最为显著的是苏州大学图书馆查新站，其兼职查新员17人，专职查新员仅4人，兼职查新员占比达80.95% [5]。此外，清华大学图书馆查新站在查新高峰期招聘在校博士生辅助查新来应对查新高峰。由此可见，借助兼职查新员应对查新高峰是可行的。

为保证兼职查新员的业务能力，笔者认为兼职查新员应具备以下基本能力：①较强的文献检索能力，熟悉查新站中外文数据库以及免费数据库的检索方法；②较强的文献阅读与分析能力，因为查新员需通过阅读和分析文献写出文献与委托项目查新点的区别；③一定的专业背景及良好的沟通能力，因为查新员受理查新任务时往往是第一次接触该查新课题，且需在短时间内通过与用户沟通来理解和修改项目的查新点；④较强的心理素质，因为多数查新员面对的查新项目不是自己熟悉的研究方向，再加上一些查新用户对查新存在偏见，若查新员心理素质不强会比较自卑甚至难以做好与用户的沟通，进而影响查新报告的完成进度与质量；⑤较强的抗压能力，科技查新报告的撰写过程复杂、工作量非常大，兼职查新员还需同时处理其他事情，若抗压能力弱则难以胜任查新工作。

鉴于上述原则，以下几类群体更能胜任兼职查新员岗位：①本校的在读硕/博士研究生，本校在读研究生可自由使用我站数据库资源，参加过数据库培训及信息检索课，具备较强的文献检索、文献阅读与文献分析能力；②本校具备硕士及以上学历的教职工（尤其是图书馆非查新岗位馆员、院系教师和辅导员以及科研处、学科处和分析测试中心等部门的职工），上述本校教职工可自由使用我馆数据库资源，且大多在做或者在跟踪某一学科领域的科学研究；③同省内或同一地区内未设查新站的其他高校图书馆的学科馆员，未设立查新站的高校图书馆都已认识到开展科技查新工作对图书馆提升服务能力和服务水平的深远意义，再者，学科馆员尤其是已通过教育部科技查新培训考核的学科馆员不但具备查新资质，而且具备相关学科背景优势。因此，对上述群体进行查新指导和培训后，他们均可胜任查新工作，可作为缓解查新高峰压力的首选储备力量。

近年来，我站尝试了以下两种形式的兼职查新员设置方案，并取得了良好效果。第一，自2014年开始，我站开始与华北水利水电大学图书馆合作，从中选聘了若干已获得教育部科技查新员资质的学科馆员作为我站的兼职查新员，上述兼职查新员在缓解我站查新高峰期查新压力的同时还方便了其本校师生的查新委托。第二，自2017年12月开始，我站开始聘用本校在读硕士生来辅助查新高峰期的部分查新工作，这些硕士生在专职查新员的指导下，辅助完成查新项目的文献检索及文献对比分析工作，加快了查新报告的完成速度。

4.2 构建查新机构联盟

通过聘任兼职查新员壮大查新站队伍的同时，还可通过与周边的查新站相互协作构建查新机构联盟的方式应对查新高峰。对此，赵霞[6]等提出区域科技查新协同服务模式，开发了基于网络的科技查新工作平台，实现了青岛市科学技术信息研究所与中国海洋大学、山东科技大学等查新结构之间的协同合作。鉴于此，可将同一省份或同一地区的查新机构联合起来组建一个面向该省或该地区的查新机构联盟系统，一旦联盟中的某个查新站遇到查新高峰，可将该站难以受理的查新分配给联盟系统中的其他查新站。这样一来，查新机构联盟不仅最大限度地满足了查新用户的查新需求，也促进了查新站之间的合作与互利共赢。

4.3 提升查新员的归属感和获得感

聘任兼职查新员和构建查新机构联盟均可在查新高峰期缓解查新员的工作压力。但是，为进一步提高查新员的工作满意度、避免人才流失，还需提升查新员的归属感和获得感。例如：①建立工作量梯级奖励机制，提高查新高峰期查新员的薪酬；②对兼顾其他业务的查新员（特别是在读研究生）给予更多补贴；③打破“坐班”制，容许查新员对其工作地点和工作时间有更多的自主权等。

4.4 深入开展查新培训

查新用户提供的科技查新委托单中的科学技术要点和查新点是影响查新报告质量及查新完成速度的重要影响因素[7]。假若用户填写的查新点与科学技术要点不符合查新规范，将会给查新增加难度。因此，为提升用户填写科技查新委托单的质量，提高查新工作效率，查新站可在查新淡季深入企业、医院、高校等单位，开展科技查新培训讲座，告知用户查新工作存在查新高峰的现象，建议用户紧密跟踪各类项目的立项、验收、报奖等，准备好足够的提前量，从而控制住查新高峰的规模，甚至避免查新高峰的发生。

5 结语

在我国科技创新活动蓬勃发展的今天，部分高校图书馆查新站的查新高峰现象越来越严重，且呈现出密集化、常态化的趋势，已成为制约高校图书馆查新站外延业务发展的瓶颈。本文结合郑州大学图书馆科技查新站的工作实践，剖析了查新高峰的成因和所致问题，并提出了若干应对策略，以期变被动为主动，提高查新站应急能力，在化解查新高峰压力的同时，有足够的余力把学科服务等查新外延业务做好做强。

参考文献：

[1] 张慧卿，孙秀良，郭倩玲.当代科技查新工作业务拓展新探索[J].现代情报，2013，33（3）：132-134，138.

[2] 唐红军.新形势下中小企业协同创新的问题与对策探究[J].齐齐哈尔大学学报（哲学社会科学版），2018（1）：54-57.

[3] 韩香花.博士学位论文查新调查与研究[J]. 图书馆研究与工作，2016（5）：81-84.

[4] 陈伟，强自力，周琴.高校科技查新站用户需求溯源及其特征分析：以教育部科技查新站Z08为例[J].情报杂志，2018（6）：183-189.

[5] 陈海燕.海南医学院图书馆兼职查新岗位设置初探[J].图书情报导刊，2017（4）：44-47.

[6] 赵霞，张卓群，王春莉.区域科技查新协同服务模式的实践[J].图书馆学研究，2012（19）：47-49，77.

[7] 朱玉奴，缪家鼎，张冬梅，等.論科技查新中的科学技术要点和查新点[J].图书馆理论与实践，2014（6）：16-18.