事业单位档案管理中现代化方式的利用探讨

邹菁

摘 要：事业单位档案管理工作当前开始趋向与信息化、网络化的管理发展，档案数量以及内容的复杂性使得传统的人工管理方式已经无法满足实际管理需求，针对事业单位的人事档案管理，引入信息化技术，以现代化的网络管理手段来提升管理效率是发展的要求。本文针对现代技术在事业单位档案管理中的应用情况进行了分析，提出了一些优化措施。

关键词：事业单位 档案管理 现代化方式 探讨

一、事业单位档案管理中存在的问题

（一）档案管理制度不完善、利用率不高 管理质量，管理方法上的不科学使得档案查阅过程效率较低，档案存储过程中，管理人员对档案标题和序号等不进行定期的整理，使得较长时间之后档案的管理难度不断提升，且在档案进行查阅和保护的过程中，管理人员对其保密工作重视程度不够，都会影响档案管理质量，档案管理工作制度上存在不完善之处，无法高质量的指导管理人员日常工作。当前事业单位对档案管理工作的综合价值认识不足，档案内容利用效率低，损失了档案内容之中的实际效益。

（二）缺乏档案管理专业人才 档案管理工作的高质量进行要求管理人员具备相关的工作经验，并对于档案管理工作的进行过程和管理方式有充分的了解，这样才能提升管理工作的进行质量。在当前的许多事业单位之中，档案管理人员的频繁更换以及管理人员自身工作能力的不足对于档案管理工作的进行起到了负面的影响，使得档案管理的安全性降低，不同管理人员之间管理方式的差异也使得档案管理较为混乱。

二、档案管理中应用现代手段的价值

事业单位的档案管理工作之中，由于管理制度的不科学、管理手段效率较低以及管理人员专业素养不足等问题的存在，档案管理工作的进行质量受到了很大的影响。在当前信息化时代，许多企业都开始将信息技术和计算机技术应用到档案管理之中以应对随着企业规模的增加带来的档案管理难度的升高。信息技术等现代管理方法在档案管理之中的应用可以提升管理质量和查阅效率，对于传统管理中存在的问题起到了有效的优化作用。

传统的档案管理方式是通过人工管理手段进行档案的分类、查阅和保存过程，且档案记录材料的限制使得档案体积不断增加，给查阅过程和保密过程带来了很大的影响，将现代计算机技术引入档案管理之中降低了对空间和纸张的消耗，也提升了档案查阅过程的进行效率，减轻了管理人员的工作压力。事业单位借助现代管理技术也能优化工作人员的组成，将具备工作积极性和工作能力的员工分配到更为适合的岗位。除此之外，将網络应用到档案管理之中方便了档案在不同部门和单位之间的流动和查阅，优化了档案查阅过程，将现代技术在档案管理中使用具备较高的现实价值。

三、现代技术在档案管理中应用途径及优化措施

（一）用于档案的检索过程 在传统的档案管理工作之中，针对档案的目录进行管理是实现高效检索的查阅的重要手段，也是传统管理工作的进行难点。要想保证目录布置的合理性和查阅的高效性，管理人员需要对管理过程有充分的了解和较为优秀的管理手段，这都对管理人员的工作经验有很高的要求。应用现代技术之后，档案目录的管理和添加借由计算机进行，管理人员可以按照分类规定对档案进行分类的录入和保存就可以实现分类管理。在查阅过程中，计算机对档案访问的高效性避免了目录分类不佳造成了查阅管理效率低的问题。尽管如此，在实际管理过程中，档案管理人员要不断提升查阅效率也需要针对档案内容进行合理分类，提升计算机在查阅管理工作中的进行效率。

（二）在库房管理中的应用 随之计算机一系列技术不断升级，事业单位相关工作人员可以建立一套符合现代化标准的档案库房对应的管理系统。采用计算机能够进行实时监控等功效，能够对空调设备、干燥、加湿等予以控制，从而控制库房湿度、温度、防盗报警以及火警报灾等，这些智能化的技术，是对档案库房进行管理的现代化手段的体现。

（三）档案管理辅助业务 档案业务工作包括对档案进行收集、保管、整理、鉴定、利用、统计分析、销毁等环节。在档案业务整个流程中，除了管理务比较繁重之外，还会产生很多档案信息，此时，用计算机进行辅助管理，可以给工作人员带来便利。当前，应用的比较广泛的是采用档案管理相应的软件对档案借阅以及归还进行统计，使档案工作者能够及时对档案存储的实时信息进行把握。

（四）利用电子文档提升档案管理效率 第一，应当建立相应的数据库，让数据库自身的结构趋于标准化以及规范化；第二，利用多媒体将静态图片、图形、声音、活动影像、文字等实施集成化的统一管理，再根据光盘具有读写速度快、容量大以及可对原文件直接进行检索以及在计算机联网应用上十分方便等优点，将有价值的纸档案变为相应的电子文档，将其在光盘上保存即可，极大的方便了计算机对其进行查询以及识别 ；第三，经过授权，可以实现编研者直接从自己对应的终端，对数据进行检索以及查询和下载，这些都为事业单位档案管理者提供了极大的便利。

（五）建立档案管理网络 档案管理只有突破传统 ，与时俱进，才能够满足人们想需求。事业单位应当根据需要，建立自己区域的局域网，以及档案管理相关网络，这样不仅有利于对资源及时共享，对计算机软、硬件进行共享，还能够让档案室和相关科室之间搭建一座信息方面的桥梁，逐渐让档案管理实现信息化。當建立了对档案进行管理相应的网络之后，利用计算机进行模拟人工作业，最大限度的发挥网络自身具备的优势，编目、整理、标引、统计，可以提升著录以及标引速度，及时对网络档案实时的信息活动予以管理，实现档案信息资源的最优配置。

结语：总而言之，依赖现代化的管理方法和手段，引进先进技术和设备作为媒介，加快档案管理改革，对实现事业单位档案管理现代化有不可替代的促进作用。 利用现代科学技术优化传统档案管理方法， 改革传统档案管理体制，建立完善有序的事业单位的管理体制，才能使得事业单位档案管理工作紧跟步伐。

参考文献：

[1] 任伟华. 事业单位档案管理中现代化方式的利用研讨[J]. 企业改革与管理，2015（24）：11+112.

[2] 闫凯. 事业单位档案管理规范化的思考[J]. 产业与科技论坛，2015，14（10）：205-206.