医院办公室档案管理规范化的对策分析

文/郑州市第七人民医院 赵雅博

一、浅析医院办公室档案管理现状

档案是用来记录单位运行的重要依据。而医院办公室档案则是记录医院工作以及患者信息的主要依据，其对医院工作的正常开展有着极其重要的影响，而且医院办公室档案的有效管理，对整个医院的管理工作有着重要的影响。但是，眼下我国的医院办公室档案管理仍然不太规范，而且还存在一定的问题。

（一）缺少专业的档案管理人才。纵观我国的医院办公室档案管理，诸多医院的办公室档案管理工作都存在一定的问题，而且在管理方面比较混乱，其主要原因是由于医院缺乏专业的办公室档案管理工作人员，很多医院档案管理工作人员系非专业人士，因此对医院档案管理工作不太熟悉，这就导致医院办公室档案管理工作难以规范化进行，因为既懂医学专业，又懂档案管理的人才屈指可数。

（二）只重视病历档案的收集管理，忽视其他档案的管理。很多医院本着对患者负责的原则，对患者的病例都会有所保存，而且还设有专门的病例档案，便于患者情况的查询和管理。但是有些医院只重视对病例档案的保存，却往往忽略了对其他档案的整理、存档和管理，比如医院行政运行的相关资料，这些资料总是被忽视，经常不能得到有效管理。

（三）医院档案管理机制不健全。医院是极其重要的有关民生问题的基础设施建设，所以医院是比较特殊的场所之一，所以其档案的形式也多种多样，而且不同的档案有不同的保存方式，而且还有保存时间的长短。由于部分医院并没有细化档案的管理，也没有采取相对应的管理措施，致使医院档案管理机制不健全，这就直接影响了医院办公室档案管理的规范性和有效性。

二、档案管理规范化的可行性对策分析

（一）传统保存的档案有利于进行规范化管理。以前，我国的科技发展较为落后，因此医院办公室档案的管理，都是传统的方式进行保存，而且一般都是纸质档案，虽然纸质档案的保存方式在管理方面有一定的难度，甚至有些档案存在管理不完善等问题，但是这些纸质档案可以为现代手段进行保存的方式提供保障，也能为档案的规范化管理提供有效条件，虽然以前医院对档案的管理并没有给予重视，但是本着对患者负责的态度，部分医院也对患者档案进行了保存，这些档案便可以作为档案管理的有效资料，并进行分类、整理和归档，就可以很容易地整理出医学档案，从而有助于加强医院档案管理的规范化。

（二）传统的模式有助于建立统一的管理体系。受传统的档案管理模式的影响，当前部分医院档案管理模式不尽完善。传统的档案管理模式并没有统一的管理体系，所以，为了提高医院档案管理的规范性，必须建立健全统一的档案管理体系。因为传统的管理模式不统一致使档案管理存在不妥之处，部分医院的科室档案自行保管，而部分医院则是将患者档案保存在一起，却将其他档案分开管理，并没有建立健全统一的档案管理体系。因此，医院不仅要重视对患者资料档案的管理，还要重视对行政和其他档案的管理。所以，医院要建立并完善档案管理体系，从而极大限度地提高医院办公室档案管理的规范化和统一化。

（三）科技的运用方便了医院办公室档案管理。传统的医院办公室档案都是纸质档案，虽然能较为完整地保存档案，但是却存在一系列的问题，诸如纸质档案往往占用很大的空间，而且也不便于工作人员查找资料，这就在无形中影响了档案管理工作人员的工作效率。但是，随着社会的不断进步和发展，科技日新月异，因此，医院办公室档案的管理便可以采用电子档案，这样不仅减少了档案的存储空间，还方便了工作人员对档案的分类、整理和归档的工作，从而极大限度地提高了医院工作人员的效率。当然，电子化档案应该和纸质档案有机结合起来，对于一些特殊性的档案，不仅需要纸质档案，也需要做成电子化档案，从而使档案管理更加规范化。

三、结束语

总而言之，随着科技的日新月异，人们对医疗水平的要求也有了明显的提高，而且对档案的安全性和完整性也有了更具体的要求。因此，为了满足广大患者及患者家属的要求，医院要建立健全办公室档案管理体系，为医疗水平的进步提供充实的保障，从而更好地为人民服务。