文档一体化管理系统在档案工作中的应用分析

文/华能澜沧江水电股份有限公司 杨蓉璠

在计算机技术与网络技术的普及应用背景下，信息化程度已经成为衡量社会发展进步的一个重要指标。在档案工作领域，文档一体化就是档案工作信息化的体现，而文档一体化管理程度可以体现其信息化程度。现如今电脑办公已经成为常态，档案工作人员在档案管理工作中必须要科学做好大量的电子文书、电子档案的管理工作，确保档案具有完整性以及真实性。为此，档案部门需要建立起文档一体化管理系统，切实提升文档一体化管理的水平。

一、文档一体化管理对象的内涵

文档一体化管理是指要把文件管理与档案管理相互结合，使其形成统一的管理工作形式。而通过办公自动化系统开展文档一体化管理工作，则需要构建起文档一体化管理系统。电子公文从一开始的形成到后来的流转、归档利用，这整个过程可以实现一体化的管理系统，就是文档一体化管理系统。文档一体化管理系统可以实现公文流转与管理的程序化、规范化，也可以做到收发文、归档工作的一体化，并且可以实现文档信息存储的数据化、文档查询利用电子化。

在这一管理系统的运用方面，需要界定其管理对象的内涵，即电子文件与电子文档的内涵。

首先，电子文件实际上就是指一种在数字设备、数字环境中形成的以数码形式存储在光盘、磁盘或者磁带等载体中的文件，它们能够借助计算机设备来让人们进行阅读与处理，还能通过通信网络渠道来进行传递。电子文件的信息主要是通过二进制数字代码来进行记录与表达，人们还会将其称为数字文件，使其区别于其它形式的文件。

其次，电子档案则主要是指存储在计算机磁盘等设备之中的通用电子图像文件的集合，也就是一种电子案卷。电子档案也是诞生于数字环境中的产物，可供使用者借助于计算机等设备对电子档案中蕴含的信息进行读取、存储以及利用。可以说，电子档案就是一种由电子文件筛选转化而形成的数字化档案文件。但是需要注意的是，文件虽然是档案的前身，但是却并非所有的文件都可以被转化成为档案。两者之间的关系存在着一种批判继承的辩证关系，尤其是在社会活动的过程中，产生了海量的电子文件，却没有必要将其全部转化成为电子档案。再加上电子档案要成为档案，并非是一个自动化的过程，依旧要经过档案人员的鉴别与挑选，将保留下来的电子文件转化成为档案。因此，电子文件需要遵循一定的程序，实现条理化管理，并且得以集中保管，才可以转化成为档案。

二、文档一体化管理系统的应用价值

当前办公自动化系统的广泛运用早已改变了档案的保管工作方式，现已朝着文档一体化管理的方向进行转变与发展，甚至建立起了文档一体化管理系统。而文档一体化管理系统已经运行了一段时间，取得了很好的管理效果。具体而言，文档一体化管理系统的应用价值可以体现在以下几点：

（一）大幅度减少了档案人员的劳动量。在以往的档案工作中，档案人员面临着繁琐的手工劳动量，很容易在文件归档的过程中出现文件的重复著录情况，这不利于提高档案工作的质量。而在文档一体化管理系统的运用中，却可以明确规定公文运转步骤。从收文到发文，这整个运行过程可以实现电子文件的实时逻辑归档，而纸质文件则可以现行归档。因此，在文档一体化管理过程中，档案人员一般是负责保证电子文件与纸质文件的完整性、准确性，将有保存价值的归档文件进行收集，并判定与检查归档文件的期限，做好电子文件的借阅管理、电子文件数据整理等方面的工作。实际上只要文件产生的过程完成了，也就相当于完成了档案的归档工作。而文件管理与档案管理的著录相一致，可以大幅度减少档案人员的劳动量。

（二）有效提高了办文办事的工作效率。文档一体化管理系统在实际运行的过程中，可以在很大程度上降低公文流转强度，有利于加快公文办理速度，进而可以缩短收文与发文等过程的办理周期，这就有效提升了行政办事的工作效率。而且文档一体化管理系统能够对正在办理中的相关文件实施监督与查询。若是文件长时间处于办理状态，则可按照办结期限对有关人员适时地催办，避免档案人员出现忘记办理的问题。文档一体化管理系统也可以对电子文件的流转情况进行详细全面的记载，管理人员可通过这一系统，对电子文件的办理过程进行实时的监督，公文提交运转的效率得到了有效的提升，大大地减少了公文积压的问题。此外，文档一体化管理系统的运行可以实现无纸化办公，可以减少文档纸质办公的费用，具有经济性的特点。

（三）有效保证文档的完整性与准确性。在文档一体化管理系统的运行中，遵循了实时归档的要求。因此，在发文这个环节中，一旦正式发布，就可以实现即时归档。档案人员可批复系统给出“工作请示”，就可以实现立即归档的工作。在归档工作完成后，电子文件自身及其信息数据会被自动化地输入档案的临时数据库，管理人员可对其进行在线管理，包括电子文件的鉴定、电子文件的校对、电子文件的整理、电子文件的数据库导入等等。电子文件信息实际上具有易变性与易逝性的特点，出现文件不完整或者不真实等情况的概率并不低。而在文档一体化管理系统的运行中，档案人员可以在电子文件形成的这个阶段，就对其办理过程进行严格全面的监督与控制，保证其所有的信息数据都得到即时的高效归档，可确保电子档案的完整性以及真实性。

三、文档一体化管理系统的改进研究

在档案工作领域，文档一体化管理系统的推广运用获得了较好的成果，但是其中也存在一些问题，在一定程度上限制了这一系统的运行实效性。因此，我们应该对文档一体化管理系统进行合理的改进，改善其中的问题，切实发挥这一系统的功能。

（一）改进管理系统的安全问题。实际上，在电子文档的使用过程中出现的安全性问题依旧是档案部门非常重视和亟待改进的问题。比如有病毒问题、黑客攻击、数据丢失问题、数据泄密问题等等。为了切实保障文档一体化管理系统的有效运用，则需要将电子文档的使用安全性摆在首位。要改进文档一体化管理系统的电子文档安全性问题，则可从三个方面入手。首先，档案部门应该加强文档一体化管理系统所使用的网络的安全性。为此，我们在开发软件的过程中，就需要考虑增强电子文档的加密技术。在电子文档的存储方面，可以考虑使用专用的服务器，使其只在内部网络进行安稳的运行。其次，档案部门需要做好电子文档的保管安全工作。对于归档的载体，需要进行防写处理，也要防止出现擦、划等损伤的可能性。单片载体可以放置在专用的装具之中，防止其受到挤压，或者遭遇到强磁场与热源，从而保障单片载体的使用安全性能。最后，在文档一体化管理的初期阶段，档案部门应该做好纸质文件与电子文件之间的双重归档工作。若是后来的电子文档性能比较稳，则可考虑将一般的文件仅以电子版文件的形式保存下来。

（二）优化管理系统的系统功能。在文档一体化管理系统中，应该切实统筹考虑数据结构、系统功能结构，真正实现信息共享和功能的有效衔接，保证系统功能的齐全性、便利性、高效性，从而在整体上优化文档一体化管理系统，从而提高这一系统的运用实效性。一方面，在数据结构方面，应该保证其一致性。在文档一体化管理系统的运行过程中，电子文件和电子文档具有一定的先后关系，这一关系会对数据源产生影响。为了保证系统的数据结构发挥其应有的功能，则应该对公文与档案著录的数据结构进行统一。在公文处理的过程中，就应该尽可能地形成会揭示档案内外部特征的信息，可以在档案信息输入环节减少重复输入的工作量，发挥出更优的文档一体化管理效果。其次，在功能结构方面，要尽可能地保持其连贯性。在设计文档一体化管理系统的功能时，可以结合文档处理业务流程、系统管理者操作思路等来进行，保证管理者在操作时可以高效率地完成系统的各项管理业务。

（三）提升管理系统的自动化水平。在文档一体化管理方面，需要面临日益丰富的文档种类，而且文档数量也在与日俱增。若是要提高文档一体化管理系统的运行水平，则应该提高其办公自动化水平，实现档案调用的网络化，降低一些工作的重复性，节约不同职能部门的办公时间，满足其实际的工作要求。这是进一步加强档案管理信息化建设的体现，而这一建设进程还需要更强的技术设备的支持，提高文档一体化管理的办公自动化水平是必要的举措。为此，有关机构或者单位可加大技术设备的投入，并且适当组织培训活动，提高档案部门人员的文档一体化管理能力。同时，可以积极引进现代管理人才，为当前的档案管理部门注入新鲜活力。

（四）建立文档一体化的标准化体系。在建立标准化体系的过程中，要注重对存档光盘制定相应的标准，便于进行统一保管。比如，管理人员可以对光盘类型及其格式进行统一。若是光盘种类不同，那么相应的生产用的原料也会有一定的差距，光盘保存寿命也不一致，不利于实现文档一体化的标准化。而在存档格式方面，若是对其进行统一化和标准化，可以避免出现存档内容在其它计算机平台不能读取的问题。此外，对光盘的封面标识、签署等等，都可以统一化和有序化，还可以制定光盘信息迁移的统一标准，实现光盘的全面有效保管、维护。

四、结束语

综上所述，在档案工作领域，文档一体化管理是非常重要的档案工作管理趋势。尤其是在办公自动化愈发突显的当下，推广和使用文档一体化管理系统是不可避免的档案工作路径。为此，我们可以有效认识文档一体化管理系统的管理对象和应用价值，并针对其实际运行中已经存在或潜在的问题，采取有效的改进措施，完善这一管理系统，保证系统的正常运行，切实保障档案工作的规范化、有序化、标准化。