刍议人事档案管理的模式创新探究

张海云

摘要：现代社会的竞争首先是人才的竞争，人才是立国富国的关键，而人事档案作为人才信息的承载媒体之一，能够客观的反映一个人的道德品质、思想政治水平、学习和工作经历、社会背景、业务能力、工作业绩，同时，也是人力资源管理与开发利用的重要依据，用人单位根据人事档案提供历史数据和信息，可以详细地了解员工的个人情况并对其进行合理的分工，同时对于在选人用人、培养干部等方面发挥越来越重要的作用。随着社会的不断发展，我国的社会结构已经有了巨大的变化；同时在全球经济一体化趋势影响下，我国的用人机制也发生了变化，传统人事档案管理制度的弊端和不足明显的暴露出来，原有的人事档案管理已经落后于时代，因此，要想解决这些问题，人事档案管理工作也需要审时度势，转变传统人事档案管理模式.采取一系列措施提高和改进现有的档案管理制度迫在眉睫。本文针对人事档案管理的存在的问题和人事档案管理的创新策略进行了简要的论述。

关键词：人事档案管理；管理制度创新；新时代

一、传统人事档案管理存在的问题

1.人事档案重视程度不足

人事档案是人力资源管理的重要组成部分，是企业识人、知人、用人的重要依据，为人力资源管理提供强有力的保障。由于干部人事档案工作是一项默默无闻、并不引人注目的工作，有些领导管理层对干部人事档案工作重视不够，对人事档案的认识还停留在可查阅、能传递、不丢失等事务性工作，并没有将人事档案管理与选人用人等工作联系起来，以至于很多公司没有专职人事档案管理人员，对基础设施投入不够，导致人事档案保管条件落后，档案管理人员队伍不稳定，使单位人事档案管理水平下降；另外，很多员工也没有意识到人事档案的对自己职业生涯发展的重要性，因此在后续学习和工作中产生的资料（如学籍材料、职称评审材料及工作期间形成的档案材料等）没有主动归档的意识，造成档案资料不完整，甚至经常由于种种原因致使档案冻结或者档案断裂的现象发生。

2.人事档案材料准确性和完整性差

人事档案是干部选拔任用的基础和依据。在实际工作中，由于部分单位档案管理人员思想认识不高，责任意识不强，人事档案审核工作不严，没有认真负责地填写、核对每一份档案材料，导致有的档案材料记载的内容错误百出，使得员工的出生日期、参加工作时间、入党时间前后记载不一致，学习经历与工作经历记录不完整等问题，甚至有些人在利益的驱使下，弄虚作假，甚至随意更改档案信息，伪造学历等相关文件。并且，由于历史原因，在人事档案的最初记录的过程中，并没有对信息加以筛选和审核，造成人事档案材料的缺乏客观性、准确性和完整性。

3.人事档案收集内容不够全面，手段落后

近年来，国家机关和事业单位对人事档案日趋重视，在接收、培养、选拔和使用人员前，总要先查阅其档案，既重视拟录用或选拔人员的现在，也重视对其过去的考察，但是，传统人事档案呈現的内容单调陈旧，仅仅通过履历材料、鉴定考核材料、政审材料；、学历和评聘职称材料、党团材料、奖惩材料、录用任免及工资材料等反映员工过去的学历、工作经历。对于人事档案中涉及的个人能力、工作业绩、诚信、社会保障等材料以及对员工入职后的情况几乎没有做出动态记录和反映，体现不出员工自身的特点和专长。导致人事档案可利用程度下降，对用人单位在培养、选拔人才等诸多方面造成困扰。另外，随着时代的发展，档案的收集整理不能一直沿用过去的方式，只注重收集，不注重信息的开发和分析，这样无法满足人事工作的需要，不能对其进行合理的分工配置。

4.人事档案管理的流通性不佳

长期以来，由于干部人事档案工作是一项内部性、保密性很强的工作，而传统人事档案管理，只满足于人事工作需要，缺乏将此项工作与本地区的经济和社会发展结合起来的意识，对干部档案利用开发不够，所强调的内部隐秘性和封闭性会导致人才资源遭到内部的限制，导致人才无法合理的流动，也同样会阻碍人力资源的配置合理性与有效性的提升，除此之外，过度的设置人才资源的封闭性，会导致企业员工的工作积极性由于工作自由度的下降而受到打击，从而使工作效率与质量降低，造成人才资源的使用不合理甚至浪费。

5.人事档案信息系统开发有待加强

在科技技术飞速发展的今天，现代化办公系统得到了普遍推广与应用，但人事档案管理工作还停留在纸质档案的建立和保管上，计算机技术没有在人事档案管理中得到充分的发挥和运用，对于现代化的电子信息系统更没有得到有效普及，大多数地区存档机构或是用人单位在众多原因的影响下，不能实行电子化档案的管理，即便是在诸如上海、广州这样沿海经济发达地区有一些企业已经开始使用人事档案管理的软件，但是普及工作仍然非常漫长，并且因为人事档案管理的软件并没有统一的版本标准，使数据的汇总能力差，信息共享能力不佳。

二、创新人事档案管理的必要性

人事档案工作创新是适应知识经济时代的需要。在我国改革开放的不断深入发展的今天，干部人事制度改革也在不断深化，人事档案除了满足工龄认定、退休待遇落实等一般性日常管理外，更要为人力资源管理与开发利用提供全面、客观的依据支持。但是，在人事档案的内容不断扩张的同时，传统的干部档案管理方式存在着内容的陈旧性和档案利用的局限性。因此，要想解决这些问题，人事档案管理工作也需要审时度势，转变、创新人传统人事档案管理模式，采取一系列措施提高和改进现有的档案管理迫在眉睫。在现代社会中人事档案可以利用在各个领域与部门中，并且非常重要不可代替，很多人力资源重要的用人单位也不断开发与拓展人事档案的利用方法、利用范围。使人事档案在利用中不仅可以在所在单位中利用，更可以延伸到企业的每个员工对自身利益的保护，人们会主动的去审视自身利益相符的人事档案，而利用的范围则可以从审视用人素质晋升到企业中人力资源的调整、规划，人才信息的分布等，这些企业的人事方面的工作都可以运用到人事档案资料中，这要求我们将人事档案的使用多样化，从而推动人事档案管理的改革与创新。人才的流动性与社会经济的增长程度成正比，随着社会经济的不断发展，人才的流动性自然更强了，这直接导致人事档案在不同企业之间交替，所以资料的隐秘性大打折扣，而强有力的人才流动必须要有相应的人事档案管理制度将这样的交替交换加以管理约束，从而保证就算人才流动非常频繁，人事档案的资料可以科学有效的保持整体性，这就要求人事档案管理模式进行创新，以数字化、网络化的人事档案管理模式形成社会化的管理模式，从而减少人才流动后导致的企业发展阻碍。

三、创新人事档案管理的实践

1.人事档案观念的创新

首先，要注重观念的创新，这是由于观念创新是人事档案管理工作的创新的核心与灵魂的存在，这就要求在人事档案管理工作的实践中，一定要抛弃传统人事档案管理的观念，使用新的观念让人事档案管理工作人员可以充分发挥自身的主观能动性与创造性，使档案管理人员自身的潜在能力得到充分发挥，人事档案的创新也随之到来。其次，人事档案人员需要增强自身的服务意识，通过服务来促进信息资源的开发，在工作中注重实效性，变被动为主动，勇于探索档案管理的新机制，改变传统的管理观念，使档案工作与时俱进，从而提高人事档案的使用效率。

2.健全人事档案管理制度

人事档案管理是一项政策性很强的工作，必须要严肃的对待，这就要求各项规章制度来要求人事档案管理的工作人员与工作行为，从而避免工作的失误与麻烦，正如依法治国一般，健全人事档案的管理制度，是让人事档案工作“有法可依”的基础，是让人事档案管理制度正常发展的必要点。例如，建立健全档案收集及归档制度，不仅要明确人事档案收集的范围与要求，划分档案管理单位或部门与形成材料的单位或部门的管理职责，避免造成归档渠道不通的现象，从而使档案的内容不断得到充实。更如，在《鉴别归档制度》的要求下，可以加强人事档案的真假甄别能力，在人事档案的收纳中做到去伪存真，完善补充等，保证人事档案的正确性，再如，在《保密制度》的要求下，工作人员实行有效的保密措施，从而使各种泄密、信息暴露等失误得到消除。在制度的管理下，人事档案工作人员可以更有质量的完成管理工作，让人事档案工作更加标准、规范具有权威性。

3.完善人事档案信息资源

为了更好的适应新时期对人才信息的需要，档案管理人员应注重收集能够反映个人才能、工作业绩、诚信、社会保障等材料，通过不断扩充人事档案的新内容，从而提高档案的价值和利用率。首先，建立能够体现个人才能的档案，除了收集学历、职称等归档材料外，还应将继续教育（培训）以及参加各种从业资格考试等情况归入档案。其次，应在人事档案中增加反映个人诚信方面的记录，这不仅是指在银行等公共机构产生的个人信用记录，还应包括用人单位对员工的职业信用记录，使人事档案充分发挥其利用价值，作为员工职业生涯的信用资本凭证。最后，建立能够反应工作业绩的档案，及时将干部的工作现实表现、工作业绩归入档案，尤其在重大活动的表现情况和重要任务完成情况方面下功夫，这是为今后选人用人、培养干部等方面提供必要的依据。

4.加强档案人员素质培养

整个人事档案的管理工作与档案管理人员的素质密切相关，传统档案的管理模式下，管理人员的工作意识很差，墨守成规，明显是无法适应时代的发展，所以，必须增强档案管理人員的业务素养，首先，必须要提高档案人员的政治素质，把人事档案工作看作一项政治工作，在平常的管理中保持高度的责任心，减少工作中的错误。其次，创造形式多样的学习和培训机会，鼓励档案人员不断学习档案管理的新知识和新技能，使档案管理人员具体较高的业务水准和深厚的专业知识，从整体上提高干部档案管理队伍的综合素质，以便加快档案管理数字化建设，拓展档案管理的开发和利用，从而提高干部档案的管理水平。

5.加快人事档案信息化建设

目前，人事档案管理工作还停留在纸质档案的建立和保管上，造成人事档案管理的工作量大、工作效率低，这非常不符合现代竞争社会的要求，随着科技的发展，现代化办公系统及网络技术的广泛应用，存档机构或是用人单位必须改变传统的管理方式。首先，应充分利用计算机在干部档案管理工作中的作用，建立并完善电子化档案，做到及时更新，动态管理，保证电子档案信息的时效性、真实性和准确性。其次，做好电子档案一体化的系统工作，构建数字化、网络化的人事档案信息化管理平台，逐步消除存档机构或是用人单位各自为政、电子档案系统通用性差的现状，实现人事档案现代化管理，建立高效、便捷的人才信息服务网络体系，促进人事档案管理的社会化，档案使用的便利化，逐步形成科学、有序、规范、协调的运行机制。

四、总结

在竞争日益激烈的今天，拥有了人才就等于拥有了力量。人事档案是人才信息的载体之一，是人力资源管理与开发利用的重要依据。在企业中，人事档案管理无论是对员工评价，还是对人力资源规划都起着决定性的作用。由此可见人事档案管理工作决定着人才的选择，所以人事档案管理的创新不可懈怠。随着现代社会的进步与经济的发展，我国经济产业结构发生一些转变，很多企业或公司不得不根据自身发展模式调整企业内部人事工作，从而来适应市场经济发展的需求。而市场经济体制下的企业人力资源管理要适应人才发展战略，就必须围绕着以人为核心的理念建立人事档案管理制度，人事档案管理工作从观念到思想上都要发生一定的转变。当前，我国人事档案管理体制处于新旧体制转轨时期，人事档案管理制度的改革大大落后于干部人事制度改革的整体进程，人事档案管理工作存在的一系列问题，对人事工作的开展造成了一定影响。这些暴露的问题必须在改革与创新之中加以完善。为了能够符合企业现代化的发展和新时期对人才信息的需要，就必须要改变传统、落后的人事档案管理模式，加强对人事档案的重视程度和管理力度，用科学严谨的态度和完善的制度规范档案工作，对档案管理工作中存在的问题要走出传统的思维模式，转变观念从而探索新的工作程序，逐步形成科学、有序、规范、协调的运行机制，将固化的人事档案管理模式向信息化、社会化的方向发展，建立高效、便捷的人才信息服务网络体系，提高人事档案的使用效率。与此同时，人事档案管理部门应该很好发挥自身这种人才资源优势，把人事档案工作与企业人才需求更好地结合起来，不断满足企业的人事管理需求，为企业选人用人、培养干部等方面提供有力支持，增强企业核心竞争力。

参考文献

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