基层行政事业单位电算化会计档案管理工作浅析

杨萍

【摘要】本文通过分析目前基层行政事业单位电算化会计档案管理中存在的相关问题，提出了相应的解决对策。

【关键词】行政事业单位 电算化会计档案 问题 对策

二十世纪九十年代初，随着计算机技术的发展与普及，会计电算化应用软件的开发与运用得到迅猛发展，会计的核算方式也发生了根本性改变，基层行政事业单位会计电算化替代了手工记账，大大减轻了财务人员的工作负担，提高了工作效率，而在会计电算化过程中也产生了大量的电算化会计档案。但是，由于国家关于电算化会计档案管理的政策及规范出台的滞后，再加上对电算化会计档案缺乏足够的重视，目前基层行政事业单位电算化会计档案管理依然存在一定问题，如何科学有序地管理电算化会计档案是我们必须认真解决的重要课题。

一、我国会计电算化的发展进程

1987年11月，中国会计学院成立了会计电算化的研究组，为会计电算化理论研究提供了组织准备。从二十世纪九十年代初开始，我国会计电算化开始有序发展。1994年5月4日，财政部下发了《关于大力发展我国会计电算化事业的意见》，制定了会计电算化的总目标;1995年12月15日，财政部又发布了《会计改革与发展纲要》，要求逐步普及会计电算化;1996年4月，在北京召开了“会计电算化研究会”，入会者一致同意，在进一步提高“核算型”会计软件水平的基础上，大力发展“管理型”会计软件。以此为契机，我国會计电算化工作实现了质的飞跃，逐步实现了从单机版向网络发展;从手工帐和机帐并行，到甩掉手工帐，财务工作由会计核算到财务管理的发展，同时，一系列会计软件的研制开发以及会计信息化工作的开展，有效支撑了会计电算化的发展。

二、电算化会计档案的特点

电算化会计档案的内容包括三个部分一是从会计电算化系统打印输出的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等纸介质档案;二是以计算机硬盘、软盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的、以电子数据状态保存的包括会计凭证、会计账簿、会计报表等数据和会计数据库;三是会计电算化软件系统名称、版本号，与之配套的安装光盘、磁盘、用户服务卡以及用户手册等全套文档资料等。与传统的财务档案相比，电算化会计档案具有以下特点：

（1）电算化会计档案归档的范围扩大了。不仅保管了传统意义上的由计算机财务软件输出的纸质的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算资料，还保管了脱离计算机系统存储在光盘、磁盘等介质上的电子会计档案，以及会计数据库、计算机操作系统及网络操作系统型号、会计电算化软件系统名称、版本号，与之配套的安装光盘、磁盘、用户服务卡以及用户手册等全套文档资料等，扩大了会计档案的管理范围。

（2）电算化会计档案的利用更方便、快捷、准确。财务人员在存储和调阅电算化会计档案信息时，在对以往几年的财务数据进行分析处理时，就可利用计算机财务软件，或部门局域网平台进行查阅、运用财务数据，就可以在短时间内准确、快捷的提供相关信息，为领导决策、业务部门项目管理等方面提供财务依据，从而更有效的提供会计档案的利用。节约了人力物力，提高了工作效率。

（3）电算化会计档案保存的条件提高了。电算化会计档案改变了传统会计档案的存储介质，其存储在磁盘、光盘等介质上，对存储的环境和条件有更高的要求：一是归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。二是环境温度选定范围：14℃-24℃;相对湿度选定范围：45%-60%。三是存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。因电算化会计档案具有系统依赖性，只能在特定的软硬件环境支持下才能打开，还具有已毁损，难查痕迹的特点，所以对电算化会计档案的安全性、完整性要求更高。

三、基层行政事业单位电算化会计档案管理存在的问题

行政事业单位会计档案是记录单位经济业务的重要经济档案，是单位档案的重要组成部分。会计档案在单位的财务管理，单位内部控制制度的制定，绩效评价以及责任审计等方面有不可替代的作用。目前，我国基层行政事业单位会计电算化已基本普及，会计电算化已成为会计工作的主流，对电算化会计档案的管理已是个不能回避的问题，但由于一些客观和主观因素的影响，行政事业单位的电算化会计档案的管理仍然存在一些问题亟待解决。

（一）电算化会计档案管理制度不健全，领导重视不够

目前大部分基层行政事业单位对财务工作普遍存在重核算轻管理的现象，会计电算化虽得到普及，但电算化会计档案管理的相关规章制度还不够健全。以中华人民共和国财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》为例，修订前的《会计档案管理办法》规定当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。由此我们可以理解为，财务档案的保管是财务工作的最后一环，而财务档案的管理制度，是单位财务管理制度的一部分;而2015年12月11日，中华人民共和国财政部、国家档案局第79号令发布修订的、自2016年1月1日起施行的《会计档案管理办法》规定当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。由此可以看出，国家关于会计档案管理的法规已明确规定会计档案管理不仅是财务管理的一部分，也是单位管理制度的一部分，管理的力度和重视程度都得到了很大提高。但是，由于基层事业单位单位领导对此重视程度不够，各单位没有针对电算化会计档案的特点及要求及时修订或完善单位的会计档案的管理制度，使电算化会计档案的管理存在无序状态，分工不明、责任界限不清的现象。

（二）财务人员对电算化会计档案重视不够，经验不足，制约了电算化会计档案管理水平的提高

受传统会计档案的影响，财务人员只将从计算机输出的会计凭证、会计账簿、会计报表等纸质载体的会计资料作为会计档案管理的重点，而对电算化会计核算所形成的电子会计档案的管理不够重视，对脱机存储于磁介质、光盘的电子会计档案归档不及时，或者不归档，造成信息数据不全或丢失，为以后的档案利用造成极大的困难，导致只借助输出的纸质档案来查询相关会计数据，有时因财务人员对财务软件功能不够了解，输出的纸质档案不够全面，还会导致会计数据的永久丢失，给单位造成极大损失。同时，由于电子档案存在易改写可复制等特性，有些单位因缺乏会计电算化产生的电子档案需要的保管环境和保障措施，导致保管不慎容易受计算机病毒感染，若数据备份不及时，也会造成电子数据永久丢失。另外，在会计电算化下，要求电算化会计档案管理人员既要具备专业的会计技能和管理传统会计档案的经验，又要具备计算机信息处理技术和网络管理的技能，就目前而言，大部分会计档案管理人员整体素质不够高，缺少对电子档案管理的应有的专业知识，也制约了电算化会计档案管理水平的提高。

（三）财务软件开发标准不统一，增加电算化会计档案的收集、保管、利用的难度

我国会计电算化发展时间不长，财务软件的开发未能使用统一标准，单位购置财务软件也没有按照部门、行业规定统一采购，而是按照各自单位的经济实力、工作特点向软件开发商购买，导致同行业不同单位使用的财务软件不同，同系统同职能的单位使用的财务软件也不相同，同一个单位在不同时期购买的财务软件也不相同;各家公司为了宣传自己的产品都强调突出自己的会计软件开发模式和特点，从而造成大部分会计软件相互不兼容，使用方法存在很大差异，不同的财务软件的数据接口不同，导致了报表汇总、数据查询、数据传输不方便。而行业主管部门、单位的档案管理部门以及财务软件的使用部门，为了使得会计软件能相互切换正常使用，而做进一步做软件转换接口的开发时，由于不同财务软件的数据库不同，并不能保证相互转换出的账套数据100%准确。这种状况，不仅浪费了人力物力，也增加了档案的收集、保管的难度，更不利于档案的利用。

四、基层行政事业单位电算化会计档案存在问题的解决办法

为了提高电算化会计档案管理水平，结合本人多年工作经验，提出以下对策：

（1）进一步建立健全会计电算化档案管理的法律法规。单位领导应强化档案意识，大力支持单位电算化会计档案管理制度的修订落实。

（2）加大对“复合型”人才培养力度。各单位要加强人员的培训，使单位财务人员和电算化会计档案管理人员既掌握计算机信息技术，又熟悉财务管理知识，成为“计算机技术一会计核算一管理”型复合型人才;同时，强化职业道德素质，提升会计档案管理人员的责任意识和法律意识。

（3）提高财务人员对电算化会计档案的管理意识，把财务工作的管理职能和会计档案的有效利用与业务部门的工作进度、資金使用有机结合起来，比如业务部门在项目的申报、实施过程中，可以有效利用相关的会计信息，利用电算化会计档案，快速制定项目申报的资金预算，资金使用方案，努力构建财务部门、财务档案管理部门与业务部门相互沟通的管理信息平台，为业务部门形成支撑和保障作用，从而也能使领导不仅重视会计电算化的核算工作，对电算化会计档案管理工作也更加重视。

（4）建立统一的财务软件标准，使得会计电算化系统有一个标准的对内对外接口，减少电算化会计档案的收集、保管的难度。标准的对内对外接口可以最大限度实现数据共享，行业与部门在使用财务软件时应制定相应的管理规定，避免购买软件的盲目性，造成预算资金的浪费，增加财务人员和档案管理人员的工作量，从而加大电算化会计档案的利用力度。

（5）加大对电算化会计档案管理费用的预算，改善电算化会计档案保管的条件。

（6）加强电算化会计档案的安全保密工作，强化安全措施。由于电算化会计档案有易修改难留痕的特性，为了防止非法篡改会计档案，或者财务人员误操作而破坏了会计档案，一是要加强财务管理的内部控制制度，管控好财务人员的各目的权限，防止误操作或越权操作，造成财务档案的破坏;二是要对电子档案设置保密措施，以防止非法用户接触到电子档案进行篡改或破坏;三是要积极做好备份，做到自动备份，定期做到脱机备份，分开保管，以保证电子档案的安全;四是计算机系统的防护工作，做好防护墙，以防计算机病毒的侵入，破坏电子档案。

参考文献：

[1]国家档案局.电子文件归档与电子档案管理办法[J].1999

[2]财政部.国家档案局.会计档案管理办法[J].1998.

[3]财政部.国家档案局.会计档案管理办法[J].2016.

[4]刘洁，颜国新，王蕾.电算化会计档案管理工作刍议[J].山西档案，2014.