新时代事业单位档案管理的创新思路分析与研究

冯丽霞

摘要：一个单位的档案承载着单位发展的历史轨迹，是对单位发展过程的真实记录，档案以其所载信息的原始性、真实性、技术成果的可重复性及可考查性等使其具有更高的利用价值。档案管理是企事业单位管理的重要部分，新时期事业单位档案管理工作受到较多挑战，事业单位的档案管理也应随着时代的发展进行改革和创新，不断推进档案管理工作向前运行。本文将针对新时期事业单位档案管理的创新思路进行一个简单的分析。

关键词：档案管理；事业单位；创新思路

随着时代不断进步，我国行政管理体制改革逐渐深化，事业单位在新的时代背景下面临着新的机遇，要想进一步加强社会服务，保证改革顺利进行，就要提升事业单位的工作质量。对于事业单位来说，档案管理属于一项极为重要的工作内容，因此其在促进事业单位持续发展方面具有决定性价值。另外，档案管理是事业单位的重要工作之一，那么档案管理是否合理高效会直接影响到事业单位管理工作的质量和效率。随着国内经济的大力发展，新时期国家对事业单位的工作提出了更高的要求。因此，事业单位在档案管理方面也将迎来一次全新的挑战，那么事业单位档案管理有必要进行理念与方法上的创新，解决档案管理中的问题以保证事业单位工作的顺利开展。

一、新时期事业单位档案管理的重要性

1.有助于加快全面建设小康社会

当前是社会处于信息化速度和经济快速发展的时期，经济市场也产生了重大的变革。信息量存储问题成为新时期档案管理的新的挑战，档案管理如何在政治、经济、文化等信息交融的环境下进行也是新时期档案管理面对的重要挑战。此外，机关事业单位作为采取國家财政拨款的社会组织，新时期机关事业单位的创新思路和方法对于加快全面建设小康社会，处理政治、经济、文化等信息交融环境下的资源充分利用问题具有重要的作用，在保障资源充分利用的同时，提升资源的利用效率，从而更好的为政府职能和公众服务。

2.有助于深化落实“四个全面”

社会的发展离不开档案管理的不断完善，这是因为我国当前处于全面建设小康社会的时期，“四个全面”通过严肃党风、党纪等方式对于廉政建党具有重要的作用，同时也是全面建设小康社会的重要方针。档案管理在新时期也具有较广的应用空间，档案管理有助于有效避免档案丢失、信息失真的现象，对于全面建设小康社会，推动社会发展具有重要的作用。因此，新时期机关事业单位的档案管理有助于深化落实“四个全面”。

二、新时期事业单位目前档案管理中存在的问题

笔者结合单位档案管理现状，并查阅相关资料，认为新时期机关事业单位的档案管理中还存在以下问题：

1.领导干部意识淡薄

单位领导干部作为单位建设的重要核心，往往存在对档案管理意识淡薄的问题，导致下面员工在档案管理中也存在应付了事，没有采取措施对档案的归档、整理等工作，导致档案丢失等现象广泛出现，不利于机关事业单位的长期发展。因此，许多事业单位在发展的过程中，多会出现档案管理工作受重视程度降低，影响员工积极性的相关问题。另外在实际的档案管理工作过程中，若存在工作质量较低的情况，则会导致其正在建设中的人力、物力、财力方面难以得到充足的保障，造成许多资料信息堆积如山，员工查找起来十分麻烦，长此以往，直接导致员工工作热情度下降。除此之外，绝大部分事业单位在档案管理中存在着机械式的工作理念，这就造成了所收集到的档案信息相对杂乱，有利用价值的档案在使用时还得再次进行筛选，大大影响了事业单位的正常工作。

2.事业单位档案管理手段相对落后

事业单位档案管理手段问题一直是影响其发展的原因之一。目前来讲，国内大多数事业单位档案管理中存在着软件和硬件设施投入不一致的问题，所以对于实际档案管理工作存在着极为明显的影响，难以达到国家要求的标准。另外，在事业单位档案管理工作中，资金的投入力度是十分有限的，使档案存放没有固定的房间，甚至有些单位将档案与易燃物品存放在一起，很容易因意外造成档案的损毁。另外，档案在管理过程中手段较为落后，现代化建设中，计算机科技发展十分迅速，但许多事业单位在档案管理中仍采用传统的管理方式，使档案管理无论从思维管理模式还是技术管理模式方面都无法满足新时期的需求。

3.事业单位档案管理机制不健全

在事业单位中，若档案管理工作机制不健全，则较容易出现工作落实差的情况。尤其是通过我国对于事业单位中档案管理部门调查结果来看，其中约有高于80%的事业单位存在着档案管理混乱的情况，对该种情况进行分析，发现影响因素主要包括以下几点：

（1）多数单位存在朝令夕改的情况，使档案管理人员在整理档案时常常会感到无从着手。

（2）许多事业单位档案管理中的制度规范流于形式，没有把制度真正落到日常的档案管理中，从而使制度的功能下降。

（3）许多事业单位在制定档案管理制度时，缺少监督人员及相应的鼓励、处罚制度，使档案管理人员心存侥幸，工作状态懒散，从而导致了员工需要重要资料时无从下手。例如：在事业单位档案管理中，许多档案管理者对重要的档案资料管理时怕麻烦，因此出现重要的资料在管理中你推我、我推你的现象十分严重。

（4）事业单位在档案管理中没有做到与时俱进，档案管理制度缺乏动态性，已经难于与实际需要相符合。

4.工作人员综合素质欠佳

事业单位档案管理人员的综合素质是影响档案管理成效的直接原因。首先，由于某种原因，导致事业单位在招聘档案管理人员时没有进行严格的选拔和筛选，使事业单位档案管理人员的综合素质存在着较大的差距。国内某些事业单位在招聘档案管理人员时甚至没有要求其学历和档案管理的能力，还有些事业单位聘用关系户来管理档案，造成了档案管理工作的效率远远达不到新时期发展的需求。另外，许多事业单位的档案管理人员在工作中缺乏责任心和耐心。例如：有些档案管理人员在收集档案资料时没有对资料进行认真审核，从而造成了所收集的资料无法使用的现象，还有些档案管理人员所收集的资料信息存在较大的错误，不仅使资料无法使用，还给其它部门的工作人员造成了较大的负担。除此之外，事业单位在档案管理中，缺少可以留住管理人才的机制。其一，事业单位的工资及其它福利待遇无法满足管理型人才的需求。其二，事业单位给档案管理人员提供的学习培训机会少之又少，从而影响了档案管理人员业务水平的提高，使一些档案管理优秀型人才的能力很难有突破性的进步，大大影响了事业单位档案管理工作的发展。

三、档案管理思路创新的必要性

1.创新是社会发展的必然

创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。开拓创新是引导社会前进的强大力量，是我们适应新形势，认识新事物的思想武器。根据时代和实践的要求，勇于和善于不断创新，才能使我们对客观世界的认识不断深化。在我国进入全面建设小康社会的新时期，档案工作作为党和国家的一项重要事业，也必须根据时代和实践的发展要求持续发展。要实现档案事业的可持续发展就必须在档案管理工作中不断创新，这也是档案管理所面临的社会性、开放性的必然要求。

2.创新是档案部门发展的原动力

近年来，随着我国经济社会的快速发展，档案工作有了很大的进步。档案工作的基础设施和条件得到了极大的改善，档案基础业务和档案信息资源建设得到加强；档案部门进一步适应了社会对档案信息的需求，社会服务功能不断拓宽，社会档案意识和档案法制意识逐步增强。但是档案工作还存在一些问题，档案管理长期单调而枯燥的工作方式，传统而落后的工作方法，使许多档案管理人员缺乏创新意识和创新激情。他们墨守成规，按传统办事，日常的档案工作也是几十年一贯制――立卷、归档、转递、借阅等。要解决这些新问题，真正使档案工作与时俱进、持续发展，只有通过创新才能开创档案工作的新局面。

3.创新是档案事业可持續发展的保障

档案事业的可持续发展，意味着其社会功能的改善和提高，与经济社会协调同步发展的同时，重点把人的发展摆到档案事业发展的中心位置上来。这就需要我们从社会需求的角度来把握档案事业发展的规模及方向，着力于提高档案馆（室）的工作效率和档案信息资源的开发利用率，最终使档案事业与社会建立起相互促进、相互协调的紧密关系。要实现档案事业的可持续发展，必须在目前的基础上不断创新，不断提高档案工作的社会服务功能。

四、在新时期中对于档案管理创新思路分析

1.创新管理理念

在当前新形势下，事业单位需要重视档案管理的重要性，不断创新管理理念，保证档案管理更加高效的运行。从事业单位领导开始强调档案管理的作用，自上而下，渗透档案管理对于事业单位的重要意义。鼓励员工积极做好管理工作，并且对工作出色的员工进行嘉奖，营造良好的工作氛围，使每一位员工人尽其用，为事业单位的发展投入全部热情做出贡献。

2.工作方式创新

传统档案工作方式，仅仅为用户提供了文本类文献的搜索和科技档案的查阅，这在某种程度上，根本无法满足用户对档案服务提出的高要求，因此，为了使企业档案管理工作可以达到数字化、多媒体、跨地域的信息化发展目标，相关企业就要对现有的档案工作方式进行有效的创新，即利用计算机信息技术来将馆藏档案信息和纸质文件资料转化成电子档案形式，并对各类电子档案信息进行科学分类和加工，使之可以通过不同的载体来实现数字化存储，这样才能保证档案信息的完整性和实效性。同时，还要建立健全的档案管理网络平台，以便可以实现档案信息资源的共享和远距离传输，为企业发展创造良好的条件。

3.完善和创新档案管理制度

正所谓“没有制度，不成方圆”，在新时期事业单位的发展中，其要想提高自身的档案管理质量，首先要建立健全相应的管理制度，为之后的档案管理工作提供制度方面的保障。首先，事业单位在建立有关档案管理制度的过程中，其一定要根据国家的相关法律法规来制定，在尊重员工人格利益的基础上对其进行一定的约束。本着以人为本的原则，在制定相关的管理制度时，单位领导可以让管理人员先自行拟定一套制度方案，然后再对其进行一定的整改，最终形成一套较为健全的管理制度。此外，随着信息技术的快速发展，当前的档案管理不仅仅局限在纸质版档案管理方面，而且还要加强对电子信息档案的管理，加强信息安全保护，采取多样化的管理方式来进行档案管理，使得档案中的有效信息可以被及时的利用，由此充分发挥档案管理的有效性。

4.加强员工培训，提升员工综合能力

事业单位在招聘时严格按照人才选拔机制，引进高文化水准有经验的专业人才，才能胜任档案管理的职务。建立完善的内部竞争机制，对积极员工进行奖励和提拔，消极怠工的员工给予责罚、警告和淘汰。保证档案管理积极的工作氛围。事业单位要对员工进行必要的培训，提升其职业素养和专业能力，培养员工服务意识，实现人才的持续成长。

五、结束语

总之，社会需要创新，时代呼唤创新，陈旧的管理模式与社会主义市场经济下的灵活的机制出现了诸多不适应的地方。档案管理要在社会发展和前进中不断，除了创新机制外，还要经常找问题，找差距，创特色。因此，每一位档案工作者都应认清形势变化和自己肩负的重任，增强危机感、紧迫感和责任感，进一步解放思想，转变观念，开拓创新，要使档案工作有高度、有特色，适应社会发展的需要，档案管理人员就必须摒弃旧观念，增强创新意识，拓展工作思路，更好地服务于信息化社会的需要，推动事业单位档案管理工作更上一个台阶。

参考文献

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