中小企业最优存货管理探析

（德州职业技术学院经济管理系会计教研室 山东德州 253034）

企业的存货管理水平，与企业的盈利能力、资金周转效率、企业风险息息相关。很多中小企业破产的主要原因，就是企业存货积压，占用了过多的流动资金，同时使企业的各项成本上升，最终导致资金链断裂，使企业陷入困境。由此可见，降低存货成本，提供存货周转率，刻不容缓。有些国际知名企业的存货管理水平很值得借鉴，戴尔的“零”库存就是一个很典型的例子。在我国，海尔、美的等上市公司也施行了“零库存”的管理模式，效果显著。但是由于企业性质不同，存货的管理方法也有所差别。目前，我国中小企业的存货管理水平尚有很大的提升空间，中小企业不可盲目照搬大企业的经验，而是要建立科学、高效的存货管理制度，制订适合本企业的存货管理方案，并不断改进执行过程中出现的问题，只有这样，才能将存货管理落到实处，使企业健康、可持续地发展。

一、中小企业存货管理的现状及问题分析

现阶段，存货管理问题已经得到了中小企业管理者的重视。但是，由于方法和策略不得当，在存货管理中仍存在许多问题，影响了企业目标的实现，具体体现在以下方面：

（一）缺少科学的采购计划，使得存货占用了过多的流动资金

中小企业一般规模较小，为了节约成本，往往不设置专门的采购部门，而是由单位领导或其他人员代办。有些人员由于缺乏专业知识，在制定采购计划时，不结合企业的实际情况，具有很大的盲目性，更谈不上科学、准确和严谨。有些企业为了达到供应商提供的折扣条件或减少订货次数，一次购进大量存货，结果超出了市场的购买能力，不能及时变现，导致占用了过多的流动资金，给企业造成资金压力，影响企业正常的资金流转，而且存货长期积压在仓库很容易出现过期、贬值和损坏等现象，造成不必要的损失，使得企业的管理费用增加。在确立再订货点时，因平时管理不善，企业的存货余额经常账实不符，导致采购部门无法得到准确信息，使得再订货点具有很大的盲目性。

（二）存货管理制度不完善

有的中小企业没有意识到“销售挣小钱，管理省大钱”，片面追求销量的增加，以为增加销售是创造利润的根本，而忽视了管理能够节省企业的营运成本、同样能够创造利益的事实，没有形成完善的存货管理体系，各部门信息沟通不畅，资源无法共享。有的企业虽然制订了存货管理的相关制度，但是由于措施不到位，在管理中，计划、采购、保管和报废等环节相脱节，各部门管理职责划分不清晰，导致信息不能及时共享，同时又没有进行有效的监督，导致存货管理流于形式，无法真正落到实处。有些企业存在“短视行为”，为了谋取眼前利益，少交税，采取一些不合法的手段，例如实现销售却不做处理，也不结转库存商品数，导致账实不符。有些企业的仓库管理人员不具备相应的职业技能，不按规定设置明细账，不定期进行物资盘点，入库和出库的手续不完善，导致存货信息失真，不能为下一步的决策提供准确信息。还有的企业依靠传统的方法进行存货管理，不能利用信息化手段，导致信息不及时、不准确，效率低下。

（三）企业各部门之间难以形成有效的沟通协调机制

这是中小企业普遍存在的问题，主要包括两个方面：一是各部门没有很好的沟通协调，目标不一致，主要为了实现本部门的小目标而努力工作，而忽略了公司的整体目标。二是在具体操作过程中，由于缺乏系统管理，信息传递不够及时准确，影响了工作效率。现代供应链的管理是以采购为起点，以最低的成本满足客户的需求，最终实现缩短现金周转时间、降低企业风险等目标。但是，在中小企业，现代的供应链管理理念没有有效实施，不能发挥应有的作用。每个部门主要围绕自己的部门目标来进行运作，不注重沟通。常见的情况有，供应商为了多销售产品，往往会提出当购货方采购达到一定数量时在价格上给予一定的折扣，为了降低采购成本，有些采购人员会做出大量采购的决策，而不考虑产品能否在有效期内销售出去，更没有考虑一旦销售不出去，带来资金的机会成本、仓库管理费用以及产品过期导致的损失等。而市场部在搞大型的促销活动时，不能及时通知相关部门，从而带来缺货损失，导致企业信誉的降低和直接经济利益的流失。

二、存货管理问题产生的原因

（一）仓储人员业务能力有待提升

一名优秀的仓储人员应该具有丰富的商品知识，熟悉商品属性及保管要求，并具有一定的会计知识和财务管理能力，尤其是在信息化迅速发展的今天，仓储管理人员必须要掌握和运用现代化的仓储管理知识和技术，利用信息化技术，更好地服务于企业。但是，许多中小企业为了节省成本，招聘仓储人员时对学历、技能等要求不高，导致大多数仓储人员缺乏存货保管的专业知识，不能随时掌握库存动态，不能保证物资设备的及时供应，不能提高存货的周转效率，有的企业的仓管员甚至连基本的核算工作都不能胜任，导致账实不符。

（二）存货管理模式缺乏科学有效的技术支持

在存货管理方面，很多大型企业一般会花费巨资引进管理软件（比如WMS），来完成从核算到管理的一系列工作。但一些中小企业认为，管理软件成本高，见效慢，适用于大公司的复杂情况，而且中小企业资金相对缺乏，业务也不是太复杂，所以主要还是依靠传统的手工记账或者是Excel电子表格进行核算，缺乏信息化手段的支持，没有完善的存货管理信息系统，这样不仅浪费了大量的时间和精力，效率低下，而且提供的信息滞后，不够准确，影响了下一步的决策。

有些中小企业在存货的管理方面选用作业成本法，或者ABC分类管理法，订货方面采用经济订货批量法，这些传统方法的优点是不花费成本，而且也能够达到一定的管理目的。随着互联网和信息化技术的发展，中小企业利用信息化的手段进行存货管理将成为必然趋势。

（三）企业缺乏对供应链进行管理，忽视信息共享的重要性，同时不能发挥现代物流的作用

供应链管理的主要内容是以企业的原材料采购为起点，一直到产品的生产和出售过程中所涉及的物流管理服务。目前，大多数中小企业主要关注企业的日常经营和运转，对基于供应链的存货管理知之甚少。表现在：（1）虽然对于供应链管理有了初步的认识，但是对于本企业应建立什么模式的供应链，如何建立，本企业处于供应链的哪个环节，以及当前的工作重点是什么，还没有清晰的认识，尚未真正建立供应链管理体系，不能准确获得存货的需求信息，进而导致原材料和库存商品的信息不能在原始供应商和客户端之间顺畅地传递。（2）中小企业片面追求销售，而对仓储、物流关注不够，可能会导致需要的原材料运不进来，延误生产；而订出去的产品运不出去，延迟交货，这些都会给企业带来损失。具体包括两种情形：一是对内部物流，自建仓库使用不合理，物流信息不准确、不全面，不能按时定量地采购所需要的货物。二是不能利用第三方物流服务商或价值链管理公司，让专业的人去做专业的事，从而延误工期，给企业造成损失。

三、中小企业实现最优存货管理的策略

（一）利用科学合理的存货管理方法

目前，企业在进行存货管理时经常应用的是ABC分类法。其指导思想是20—80原则。就是将存货按照一定的标准分成A、B、C三类，然后，按照各类存货的重要程度分别采取不同的方法进行管理。这样，企业就可以分清主次，突出管理重点，提高管理效率。划分的标准主要有两个，即存货的金额和存货的品种数量。A类货物的标准是：金额很大，约占60%—80%，但品种数量很少，约占5%—20%；而与之相对的C类货物数量大约占70%—80%，而金额却很少，只占5%—15%；金额和数量都居中的，则属于B类。显然，对A类存货应该重点关注，B类存货一般关注，C类存货只需要进行总量控制，这样才能避免“胡子眉毛一把抓”的局面，将有效的资源合理利用，提高经济效益。

具体实施时，一般分三步走：收集数据，统计分析，ABC分类。在这个过程中，企业可根据实际情况灵活处理，在分类标准上有所调整。

（二）建立适合本企业的订货机制

订货是需求方和供应方签订供货合同，落实物资资源，实现供需衔接的过程，对做好资源组织、落实分配计划、保证生产需求等方面起着重要的作用，在具体执行中有很多方式。很多企业在订货方面没有给予一定的重视，没有形成科学的订货机制。一般情况下，与存货相关的成本由五部分组成：存储成本、订货费用、过期处理成本、缺货损失、运费。而在一个高效运转的企业中，缺货是不允许发生的，所以相关总成本由其余的四个部分组成。目标是：确定一个合适的采购规模，使得存货的总成本最低。通常可以采用经济订货批量法来确定最优订货量。但是，在实际工作中多数企业执行起来会有一定难度，以空调生产企业为例，一台空调大概需要3万多种零件，不可能给每种原材料都定一个经济订货量，而且很多材料可能是从不同的供应商那里购买，但在运输时是委托同一家物流公司运送的，导致运费不能十分精确地分摊到每种存货中去，从而影响了经济订货量的计算。目前解决的方法是利用统计学中样本抽查的方法，在仓库中选几十种商品的相关成本进行分析，对不同种类的商品采取不同的订货策略，然后根据安全库存确定再订货点。

（三）深入分析，将存货管理融入供应链的每一个环节

在公司内部最好建立一个供应链管理的综合部门（如果企业较小，可以派专人），负责供应商、物流方、仓库、销售部门及购货商之间的沟通和管理。如果这几个方面的关系能够协调到位，那么整个存货管理就不会出现太大的偏差。首先应该与购货商达成一致，明确地知道下一个周期需要多少产品；然后，要了解仓库里能够提供的数量，以及在合同限期内应该生产多少；以销定产，确定购买原材料或库存商品的数量；中间还要考虑物流的时间，例如春节期间，物流公司会放假，如果春节之后需要交货，那么就应该提前准备原材料，避免由于物流的原因导致缺货。

由于中小企业资金比较紧张，业务也没有大型生产企业那么复杂，可考虑购买相对经济适用的小型存货管理的软件，价格合理，方便操作，一般具有大专学历、懂得一定财务知识的人员都能够熟练操作，而且软件供应商可以随时通过各种方式联系，指导业务，还可以免费升级，性价比较高，能够大大节省人力资源，提高效率。

（四）提高仓储管理人员的综合素质，加强仓储知识及软件应用能力的培训

由于我国的物流行业起步较晚，许多公司对存货管理工作不够重视，致使仓储人员的学历、技能和职业素养都有待提高。企业应通过学习培训，打造一支训练有素的员工队伍。逐步调整员工的知识结构，培养良好的职业道德，加强对库存数据的统计和分析能力，提高员工的信息化操作水平。