信息化时代加强档案管理的重要性及举措

殷 勤

档案管理的有序进行对保证各机关单位工作可以正常运行有极其重要的作用。传统的档案管理方式因为缺乏存放档案资料的专门场所，以及存放条件较差、管理人员工作不认真等问题造成无法满足现阶段各机关单位的需要。现阶段随着社会经济和科技的不断发展，档案管理的信息化、电子化和科技化是如今档案管理的最新发展方向。如何加强档案管理的信息化建设对提高各机关单位档案管理的水平有重要作用。

一、信息化时代加强档案管理的重要性

（一）提高各机关单位的档案管理效率

每一年各机关单位都会有许多档案产生，而且有些单位每一年需要整理归类的档案都有几千甚至几万件，且要求长期储存，不能有闪失出现。因此，档案保存的场所和条件都需要格外注意。如果没有进入信息化时代，这些纸质版的档案材料的整理、归类对档案管理人员来说就是一项非常复杂和繁琐的工作。但是自从进入信息化时代，档案管理也进入信息化，很大程度上节省了各单位的人力、物力以及财力，还提高了各机关单位的档案管理效率。

（二）解决档案管理场所不足的问题

当前某些机关单位特别是基层的某些单位，没有完备的档案存放场地。即使设立了专用的档案管理办公室，但是由于每一年都有大量的档案存入，档案总量不断增加，档案管理办公室可以存放的位置越来越少。完成档案管理的信息化之后，以前的陈旧档案就可以归入电子档案当中，节省存放档案的空间，彻底解决了解决档案管理场所不足的问题。

（三）提高查询档案的效率

因为档案资料涉及的年份较远，因此查询起来特别不方便。而且因为在档案的存放时对档案的整理以及分类的工作完成的不够仔细，查询陈旧的档案更加困难，无形中又增加了档案管理人员的工作量。但自从将档案管理信息化之后，实现了档案管理由纸质版档案转向电子版档案保存，极大提高了查询档案资料的效率。

（四）增加档案资料的运转速度

如果多人或是多个办公室同一时间需要一份纸质版的档案资料，就只能在多人或者多个办公室之间轮流传阅，就浪费了大家工作的时间，降低工作效率；但是若将这份档案资料进行复印，虽然可以节省档案资料传阅的时间，但从节约的角度考虑又浪费了纸张。因此，从各种角度来说，纸质版的档案资料都不利于档案的运转和共享。档案管理信息化之后，一份电子版的档案资料不管多少人或者办公室需要，都可以在极短的时间内发送给需要的个人和办公室，增加了档案资料的运转速度。

（五）档案资料的保存更加稳定

传统的档案管理方法由于存放时间的原因很容易使纸质版的档案资料受到损伤，比如虫蛀、发霉、鼠咬以及发霉等，极大的降低了档案资料的存放寿命。纸质版的档案信息化之后就可以使用计算机、光盘以及硬盘等电子设备进行保存，这些电子设备因为存放容量大、受外界环境影响很小，并且有较高的安全性和稳定性，就可以大大增加档案材料的保存寿命，满足各机关单位需要存放和长期存储档案的需要。

二、信息化时代加强档案管理的举措

（一）提升各单位领导的档案管理信息化的意识

各机关单位领导一定要加强对档案管理信息化的意识，把加强档案管理信息化作为一个重要项目，为实现档案管理信息化创造条件，从人力、物力和财力各方面提供保证，为实现档案管理信息化奠定基础。

（二）注重开发建设档案管理系统

开发和建设档案管理系统是保证档案管理信息化的总要举措，也是保证档案管理信息化的基础。因此，各地区和部门要根据自己的实际情况，开发和建设本地区和部门的档案管理系统。利用软件必须从根本上对本地区和部门档案信息化过程中存在的问题进行解决，保证档案管理信息化的有序进行。

（三）采用专业的工作人员和信息设备

档案管理工作人员必须要有专业的业务知识和技能以及很强的责任感。因此，要采用专业性强、技术水平高、责任心强的工作人员管理档案存储的工作。而且对电子设备的采用也要有较高的要求，必须要选择配置高且各类指标都很好的设备产品，在硬件上必须要能满足档案管理信息化的要求。

（四）建立健全档案管理信息化的制度

档案管理信息化其实是一个漫长的过程，这一过程的有序进行必须要有相应的规章制度做基础。因此，机关单位要建立健全相应的规章制度，比如档案采集制度、档案归类制度、档案整理制度、档案查询制度等等，从规章制度入手，保证档案管理信息化能高效、有序进行。

三、结语

综上所述，档案管理信息化是各机关单位档案管理工作的发展趋势，实现档案管理信息化对提高档案管理工作人员的工作效率，解决档案管理过程中遇到的各种问题，都有很重要的意义。