基于前端控制的新入职员工档案管理

雷婷

秦皇岛市第一医院始建于1984年，现为秦皇岛市规模最大、技术力量最强的综合性三级甲等医院，作为上升期的综合性三甲医院，每年都会遴选大批优秀的高校毕业生来我院工作，人才的大量流入，在保证医院正常运营和持续发展的同时，也为医院的人事档案管理提出了新的问题。

为提高医院人事档案管理水平，从源头上保证人事档案质量，我们引入了前端控制理论。前端控制思想在其他领域已运用比较广泛，并逐渐延伸出一些比较成熟的方法，但在人事档案的管理中运用较少。事实上，通过在新入职高校毕业生的人事档案管理中的运用与实践，不仅在理论层面上丰富了前端控制理论，更在实践层面为人事档案管理质量和整个人力资源管理层次的提高提供了保障。

一、前端控制理论的内涵

前端控制思想由法国档案学者的C·诺加雷提出，作为现代档案管理理念的重要内容，前端控制理论基于文件生命周期理论，通过对文件的形成、收集、整理、鉴定、归档等活动实行全过程监督控制，并将整个控制活动前移，重新考虑在文件生命周期中进行干预的时机。对于人事档案工作而言，前端控制指在整个人事档案管理过程中，系统分析并重新整合人事档案管理的目标和整体规划，在形成人事档案之初，从根源上规范干部人事档案材料及管理。

事实上，将新入职毕业生的人事档案作为一个独立整体先行管理，本身就是前端控制思想的体现，将新入职毕业生的人事档案作为整个人事档案管理的前端，深刻体现了在人事档案管理中把好“入口关”。新入职毕业生档案处于从学生档案向个人档案转变的过渡阶段，需要用人單位重新审核、整理和装订，直接决定了人事档案的案卷质量，在该阶段实施前端控制，既能保证这些案卷的质量，也为整个人事档案管理奠定了扎实的基础。

二、前端控制理论在新入职员工档案管理中的应用

通过实体性建构和程序性建构两个方面将前端控制理论应用于新入职员工档案管理中。通过落实前端控制的对象、明确前端控制的主体、规范前端控制的内容等方面完善实体性建构；通过建立一套完整的前端控制程序，充分保障新入职毕业生人事档案前端控制的可行性。

（一）前端控制理论的实体性建构

1.落实前端控制的对象。在新入职毕业生档案管理中，前端控制的对象就是这些新入职毕业生的人事档案，由于很多毕业生对人事档案意识的淡薄，部分毕业生在入职的时候甚至不知道自己的人事档案在何处。根据前端控制思想，我院在组织新入职毕业生进行岗前培训期间，专门设置了关于毕业生档案转递、党关系转递流程的培训课程；医院人事部门联合多部门对新入职毕业生进行宣传教育，并做好人事档案与党员档案的相关资讯，对档案难以查找的，协助联系学校与各级人才交流服务部门积极查找，保证每一本毕业生人事档案的顺利交接。

2.明确前端控制的主体。前端控制的主体是医院的档案管理团队。医院现有在职职工档案1200余卷，按照《干部档案工作条例》的要求，医院增加并培养管档人员，选配政治可靠、作风正派、责任心强、业务素质好的党员从事干部档案工作。从思想上提高管档人员及人力资源处工作人员对档案工作的重视；多次组织人事档案工作培训，选派骨干人才去优秀管档部门交流进修，提高干部档案工作人员业务水平和工作能力；根据工作需要，及时充实管档力量、优化结构，建立复合型档案管理人才队伍。

3.规范前端控制的内容。需要规范的内容指的是新入职毕业生档案内容。通过对人事档案审查，我们发现很多毕业生档案存在问题，共性问题如缺少高校的报考登记表、学生登记表，党员缺少思想汇报或外调材料等等，一些严重的问题如缺少毕业生登记表、入党志愿书笔迹相似等，针对这些问题，严格按照最新人事档案审核制度的要求，敦促相关组织及个人补齐相关材料，形成干部人事档案审核专用《干部任免审批表》，经本人签字确认，组织审查盖章后存入五类材料。

（二）前端控制理论的程序性建构

针对新入职毕业生人事档案的特点，以档案的真实性、完整性、有效性作为新入职毕业生前端控制的基本原则，从动员部署、档案审核、组织认定、检查总结四个阶段组成前端控制理论的程序性建构。

1.动员部署阶段。制定新入职毕业生人事档案前端控制审核方案，细化审核范围、时间安排、方法步骤、保障措施等。聘请档案管理专家对人力资源部员工和审档人员进行集中培训，做好进行业务培训和保密培训工作，使审档人员熟悉政策、明确标准、规范操作。

2.审核阶段。指对新入职毕业生人事档案进行审核，包括初审和复审两个阶段。共有两组人员，两名审档人员组成一组，一人翻阅档案一人录入档案信息，重点审核其出生年月、学历经历、党团材料，既能保证审档工作的准确性，又能互相监督保证档案的安全性，并形成干部人事档案审核专用《干部任免审批表》。另外一组负责档案出入库登记和新版档案装订工作。复审由组织人事处主要领导参与，根据初审时形成的材料，重新翻阅档案，校对《干部任免审批表》中信息，提出初步处理意见并签字确认。

3.认定阶段。对审核发现的问题，要区分不同情况，妥善处理，由组织人事部门根据政策和实际情况处理，不能主观臆断、妄下结论，要根据审核情况上会讨论并最终进行组织认定。最后，将最后认定的《干部任免审批表》与对审核过程中的补充收集材料证明材料一并归入本人档案。

4.检查总结阶段。审查结束后，随机抽取一定数量的毕业生档案进行重点核查，就抽查情况进行认真梳理汇总并反馈。全面汇总有关情况，深入总结经验做法，认真分析存在的问题，确定制定加强和改进干部人事档案工作的意见措施，形成书面总结报告。

通过前端控制实体性建构与程序性建构，新入职毕业生的人事档案已经基本完成由学生档案向职工档案的整合，案卷质量达标，三龄二历信息准确，相关信息已录入人力资源信息管理系统，可以随时根据需要提取并利用。

三、前端控制理论在新入职员工档案管理中的效益

（一）学术成果与理论效益

在近一个世纪的档案学理论发展中，前端控制思想虽然不是最新的档案管理思想，但是作为档案学经典理论，经过数年的实践与积累，前端控制理论一直占据着前沿的地位。我院将前端控制理论应用于新入职员工档案管理中，落实了前端控制的对象、明确了前端控制的主体、规范了前端控制的内容等方面完善实体性建构，并建立了一套完整的前端控制程序，通过实体性制度建设和程序性制度建构两个方面完善了前端控制理论。

通过充分总结前端控制理论在新入职高校毕业生的人事档案管理中的运用与实践，为前端控制理论研究提供新的研究视角和范例。

（二）实践成果与社会效益

通过对新入职员工档案的实体性建构和程序性建构，落实了前端控制的对象、明确了前端控制的主体、规范了前端控制的内容等方面完善实体性建构，并建立了一套完整的前端控制程序，经过数年的实践与总结，医院的人事档案管理水平显著提高，人力资源管理迈上了新的台阶，无论是对人才的成长还是医院的发展都贡献了自己的力量，创造了巨大的社会效益。

1.提高医院人事档案管理水平，保障了人事档案的真实性、完整性和有效性。医院原有的人事档案已经过全国干部人事档案审查与改版装订，在审核和认定过程中，有些重要的档案材料或佐证材料由于年代久远无法查找，如转正定级审批表、报考登记表、入党志愿书等，这给认定造成了一定的困难，也为人员信息的准确性留下隐患，为了避免此类情况的再次发生，医院决定严格审核每一本接收的人事档案，通过实体性建构和程序性建构两个方面将前端控制理论应用于新入职员工档案管理中，保证每一本新接收的人事档案都是经过严格审查，档案材料真实完整，装订整齐，每本档案都有经组织审核认定的《干部任免审批表》，切实为人事档案管理把好“入口关”。我院制定新入职员工档案管理办法并已形成制度，经前端控制后，再将这些档案统一归入医院档案库，从源头上了保证人事档案的真实、完整和有效。

2.保证卫生技术人才档案的质量，真正成为人才成长与发展的基石。新入职毕业生档案处于从学生档案向个人档案转变的过渡阶段，也是他们由学生身份过渡为卫生人才的关键阶段，如果在此阶段缺乏前端控制思想，很可能在日后出现在人才选拔或在领导干部任前审核等重要节点才发现人事档案材料中缺少关键材料，而那时很可能因为时间限制或佐证材料难以寻觅而导致人才错失发展机会。通过对新入职毕业生档案的前端控制，及时完善人事档案材料，保证档案中年龄、工龄、党龄、学历、经历内容准确、材料完整、逻辑严密。对卫生人才而言，无论是各级人才筛选还是干部选拔，真实、完整、有效的干部人事档案才能成为他们成长与发展的基石。

3.为领导决策和医院发展提供支持。

基于前端控制的新入职员工档案管理模式为医院选人用人、人才梯队建设提供了可靠的信息支持。选对人才、用对人才是一個科室乃至整个医院持续发展的前提，对新入职毕业生人事档案前端控制可以说是整个选人用人流程的开端，一卷高质量的人事档案可以清晰地看清人才的成长轨迹和发展方向，如果说任前审核制度是干部任职前最后一道关卡，而前端控制从源头上做到了正本清源。

基于前端控制的新入职员工档案管理模式也为医院各级各类评审做出了贡献。在前端控制的程序性构建中，准确的人员信息和关键性材料的影印版已存入医院的信息管理系统，在需要利用时可以快速提取并汇总。如在医院重点学科建设中，准确、快速地提供该团队的学历、职称及年龄构成等学科梯队结构，提供该学科带头人的学历和职称资格原始材料，在上一年度评审中，有6个学科被评为省级重点学科和重点发展学科，处于全省地市级医院前列。在住院医师规范化规培基地审核中，提供规培科室人员结构、带教老师的基本信息、资格资历材料等，我院被评为省级住院医生规范化培训基地，其中，全科医学科已晋升为国家级规范化培训基地。在三级甲等医院复查中，利用准确的档案数据和档案材料，对当前人力资源情况作出分析，并根据医院实际需要和三甲复审要求迅速作出调整，使医院的干部职数配置、人员编制配置、人力资源配置符合三甲复审要求，为医院成功通过三甲复审贡献力量。

医院基于前端控制的新入职员工档案管理与实践为前端控制理论研究提供新的研究视角和范例，更重要的是，通过实体性建构和程序性建构，提高医院人事档案管理水平，保障了人事档案的真实性、完整性和有效性。保证卫生技术人才档案的质量，为领导决策和医院发展提供支持。医院的人力资源管理迈上了新的台阶，无论是对人才的成长还是医院的发展都贡献了自己的力量。

（作者单位：秦皇岛市第一医院）